Проблемы

Предметом исследования системы управления служит проблема, под которой понимается несоответствие фактиче­ского состояния управляемого объекта (например, произ­водства продукции) желаемому или заданному (заплани­рованному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в органи­зациях. Но их источником может быть и изменение са­мих целей или нормативов.

Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руково­дство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продук­ции, это может радикально изменить целевые установ­ки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить пла­ны, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д. Совершенно очевидно, что введение изменений, тре­бующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих по­явление той или иной проблемы, называется ситуаци­ей, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать про­блемную ситуацию.

Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части:

характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздей­ствия на работу организации или ее подразделений);

ситуационные факторы, ведущие к появлению пробле­мы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Известны два варианта проблем:

1. Проблема – это состояние, когда поставленные цели не достигнуты.

2. В качестве проблемы рассматривают потенциальную возможность.

При диагностике проблемы осуществляется ее осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Например, общими симптомами проблемы в ОПС могут являться: низкая прибыль, плохой сбыт продукции, малый объем производства, низкое качество продукции, большие издержки производства, многочисленные конфликты в организации, большая текучесть кадров и др.

Обычно несколько симптомов дополняют друг друга. Так, большие издержки и низкая прибыль часто неразлучны.

В качестве наиболее типичных проблем могут быть названы:

- снижение чистой прибыли;

- недоступность каких либо видов ресурсов при административных ограничениях;

- снижение безопасности бизнеса;

- непропорциональный рост издержек при повышении цен поставщиками-монополистами в производстве определенных видов сырья и энергии.

Эффективность ОПС определяется параметрами эффекта – это выходные параметры, которые отражают процессы взаимодействия системы и внешней среды. Наличие и величина рассогласования этих параметров определяется под влиянием внешних и внутренних факторов.

Внешние факторы, являющиеся входными параметрами, определяет воздействие элементов внешней среды на ОПС. В качестве этих факторов могут быть: уровень налогов, структура спроса, уровень цены на рынке и т.д.

Внешние факторыв меньшей мере поддаются воз­действию со стороны-менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда харак­теризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих ре­шений. Внешние факторы оказывают различное влия­ние на работу организаций.

Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и об­щественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается дан­ная организация, оказывают прямое влияние на ее ра­боту, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечест­венных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассорти­мента выпускаемой продукции, к поиску новых по­ставщиков.

Изменение вкусов и приоритетов потреби­телей также вызывает множество проблем в организа­ции, которая до этого ориентировала свое производст­во на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

Еще одна большая группа внешних факторов, прак­тически не поддающихся управлению менеджерам орга­низации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необхо­димо учитывать. К этой группе факторов относят со­стояние экономики страны (или региона), уровень науч­но-технического и социального развития, социокультур­ную и политическую обстановку, существенные для дан­ной организации события в других странах и т.д.

На­пример, экономическое состояние страны (региона) воз­действует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы по­купателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продук­цию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает со­ответствующее увеличение затрат на производство в ор­ганизации, следствие — рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребите­лей. При сокращении своих доходов покупатели изме­няют состав и структуру потребления, что также оказы­вает воздействие на спрос.

Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий.

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру произ­водства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д.

Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоя­щих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходи­мость срочного принятия мер, направленных на сохра­нение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегиче­ского направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продук­ции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организа­ционных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внутренние факторы – это параметры ОПС, такие как величина собственного капитала, изношенность основных фондов, организационная структура предприятия, квалификация персонала и т.п.

Схема влияния внешних и внутренних факторов ОПС на параметры эффекта ОПС при диагностике и устранении проблемы приведена на рисунке 5.1.

Учет многочисленных и разнообразных фак­торов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений — сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами. Анализ ситуационных факторов позволяет рассмот­реть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения. Таким образом, определить проблему — значит уста­новить границы системы, в пределах которой она рас­сматривается, уровень, на котором она должна решаться.

Рисунок 5.1 - Состав параметров в процессе диагностики и устранения проблемы

Субъект, анализирующий ситуацию, определяет пробле­му в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система прояв­ляет себя в системах и смежных системах и, главное, ка­кое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения дан­ной проблемы.

При определении проблемы возникает чисто логиче­ская трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформули­ровать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направле­ний и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, на­кладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней сре­ды или являются целями и понуждающими связями не­которой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда огра­ничения для данной системы являются проявлением не­решенных проблем в более общих системах.

Судить о том носит проблема внешний или внутренний характер, можно по тому, какая комбинация критических рассогласований параметров наблюдается. Если критическое рассогласование наблюдается только для выходных параметров, а входные - находятся в норме, то проблема имеет внутренний характер. Если одновременно наблюдается критическое рассогласование как входных, так и выходных параметров, то проблема безусловно имеет внешние причины, и возможно наличие внутренних причин.