Принципы поиска резервов в управлении

Большой интерес вызвала брошюра В.И. Терещенко «Организация управления (опыт США)». Ее автор прожил 30 лет в США, преподавал в ряде американских высших учеб­ных заведений курс «Организация и управление».

В борьбе за лучшую организацию управления мы, к сожалению, недооцениваем скрытого и опасного противника. Имеются в виду пассивность и равнодушие, которые обычно прикрываются формулой: «У нас так принято». Никаких «почему?» для люби­телей этой формулы не существует. На любой вопрос у них готовы стандартные ответы: «так всегда делалось», «так заведено». Ссылкой на привычки, традиции оправдывают нежелание думать, анализировать свою работу, беспрерывно искать новые и лучшие методы решения поставленных задач.

Наука об организации и управлении, по мнению отечественного ученого В.И. Тере­щенко, начинается с вопроса «почему?».

Ставя перед собой последовательно ряд таких вопросов и отыскивая ответы, можно обнаружить лишнее, ненужное.

Первое «почему?» — это почему и зачем это делается? Известно, что наибольшее количество энергии человека уходит на бесполезные движения. Человек к ним привык и не задумывается над тем, зачем он их делает. Нечто подобное происходит и в процессе управления. В первый раз что-то сделали по собственной инициативе, по приказу руко­водителей или совету. После того как действие повторится много раз, оно превращает­ся в привычку, в неписаное правило. Приходят новые люди и нередко продолжают ко­пировать своих предшественников. Вырабатывается как бы закономерность: не делать того, что раньше не делали другие. Это страшная вещь — сила привычки.

Получив ответ на первый вопрос, мы должны спросить себя: «почему делается именно там, а не в ином месте?"

Тут неизбежно потребуется анализ распределения функций между отдельными звеньями управления народным хозяйством — министерствами, комитетами, отделами и т.д. К сожалению, у нас некоторые учреждения иногда выполняют совершенно чуждые им функции или же дублируют других.

Второе «почему?» требует анализа работы каждой структурной единицы с точки зре­ния нормативного Положения, определяющего ее компетенцию. Общие фразы и отсут­ствие ясности в таких положениях чреваты, отрицательными последствиями. Они вызы­вают споры: кто и чем должен заниматься, кто кому подчиняться; приводят к многонача­лию и невозможности установить персональную ответственность, вносят путаницу в по­ток информации, документации и корреспонденции.

Третье «почему?» — почему делает именно тот, а не другой работник? Ответ на предыдущий вопрос был связан с уточнением функций управляющих органов. Те­перь надо разобраться в распределении полномочии между должностными лицами, ру­ководителями разных рангов, между руководителями и подчиненными и т.д. Это — во­прос об использовании кадров.

Отсутствие или плохое качество и некомпетентность должностных инструкций всегда ведут к неразберихе. «Многие руководители, — по словам В.И. Терещенко, — плохо владеют искусством использования своих прав и обязанностей и делают сами то, что могли бы выполнять самостоятельно их подчиненные, а многие подчиненные стремятся переложить па своих начальников ответственность за дела и решения, которые обязаны выполнять сами».

С точки зрения третьего «почему?» это означает следующее: часть работы выполня­ется не теми, кем должна делаться.

Мы привыкли делить работников народного хозяйства на управленческий и произ­водственный персонал. При этом нередко упускается из виду, что в итоге развития со­временной техники и научных методов труда неизбежно растет группа работников, не принадлежащих ни к первой, ни ко второй категориям. Это группа вспомогательного и обслуживающего персонала.

Четвертое «почему?» — почему делается и именно в такое время? Синхрониза­ция различных действий и своевременность принятия решений являются неотъемлемой частью научного управления.

Наиболее частая ошибка людей управленческого труда — несвоевременность при­нятия решений: либо вообще пропускается момент, когда требуется действие, либо что-то делается, но слишком поздно, или что-то решают сделать, но слишком рано.

Ошибки такого рода иногда объясняются неопытностью. Но чаще они уходят корня­ми в недостатки самой системы управления.

И наконец, пятое «почему?» — почему делается именно так, а не иным образом? Это вопрос уже о методах работы. Анализ проблем, связанных с этим «почему», на­правлен на отыскание ненужных элементов в технологии производства, ненужных опе­раций в методах управления, на упрощение всевозможных процедур, их удешевление, ускорение и повышение качества выполнения. Такого рода анализ открывает новые возможности проявления инициативы и творческих способностей лиц любого ранга, лю­бого вида труда. Человек, относящийся к своей работе сознательно, всегда может найти способы ее улучшения.