Контроль и регулирование при реализации проекта.
Контроль - систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений. Контроль должен обеспечить:
· мониторинг (систематической и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);
· выявление отклонений от целей реализации проекта;
· прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
· обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.
Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.
Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:
· времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);
· бюджета (уровень расходования финансовых средств);
· ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);
· качества (уровень качества работ).
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.
Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:
· состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;
· состав показателей и формы представления первичной информации;
· сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;
· лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;
· состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;
· комплекс используемых программно-аналитических средств.
В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:
¨ контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);
¨ контроль в моменты 50-% готовности работ (метод «50-50»);
¨ контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
¨ регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);
¨ экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.
Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, S-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и т.д.
В состав основных задачрегулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью следующих процедур:
· сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и представление ее в проектную команду;
· обновление моделей и подготовка данных для их расчета;
· расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;
· анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
· разработка оперативно-календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.
Мониторинг проекта - механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета .
3. Управление изменениями.
Источники изменений могут происходить из внутреннего или внешнего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и др. аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние на:
· ценность и эффективность проекта;
· продолжительность и сроки завершения проекта;
· стоимость и бюджет проекта;
· качество выполнения работ и спецификации требований к результатам;
Внесение изменений в проект предполагает:
· возникновение дополнительных затрат;
· нарушение плановых сроков осуществления проекта;
· невозможность достижения требуемого качества или результата проекта.
по мере продвижения проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность часто убывает.
Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.
В зарубежной практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений:
1. Отчет о проблеме (Problem report) - описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.
2. Запрос на осуществление изменения (Change request) - формируется на начальной стадии.
3. Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.
4. Заявка на изменение (Change order) - оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.
В общем виде технологию управления изменениями можно проиллюстрировать на рис. 7.4.
Прогнозирование изменений | Основные участники проекта (прединвестиционная фаза) | |
Предложение и описание изменений | Участники проекта и подразделения проектной команды | |
Отдел по изменениям | ||
Оценка последствий вносимых изменений | Отдел по изменениям и другие участники проекта | |
Одобрение вносимых изменений | Совещание по изменению (основные участники) | Да |
Изменение Нет одобрить? | Изменить предложение? | |
Да | Нет | |
Организация Выполнения изменений | Отдел по изменениям и другие участники | Отклонение предложения |
Контроль и координация выполнения изменений | Отдел по изменениям | |
Подтверждение Выполнения вносимых изменений | Отдел по изменениям |
4. Обеспечение качества проекта.
Наиболее популярный принцип обеспечения качества - системное управление (TQM). Оно осуществляется по следующей схеме:
1. Проводится обследование производства и подготавливается специальный доклад.
2. На основе обследования и анализа фактического состояния производства осуществляется выбор системы управления качеством и разрабатывается Программа качества.
3. Разрабатывается Руководство по реализации Программы качества, в котором описывается сущность и механизм функционирования системы управления качеством.
4. Обсуждаются детали, сроки и организация программы качества и Руководства, вносятся необходимые исправления и принимаются решения ( в том числе по вопросам аттестации и обучения персонала).
5. Мероприятия из Программы и руководства включаются в общий план проекта.
6. Программа качества и Руководство запускаются в производство.
Все работы по обеспечению качества основаны на использовании стандартов ISO серии 9000 и эквивалентных им российских стандартов.
Стандарты ISO 9001 и EN 29001 призваны обеспечить качество при проектировании, разработке, производстве, монтаже, обслуживании и состоят из следующих элементов:
· ответственность руководителей;
· система качества;
· анализ контрактов;
· управление проектированием;
· управление потоками информации;
· материально-техническое обеспечение проектов;
· изделия, поставляемые заказчиком;
· идентификация изделия;
· управление процессом создания продукции;
· контроль и испытания;
· оборудования для контроля, измерений и испытаний;
· статус контроля и испытаний;
· оформление продукции, не соответствующей требованиям;
· внесение изменений;
· хранение, упаковка и поставка;
· документация по качеству;
· обучение;
· обслуживание;
· статистические методы.
Стандарты ISO 9002 и EN 29002 призваны обеспечить качество при производстве и монтаже.
Стандарты ISO 9003 и EN 29003 призваны обеспечить качество при контроле конечной продукции и ее испытаниях.
Российский эквивалент - ГОСТ 40.9001-88.
Российская система строительных норм - «Система нормативных документов в строительстве. Основные положения» (СНиП 10.01-93) включает:
федеральные нормативные документы - строительные нормы и правила (СНиП), рекомендательные нормативные документы (РНД), государственные стандарты РФ (ГОСТ);
административно-территориальные нормативные документы - территориальные строительные нормы (ТСН), правила и инструкции;
производственно-отраслевые нормативные документы (строительно-технологические нормы - СТН, отраслевые стандарты - ОСТ, стандарты предприятий - СТП, технические условия - ТУ).
Основными элементами управления качеством инновации считаются:
1. «Философия» системы управления качеством, направленная на наиболее полное удовлетворение требований потребителя.
2. Обеспечение качества - комплекс управленческих мероприятий, направленных на обеспечение всеми участниками инновационного процесса требуемых характеристик качества.
3. Контроль качества - комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий.
Виды и методы контроля качества представлены на рисунке.
Виды и методы контроля качества | |||
По инструментальной оснащенности | По месту в технологическом процессе | По объему выборки | По исполнителю |
визуальный | входной | сплошной | самоконтроль |
инструментальный в том числе | операционный | выборочный (статистический) | Линейный персонал |
· лабораторный | выходной (приемочный) | Инспекция, ОТК, лаборатория | |
· геодезический · метрологический |
Как правило, для обеспечения качества инновации используют следующие мероприятия:
· контроль разработки проекта (проектирования) должен быть направлен на то, чтобы в проектной документации были отражены требования законодательства, промышленные стандарты, экологические нормативы, а также учтены требования потребителя;
· контроль документации - должен гарантировать, что документы и вносимые в них изменения проверены на соответствие, переданы туда, где они необходимы, и используются по назначению;
· контроль поставки оборудования и материалов должен обеспечить соответствие оборудования, материалов и услуг проектной документации;
· идентификация и контроль материалов, деталей, узлов должен позволять использования ошибочных или дефектных материалов и деталей. Это особенно важно, т.к. инновационные проекты часто требуют применения новых уникальных ресурсов, и поэтому недостаточный входной контроль может создать угрозу реализации проектом;
· проверка готовности к испытаниям должна гарантировать, что при проведении испытаний будут соблюдены все необходимые требования, а сами испытания материалов, приборов, оборудования и т.п. будут проведены в соответствующих условиях;
· проверка контрольно-измерительной аппаратуры должна гарантировать необходимый уровень точности и аккуратности при проведении испытаний;
· проверка системы управления запасами должна обеспечивать поддержание необходимого уровня запасов, их защиту, условия хранения и т.п.;
· контроль проведения испытаний и приемки;
· корректирующие воздействия должны гарантировать обнаружение и ликвидацию ситуаций, негативно влияющих на качество проекта, а также предотвращение повторения таких ситуаций в будущем;
· регистрация мер по обеспечению качества позволяет определить эффективность программы.
Организация контроля на разных фазах проекта представлена на рис.
ФАЗЫ ПРОЕКТА | |||
Прединвестиционная | Разработка | Реализация | Завершение |
Заказчик | Группа контроля проектной организации | Авторский надзор | Пусконаладочная организация |
Внешняя экспертиза | Самоконтроль | ОТК предприятия | Приемочная комиссия |
Менеджер проекта | Менеджер проекта | Лаборатория | Менеджер проекта |
Геодезическая инспекция | |||
Техническая инспекция заказчика | |||
Самоконтроль | |||
Менеджер проекта |
Полномочия и ответственность отдельных лиц и организаций, осуществляющих деятельность, влияющую на качество проекта, должны быть четко установлены и закреплены документально в рамках специальной программы обеспечения качества проекта. В ней находит отражение стратегия обеспечения качества проекта. Программа определяет мероприятия, направленные на обеспечения качества выполнения работ по проекту.
Программа должна предусматривать:
· организационную структуру, в рамках которой она будет реализовываться;
· четкое распределение ответственности и уровень полномочий отдельных лиц, групп и организаций, участвующих в решении этой проблемы.
Суть работы менеджера проекта в рамках системы управления качеством состоит в сравнении текущего уровня качества с запланированным. Информацию для такого анализа дает учет и анализ затрат, связанных с обеспечением качества. Эти затраты обычно классифицируют следующим образом:
· предупредительные затраты направлены на изначальное удовлетворение требований заказчика по производству продукции без дефектов. К ним можно отнести затраты на обеспечение качества проекта изделия, обучение, программу качества и др.;
· информационные затраты связаны с желанием заказчика убедиться в том, что процесс развивается в нужном направлении. к ним можно отнести инспекционные проверки, лабораторный контроль, операционный контроль;
· затраты на устранение дефектов, связанных с внутренними проблемами, должны быть произведены для того, чтобы скорректировать процесс и сделать продукцию приемлемой для заказчика (потребителя). Это расходы на отбраковку, ремонт, устранение дефектов;
· затраты на устранение дефектов, связанных с требованиями заказчика (потребителя) - расходы на возврат продукции, жалобы потребителя, необходимые ответные меры.
Дата добавления: 2014-12-21; просмотров: 21642;