Кому и когда выдаем?

Подотчетные лица: кто они? К сожалению, законодательство не дает четкого ответа на этот вопрос. Однако на практике таковыми принято считать работников предприятия, которым оно выдало под отчет денежные средства для выполнения ими производственно-хозяйственного поручения (например, на приобретение ТМЦ, на закупку сельскохозяйственной продукции) или на расходы по служебным командировкам.

То есть из определения выше следует, что наличные денежные средства выдаются под отчет в двух основных случаях:

1) для выполнения производственно-хозяйственного поручения;

2) на командировку.

При этом под отчет денежные средства могут быть выданы только тому лицу, которое отчиталось в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы (абз. 4 п. 2.11 Положения № 637) (о том, как правильно отчитаться за эти суммы, см. на с. 10).

Существует 2 варианта «подотчетных» расчетов.

Первый вариант — когда работник получает n-ую сумму денежных средств из кассы предприятия или на корпоративную карточку с карточного счета в учреждении банка и использует их для выполнения производственно-хозяйственного поручения или в командировке.

Второй вариант — когда работник выполняет производственно-хозяйственное поручение за собственные денежные средства или использует собственные денежные средства во время служебной командировки, которые после компенсируются предприятием, в интересах которого было осуществлено это поручение или командировка. Имейте в виду, что при таком варианте подотчетное лицо действует от имени предприятия, поэтому при приобретении таким работником ТМЦ, в том числе в командировке, необходимо помнить о 10-тысячном ограничении наличных расчетов. Подробнее с этим ограничением вы можете ознакомиться на с. 5.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу кассир должен оформить расходный кассовый ордер (приложение 3 к Положению № 637) или расходную ведомость. На этом документе свои подписи должны поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер (или в случае отсутствия последнего — работник предприятия, который уполномочен руководителем) (абз. 1 п. 3.4 Положения № 637). Подпись руководителя предприятия на РКО не обязательна, если к нему прилагается заявление на выдачу наличности или расчеты, на которых уже стоит подпись такого руководителя.

В свою очередь, подписать РКО (расходную ведомость) должно и подотчетное лицо с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами). При выдаче подотчетных сумм физлицо обязательно должно иметь при себе паспорт или заменяющий его документ, с которого кассир переписывает в РКО или расчетную ведомость его наименование и номер, а также кем и когда он был выдан.