ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРИОД ФЕОДАЛЬНОЙ РАЗДРОБЛЕННОСТИ 5 страница
Программа ревизии дел в учреждениях определялась следующим образом. Проверялось: "1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности..." .
В Уложении о наказаниях уголовных и исправительных 1845 г. имеется специальный раздел о преступлениях против порядка управления, где среди прочих предусмотрены наказания за противодействие исполнению постановлений государственных органов и должностных лиц, за порчу, уничтожение, искажение правительственных указов, подделку документов, печатей, штемпелей учреждений, хищение документов, за разглашение служебных тайн. "Неприведение в исполнение" рассматривалось как бездействие должностных лиц, выражавшееся в волоките, в прямом или косвенном отказе от исполнения .
4.5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯ
В делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Министров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному вопросу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала.
К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска.
Все входящие и исходящие (отпуски) документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или столоначальника. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) прошнуровывались.
Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом.
Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законодательству текущий архив составляли "документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел", окончательный архив — "дела, не подлежащие более решению и исполнению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет .
В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Указывалось, что сдаваемые в архив дела "должны быть содержимы в надлежащей исправности и порядке" .
Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии.
В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: "Припять в архив на законном основании". Второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась надпись: "Сдать в архив на законном основании". В архиве составлялось два вида описей: общая, по алфавиту, всех дел, и частная, разделенная на столько частей, сколько было отделений в департаменте.
Установлен был порядок уничтожения дел. В "Общем губернском учреждении" перечислялись категории дел, подлежавших уничтожению через 10 лет, и указывалось, что "уничтожение подобных сему, не поименованных здесь дел, допускается только с особого каждый раз разрешения министра внутренних дел"". Специально "отряженная для сего комиссия" рассматривала описи дел и представляла свою решение об их уничтожении на утверждение губернатора.
Заведовал архивом архивариус. У нет был помощник, в штате архива были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архивариус должен принимать в архив дела,оконченные производством, пронумерованные, имеющие внутреннюю опись.
Архив не имел права выдавать дело или выписку из документом без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.
Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллегиального принципа управления принципом единоначалия сопровождались детальной регламентацией процесса документирования законодательными нормами. Совещательный порядок рассмотрения и решения дел, введенный Петром I, сохранился только в судебных учреждениях. В начале XIX в. возникают новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления.
Четкое выделение в законодательстве уровней документирования и обработки документов, закрепление за структурными подразделениями и чиновниками определенных обязанностей в работе с документами, строжайшая регламентация составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов, призванная упорядочить делопроизводство, на практике нередко приводили к усилению волокиты, многолетнему путешествию документов по инстанциям. Над документом многократно проводятся операции одинакового целевого назначения. В результате — чрезвычайно медленное исполнение документов. Так, по отчету министра юстиции за 1842 г. в различных служебных местах Российской империи числилось 3,3 млн. нерешенных дел.
5. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
УЧРЕЖДЕНИЙ РОССИИ ВТОРОЙ
ПОЛОВИНЫ XIX - НАЧАЛА XX в,
5.1. ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Вторая половина XIX в. характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил России, ее экономики, социальных отношений, культуры. Крестьянская реформа 1861 г. явилась стимулом быстрого роста капиталистической промышленности, развития капитализма в сельском хозяйстве, подъема общественного движения.
В 60 - 70-х гг. были проведены реформы в области управления, которые расширили права местных учреждений, ввели выборность некоторых органов хозяйственного управления (земские и городские учреждения) и суда. Были осуществлены также финансовая реформа (создание Государственного банка и контрольных палат), реформа цензуры и просвещения, военная реформа. Это были буржуазные преобразования, так как они учитывали прежде всего интересы буржуазной собственности и создавали благоприятные условия для ее развития.
Одновременно с этими реформами были предприняты меры по укреплению полиции, губернской администрации, жандармерии. Они усилили правительственный аппарат, помогли царизму преодолеть революционную ситуацию.
В этот период из высших государственных учреждений продолжали существовать Государственный совет, Комитет министров, Сенат. В 1861 г, в законодательном порядке был создан Совет министров, который рассматривал и обсуждал мероприятия общегосударственного значения (например, проекты реформ). В ведении Комитета министров сохранились лишь текущие административные дела.
