Сроки использования и подачи отчета

Как выдать под отчет денежные средства, мы с вами разобрались. Теперь перейдем к вопросам их расходования и последующей подачи отчета.

Первое, что нужно знать, — в отношении выданных подотчетных денежных средств законодательно установлены предельные сроки их использования. То есть подотчетное лицо, получив от предприятия наличные, например, на покупку офисных принадлежностей, не может держать их у себя сколько ему заблагорассудится. В течение отведенного срока оно должно либо приобрести эти офисные принадлежности за полученные подотчетные средства, либо вернуть неиспользованную наличность в кассу предприятия (о возврате неизрасходованных денежных средств см. на с. 11).

Как говорит п. 2.11 Положения № 637, выдача наличных средств под отчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих днейсо дня выдачи наличных средств под отчет, а на все другие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

Что касается подотчетных средств на командировку, то конкретный срок их использования законодательством не установлен. И это понятно, ведь все зависит от длительности командировки подотчетного лица. Также не предусмотрено законодательством норм, которые бы говорили, через какое время после получения подотчетных средств работник должен отправиться в командировку. Но работник точно не может получить денежные средства на командировку раньше, чем руководитель предприятия издаст приказ (распоряжение) о командировке, ведь последний является основанием для выдачи наличности из кассы, которое указывается в расходном кассовом ордере. Таким образом, вопрос сроков использования подотчетных средств, выданных на командировку, решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку и с учетом возможности проведения работником расходов, связанных с такой командировкой (например, приобретения проездных билетов). Это, в частности, подтверждают письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 и письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780.

При этом НБУ в абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 указывает на то, что если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

А что же, если работник использует свои собственные средства для выполнения производственно-хозяйственного поручения или во время командировки? В какие сроки работодатель должен компенсировать работнику эти средства? Об этом Положение № 637 ничего не говорит. Вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между СХ и работником и регулируются ГК. В помощь освоения «дебрей» гражданского законодательства Миндоходов издало письмо от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14. Так, по-хорошему, между работником и работодателем должна быть, по крайней мере, устная договоренность о сроке возмещения средств такому работнику, которую добросовестный работодатель выполняет. Но если этого не случается, работник имеет право требовать (письменно) у работодателя возврата потраченных в пользу работодателя собственных денежных средств, в том числе через суд. Срок исковой давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования (ч. 2 ст. 530 ГК).

Зато четкие и конкретные сроки установлены законодательством для подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Устанавливает их НК (пп. 170.9.2 и 170.9.3) и дублирует Порядок № 845 (абз. 1 и 4 п. 2). Приведем их в следующей таблице.

Цель выдачи подотчетных средств Срок предоставления Отчета
если подотчетные средства выданы в наличной форме если подотчетные средства выданы в безналичной форме* и
расчеты производились наличными после снятия их с платежной карточки расчеты производились в безналичной форме
На «командировочные» расходы До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку До окончания 3-го банковского дняпосле завершения командировки*** В течение 10 (20 при наличии уважительных причин****) банковских дней после завершения командировки
Для выполнения производственно-хозяйственного поручения До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник закончил выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего денежные средства под отчет**
* Для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов (дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов). ** Что касается предоставления Отчета при выдаче подотчетных средств в безналичной форме, то специальные сроки его подачи (3 и 10 (20) дней) установлены только для «командировочных» подотчетных средств. По крайней мере так говорят пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НК. Хотя в абз. 1 того же п.п. 170.9.3 НК речь идет как о средствах, выданных на командировку, так и о средствах, выданных под отчет. Но то, что такая же формулировка повторяется в недавно утвержденном Порядке № 845, дает основания полагать, что на подотчетные средства, выданные для выполнения производственно-хозяйственного поручения, нормы пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НК не распространяются. *** В аналогичные сроки подавать Отчет миндоходовцы обязывают и тех физлиц, которые во время служебных командировок получили наличность с применением личных платежных карточек. На это указывают следующие письма: письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 и письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169. **** Срок подачи Отчета продлевается до 20 банковских дней для выяснения вопроса о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

Заметьте: подавать Отчет подотчетное лицо должно также в том случае, когда на командировку или для выполнения гражданско-правового действия по поручению работодателя оно использует собственные денежные средства с последующей их компенсацией таким работодателем. Об этом миндоходовцы сообщили в своем разъяснении, приведенном в подкатегории 109.14 ЗІР. Радует, что в этом же разъяснении миндоходовцы освобождают таких подотчетных лиц от ответственности за несвоевременное предоставление Отчета. Такую позицию они справедливо аргументируют тем, что поскольку действующим законодательством определены сроки отчетности именно за полученныепод отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, то в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средстватоваров для нужд предприятия (использовании собственных средствв командировке), финансовые санкции не применяются.

Ныне действующая форма отчета утверждена приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845 (применяется с 4 февраля 2014 года).

Учтите: подотчетное лицо должно приложить к Отчету оригиналы документов, подтверждающих факт расходования наличных средств (кассовые чеки, квитанции, акты купли-продажи, акты выполненных работ и т. п.). Если израсходованные средства были использованы с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки, то к «подтверждающим» документам нужно также добавить документы, свидетельствующие о таком использовании (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).

 








Дата добавления: 2014-11-29; просмотров: 1045;


Поиск по сайту:

При помощи поиска вы сможете найти нужную вам информацию.

Поделитесь с друзьями:

Если вам перенёс пользу информационный материал, или помог в учебе – поделитесь этим сайтом с друзьями и знакомыми.
helpiks.org - Хелпикс.Орг - 2014-2024 год. Материал сайта представляется для ознакомительного и учебного использования. | Поддержка
Генерация страницы за: 0.004 сек.