Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”:

Наличные деньги под отчет на командировочные расходы выдаются в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенных и документально подтвержденных размерах. Для целей налогообложения командировочные расходы принимаются в пределах установленных норм, которые регламентируются постановлениями Правительства РФ. В 2006 г. для командировок на территории Российской Федерации установлена норма суточных в размере 100 руб. в день; для зарубежных командировок нормы суточных установлены отдельно по каждой стране пребывания командированных лиц.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные начисляются страховые взносы по обязательному страхованию от несчастного случая, но не начисляются единый социальный налог и страховые взносы по обязательному пенсионному страхованию, так как выданные сверх норм суточные не включаются в расходы при исчислении налога на прибыль.

Пример. Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 1120 руб., срок командировки 3 дня. После окончания командировки Иванов И.И. представил авансовый отчет с приложенными к нему документами: квитанцию за проживание в гостинице, работающей по упрощенной системе налогообложения, на бланке строгой отчетности без НДС (двое суток) – 1260 руб.; авиационные билеты (НДС в билетах не выделен) – 4000 руб.; распоряжение руководителя о сумме суточных – 200 руб. в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

за проживание в гостинице (2 суток) – 1260 руб.;

проезд – 4000 руб.;

суточные за 3 дня – 600 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет:

К-т сч. 50 «Касса» – 5860 руб.

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5860 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» – 5860 руб.

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5860 руб.

3. Начислен налог на доходы по ставке 13% по превышению суточных (в составе совокупного годового дохода физического лица) – (300 * 0,13) = 39 руб.:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 39 руб.

К сч. 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» – 39 руб.

На сумму превышения суточных начисляется страховой взнос по обязательному страхованию от несчастного случая по ставке, соответствующей отрасли профессионального риска.

Для целей налогообложения принимается сумма в размере 5560 руб., а превышение расходов в сумме 300 руб. не включается в налоговую базу по налогу на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

К расчетам организации с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков, обзаведением домашним хозяйством и др.; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба.

Для учета расчетов с персоналом используется счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

К счету 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” могут быть открыты субсчета по видам расчетов, например:

73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;

73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” и др.

При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.п., сумма выданного займа отражается на счете 73-1 (дебет счета 73-1, кредит счета 50, 51).

Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из заработной платы (дебет счета 70, кредит счета 73-1), либо взносами в кассу или на расчетный счет (дебет счетов 50, 51, кредит счета 73-1).

Материальная выгода от полученных займов работниками организации включается в налоговую базу и облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 35 %. Материальная выгода (МВ) определяется следующим образом:

МВ = З × (¾ ×Сцб/100 ×(Дз/Дг) – (Сф /100) ×(Дз/Дг)),

где Сцб- ставка рефинансирования ЦБ РФ, действовавшая на дату получения займа, %; Дз- число дней в рассчитываемом периоде, дн.; Дг – число дней в году; З- остаток не погашенного займа на начало расчетного периода, руб.; Сф- фактическая ставка по договору займа, полученного работником, %.

Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в бухгалтерском учете дается запись:

Д-т сч. 73, субсчет 2 – недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – балансовая стоимость материальных ценностей,

К-т сч. 98, субсчет 4 – разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.

Материальный ущерб возмещается либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации (дебет счетов 50, 51, 70, кредит счета 73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (дебет субсчета 98-4, кредит счета 91) того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба.