Единый фонд и образование нового фонда

Фонд является единым, если:

ü организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

ü произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

ü организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

ü организация переименована или частично изменила свое на­звание;

ü организация передана из одного ведомства в другое;

ü организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, да­же при сохранении полностью или частично прежнего назва­ния, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

ü хронологически-структурной — дела группируются по хроноло­гии, а внутри ее — по структуре;

ü структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

ü хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;

ü функционально-хронологической — дела группируются по функ­циям организации, а внутри их — по хронологии.

Возможны другие варианты исходя из принципов систематиза­ции единиц хранения внутри фонда, их значения для отраже­ния делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по сле­дующей схеме:

ü творческие документы;

ü письма фондообразователя;

ü письма фондообразователю;

ü документы к биографии фондообразователя;

ü документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

ü документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

ü коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются но хроноло­гии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

ü организации — даты образования и ликвидации;

ü объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

ü личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

ü коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии ар­хивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомствен­ных, а через них и государственных архивов.