Основные жанры письменной деловой речи

В своей деятельности менеджер чаще всегосталкивается с жанра­ми договора (контракта), делового письма, приказа.

Договоры (контракты)

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридичес­ким лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон не­пременно отражаются в соответствующих пунктах договора и состав­ляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представля­ют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моду­лей должно быть семь.

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходи­мости следующие пункты:

• Спорные вопросы.

• Стоимость договора.

• Дополнительные условия(Особые условия).

• Ответственность сторон (Санкции).

• Порядок расчета (Платежи и расчеты).

• Обстоятельства непреодолимойсилы (Форс-мажор).

• Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

• Порядок сдачи и приемки работ.

• Порядок разрешения споров (Арбитраж) и т.п.

Заголовок документа с ключевым словом "договор" (Договор о по­ставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией) представляет собой словосоче­тание с существительным в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды помещения. Контракт купли-продажи).

Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например:

Договор на снабжение электроэнергией или

Договор купли-продажи.

Договоры составляются в письменном видепо установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основ­ного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать до­кумент можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, элек­тронной, факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемле­мую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоко­лы, опросные листы и т.п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц (примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору — это коммерческий документ, представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий из­менения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.

В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения.

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указы­ваются основания, на которых действуют эти лица, и условные обо­значения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходи­мы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предо­ставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля "сто­имость" указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зре­ния коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность может привести к серьезным нежелательным последст­виям.

Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон (Права и обязанности сторон).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия опла­ты выполненных услуг, полученных товаров и т.д. и порядок расче­тов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательст­ва. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме: При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим за­конодательством.

6. Срок действия договора. Указывается начало и окончаний действия договора, порядок его продления или досрочного растор­жения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, за­ключивших договор.