Центральными государственными учреждениями оставались министерства. Однако организационные основы их несколько изменились. Во многих министерствах были созданы главные управления, управления и отделы, начальники которых обладали большими правами, чем директора департаментов. Наряду с советом министра при министре создавались другие совещательные структурные подразделения — различные комитеты. Если раньше в канцелярии министра решались наиболее важные дела, то теперь она превратилась в орган связи министра с аппаратом. Часть дел министерства передали в созданные реформами местные учреждения, усилии тем самым свою роль в общем руководстве и надзоре.
Революционное движение начала XX в., приведшее к буржуазно-демократической революции 1905 — 1907 гг., породило совершенно новый тип учреждений — Советы рабочих, солдатских и крестьянских депутатов.
Царизм пытался расправиться с революцией не только с помощью репрессий, но и путем лавирования и уступок, одной из которых был созыв представительного законосовещательного учреждения — Государственной думы. Организационное устройство Государственных дум всех созывов определялось "Учреждением Государственной думы" от 20 февраля 1906 г. Формально Думе принадлежали законодательные права, которые, однако, ограничивались как самим "Учреждением", так и последующими правилами. Аппарат Государственной думы состоял из общего собрания, канцелярии, отделов и комиссий.
Для государственного аппарата России в годы первой мировой войны было характерным создание общественных буржуазных организаций (Всероссийский земский и Всероссийский городской союзы, военно-промышленные комитеты), а также создание в противовес им особых совещании — высших правительственных учреждений под председательством отдельных министров, подотчетных только царю. Уже в этом проявились первые признаки кризиса самодержавия.
5.2. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИ В РАЗВИТИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Реорганизация государственного аппарата не затронула общих законодательных норм, оформлявших процессы делопроизводства. Продолжали действовать правила, установленные "Общим учреждением министерств". Они определили сложность делопроизводства, бюрократический характер переписки, которые еще больше усугублялись громоздкостью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно вошедшие в быт канцелярий государственных учреждений, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе учреждений и предприятий.
Развитие капиталистических отношений требовало более гибких форм документирования, большей оперативности. Это обусловило появление новых черт процесса документирования и документациокного обслуживания учреждений.
Радикальные изменения в технике связи — появление механического
транспорта — способствовали новой организации почтового дела. Новые средства связи — телеграф, телефон — привели к новым способам передачи информации, созданию новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Телеграф отвечал потребности быстрой передачи документов, и телеграммы получили широкое применение. Телеграмма отличалась от других документов только по внешнему виду. По своему содержанию она могла заменить многие виды документов. Особым видом телеграфных сношений являются "переговоры по прямому проводу" — наклеенные на бланки ленты с зафиксированным на них разговором. С изобретением телефона связано появление телефонограмм — запись информации, переданной по телефону. Возникают такие способы документирования, как фотография, звукозапись, которые связаны с появлением не только нового метода фиксации информации, но и новых видов документов — фотодокументов, Голограмм.
Происходят существенные изменения в способе изготовлении документов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась машинописная документация. Изобретение пишущих машин, множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ротатора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использовать литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготовляться чаше всего типографским способом, что значительно упростило всю циркулярную переписку. Появляются типографским способом воспроизведенные документы с элементами трафаретных текстов (унифицированные отдельные фразы или части текста для документов, содержащих идентичную и постоянно повторяющуюся информацию). Пишущие машины позволили по-новому решить многие вопросы документирования: упразднилась должность переписчиков, улучшился внешний вид документа, облегчи лось его прочтение.
5.3. ПОПЫТКИ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЬНЫХ
ВЕДОМСТВАХ
Капиталистические предприятия, банки, заводы, фабрики, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и переписки, в широком внедрении новых способов документирования, максимальном использовании новых средств связи. Делопроизводство государственных учреждений, скованное нормами прошлых исков, также требовало его упрощения и изменения. Отдельные ведомства предпринимали попытки реформировать делопроизводство в рамках одного учреждения. Некоторые из этих попыток заслуживают внимания.
Интересна, например, постановка делопроизводства в Канцелярии попечителя Московского учебного округа. Делопроизводство по управлению округом было сосредоточено в канцелярии попечителя, во главе которой стоял правитель. Правитель канцелярии докладывал на заседании совета "подлинные бумаги с нужными справками", составлял протокол и "скреплял его своей подписью" .
