Тема 4. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування

Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб. Службові листи оформляють відповідно до загальних правил оформлення документів: оформлення сторінки, рубрикація, вимоги до оформлення тексту.

Виділяють ряд загальноприйнятих правил оформлення діло­вого листа:

- писати довгі листи не прийнято, вони мають містити чітку і стислу інформацію, але при цьому повністю розкривати суть питання;

—резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції роблять знизу або на окремих аркушах паперу і приколюють до листа;

—лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати, бажано не більше ніж удвічі;

—конверти мають бути відповідного розміру і кольору (за призначенням);

—на лист прийнято відповідати протягом 1—3 днів. Якщо лист потребує детального розгляду, то протягом 3 днів слід пові­домити, що лист прийнято до відома, і дати остаточну відповідь протягом ЗО днів.

Незалежно від змісту листа обов’язковими складниками його тексту будуть:

1.звертання — вказує на офіційний та почесний титул адре­сата, наприклад: шановний Петре Юрійовичу!, пане Міністре!, шановний пане Посол! Відсутність звертання трактується як зневага до адресата і порушення етики ділового листування;

2.комплімент — це засвідчення ввічливості, яким почина­ється або закінчується лист, наприклад: з глибокою повагою, щиро Ваш тощо;

3.основний зміст — повинен бути чітким, послідовним, стис­лим, повним;

4.підпис — засвідчує документ і ставиться наприкінці листа;

5.дата — вказується число, місяць, рік. Ці дані в листі пи­шуться без скорочень, наприклад: 26 травня 2012 року;

6.адреса — зазначається на конверті, може розміщуватись у верхньому лівому куті документа за таким зразком:

вул. Миру, 34, кв. 6, вул Лісова, 24,

м. Житомир с. Станіславівка

10005 Романівського р-ну

Україна Житомирської обл.

Україна

Зверніть увагу! вул. Миру, 34/6 — у такому випадку / (скіс­на риска) означає, що будинок є кутовим (на розі двох вулиць).

Види листів: лист-привітання, лист-запрошення, рекомен­даційний лист, супровідний лист, лист-претензія, лист-запит, лист-відповідь, лист-прохання, гарантійний лист та ін.