Большую роль в организации делопроизводства канцелярии попечителя играли окружные инспекторы . На их предварительное рассмотрение поступали документы по учебным заведениям, которые они возглавляли; затем инспекторы лично докладывали эти документы. Нередко окружные инспекторы исполняли документы, составляли проекты резолюций . Один-два раза в неделю инспекторы принимали посетителей,
В связи с тем что за десятилетие (1897—1907) число учебных заведений увеличилось приблизительно в 2 раза, количество документов в канцелярии возросло более чем в 2,5 раза. Со всеми входящими документами знакомился правитель канцелярии. Часть их (приблизительно 4/5)он" затем направлял помощнику попечителя и окружным инспекторам, а часть готовил для доклада попечителю округа. Правитель канцелярии подписывал все исходящие документы. Было подсчитано, что при условии затраты на каждый входящий документ 3 мин, а каждый исходящий — 5 мин правителю канцелярии требовалось только на работу с документами 19 ч 14 мин в сутки .
Поэтому в канцелярии Московского учебного округа принимались
меры но совершенствованию делопроизводства и прежде всего по сокращению переписки. Так, секретарю совета, который собирал справки и другие предварительные сведения, было предоставлено право"для сокращения переписки" обращаться самому с требование о доставлении оных к местам и лицам, заведовавшим отдельными частями и округа. В связи с расширением в 1860—1864 гг. круга вопросов, решавшихся попечителем, отменялось представление в министерство рада документа протоколов испытаний и диссертаций на степень кандидата, некоторых срочных ведомостей, ежемесячных ведомостей о приходе и расходе сумм В 1902 г. 18 форм отчетных заменили шестью .
Попечителем издавались специальные распоряжении по вопросам делопроизводства. Так, в 1907 г. во исполнение распоряжения о сокращении канцелярской переписки была создана комиссия для рассмотрения этого вопроса . Принимались решении о порядке движения документов: о рассмотрении и направлении ходатайств на попечителя и т.д.
Большое внимание уделялось составлению документов по установленным образцам. В 1907 г. был издан Циркуляр об упорядочении врачебно-санитарной отчетности по учебным заведениям, в 1914 г - о документах по воинской повинности казенных стипендиатов. Учетным заведениям округа были разосланы формы различных документов списков учебных заведений, вакантных мест учителей, наградных списков и т.п.
В Канцелярии попечителя Московского учебною округа была упрощена обработка документов. Так, пометки на документах (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении ) делились с помощью механических нумераторов и штампов. Пыла тщательно продумана последовательность обработки и исполнении документов. Так, на каждом входящем документе ставилась дата получения. При регистрации документа на нем ставился штамп, в котором указывались название канцелярии, дата и номер документа, стол, где он должен исполняться, номер дела, в которое подшивали документ после исполнения.
Следовательно, уже на этапе регистрации определялся исполнитель документа. На документах, которые подлежали рассмотрению окружного инспектора, от руки или штемпелем проставлялась его фамилия (например, "Н.Я. Никитинскому", "По приказанию г. попечителя А.Л. Никифорову") . Решение вопроса, затронутого в документе, оформлялось резолюцией, которая, как правило, представляла собой готовый текст ответа. Резолюции были конкретными и краткими: "Выдать", "Разрешить", "Утвердить с 1 февраля", "Разъяснить отрицательно", "Ответить утвердительно" и т.п. Документ с резолюцией инспектора направлялся попечителю, который обычно выражал свое согласие с решением и делал отметку "согласен".
После этого чиновники соответствующих столов канцелярии составляли ответ, включая в него текст резолюции. Зачастую черновик документа писали на подлиннике, на котором отчеркивались часть текста и резолюция, составлявшие содержание ответного письма. Применялись трафаретные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Существовали штампы трафаретов этих документов, которые проставлялись на инициативном документе и воспроизводили характер его исполнения Таким образом, снова обходились без специального черновика. Документы подписывались попечителем и скреплялись правителем канцелярии.
На документе, как правило, от руки делалась отметка об исполнении ("исполнено" и дата), позднее — с помощью специального штемпеля.
Документы изготовлялись на бланках попечителя, окружного инспектора, архитектора. На бланках канцелярии писались и отпуски некоторых писем, в этих случаях подписи указывались на левом поле документа ("подписал", "скрепил"), что отличало отпуск от оригинала.
Система работы с документами в Канцелярии попечителя Московского учебного округа значительно ускоряла их исполнение, облегчала использование документов в справочных целях.
Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных железных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Заслуживает внимания прежде всего предложенная им система классификации документов в делопроизводстве управлений железных дорог. В 1881 г. Рихтером была разработана номенклатура дел управления Николаевской железной дорогой. В 1891 г. она стала применяться и для управления СПетсрбургско-Варшавской дорогой. Изучив опыт постановки делопроизводства на иностранных железных дорогах, И.И. Рихтер пришел к выводу , чторазработанная им классификация устарела. В1911 г. вышла ею книга "Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводства и статистики казенных железных дорог (по десятичной система)" , где Рихтер предлагал централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов целого управления. Как известно, эта идея противоречила "Общему учреждению министерств" 1811г., создававшему множество регистрационных центров и архива».
Каждый документ, — предлагал И.И. Рихтер, —должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при условии "рационального распределения предметов ведения между службами, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами" .
Наконец, Рихтер подчеркивал, что совершенствование делопроизводства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб (пишущие, счетные, диктовальные и множительные аппараты).
Интересная работа по рационализации делопроизводства проводилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена существовавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреплена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".
Положением упрощалась техника переписки. Проще всего сокращалось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.).
С целью сокращения переписки Положение предлагало: —отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям, справкам и т.п.;
— отправлять в качестве ответа подлинник полученного документа с резолюцией того лица, которому он был адресован;
— не входить в высшие инстанции с документами, решение которых входит в компетенцию дачного учреждения или которые разрешаются существующими постановлениями и распоряжениями;
— не требовать от подчиненных сведений или справок, "которые могут быть извлечены из установленных штатов, положений или срочных донесений";
— "во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно", письменные сношения заменять "словесными личными или по телефону".
Особое внимание в Положении обращалось на составление и оформление документов. Определялось, какие документы пишутся на бумаге без бланка ("всеподданнейшие" рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и б) с названием управления. Отменялось составление заголовка к кратким и несложным документам, так как это сводилось к повторению содержания. И наоборот, к большим и сложным текстам следовало давать такой заголовок, который бы мог "служить готовой записью во входящий журнал".
Положение предлагало "для часто повторяющихся бумаг" с однообразным текстом "заготовлять печатные или литографированные бланки с неизменяемой частью текста.
Содержание текста предписывалось излагать "ясно, кратко, без не идущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку".
Были определены новые правила адресования документа — "всегда по назначению штатной должности вне зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет". Этим достигалось две цели: прямое направление документа к исполнителю и краткость, определенность содержания документа. В целях ускорения исполнения документов предлагалось все запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от которого документ был получен.
Все секретные документы для ускорения работы с ними были разделены на две категории: "секретные'.' и "не подлежащие оглашению", благодаря чему расширился круг лиц, исполнявших эти документы. С той же целью ускорения исполнения документов вместо одной категории определения срочности исполнения — "спешно" — стали употребляться две: "спешно" означало немедленное исполнение; на документах, исполнявшихся к определенному сроку, ставилась надпись "срочно".
Предусматривалось изменение в организации регистрации и контроля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации. Для улучшения контроля за исполнением документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение
которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от документов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление".
Большое внимание в Положении уделялось технической оснащенности делопроизводства, необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии "в достаточном количестве пишущими машинами, приборами длярегистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами..."
В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи законченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах" .
Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и исполнения документов, централизацию регистрации и хранения документов, техническое оборудование делопроизводственных служб.
Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства носили локальный характер, так как они ограничивались пределами отдельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.
Делопроизводство государственных учреждений прошло сложный путь своего развития. На всем протяжении рассмотренного периода процессу документирования деятельности органов государственного управления уделялось постоянное внимание, о чем свидетельствует увеличивающееся от одного исторического периода до другого количество законодательных актов, распоряжений, инструкций. В условиях все возрастающего потока документации появляется стремление унифицировать документы, вырабатываются устойчивые формуляры, создаются образцы документов, прилагаемые, начиная с Генерального регламента, чуть ли не к каждому закону. Появляется тенденция ограничить переписку, упростить процесс обработки документов.
Делопроизводство постепенно превратилось из технического элемента управления в средство влияния на него. От канцелярий зависел срок представления документов, а нередко принятие решения. Интересно в этой связи высказывание Александра II на одном из заседаний Совета министров в 1864 г.: "Государственная канцелярия вышла из своей поли и присвоила себе значение и положение, ей не принадлежащее . В XIX в
закрепляется традиция: страна жила решениями столицы. Местные власти были лишь исполнителями монаршей воли.
Дата добавления: 2019-10-16; просмотров: 507;