ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПЕРИОД ФЕОДАЛЬНОЙ РАЗДРОБЛЕННОСТИ 4 страница

Еще в докладе министра внутренних дел 1802 г. особое внимание об­ращалось на четкое распределение обязанностей: "Работа каждого отде­ления должна быть расположена на степени...", "разделение работы есть истинное правило совершенства во всяком роде дел..." .

Законодательным актом 17 августа 1810 г. "Разделение государствен­ных дел по министерствам" были уточнены и разграничены функции ря­да министерств: внутренних дел, полиции, просвещения, финансов, ком­мерции, Главного управления духовных дел иностранных исповеданий . Закон от 25 июня 1811 г. "Общее учреждение министерств" установил "предметы ведения государственных дел" 13 министерств, определил си­стему их взаимоотношений с другими учреждениями и четкую и едино-

образную структуру. Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра. При министре существовал совет "для рас­смотрения дел, требующих по важности их общего соображения" . Совет министра являлся совещательным органом, в который входили директо­ра департаментов.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, которые по типу основных подразделении Сената и Государственного совета дели­лись на отделения, отделения — на столы. Директора департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники отделении — диктаторам департаментов, столоначальники— начальникам отделений. В крупных по объему компетенции департаментах создавался совещатель­ный орган из директора департамента и начальников отделений —общее присутствие, которое, как и совет при министре, не являлось коллеги­альным органом управления.

Реформы высшего и центрального аппарата в начале XIX в. не могли остановить кризиса феодально-крепостнического строя. После подавле­ния восстания декабристов в России произошли новые изменения в пра­вительственном аппарате. Это выразилось в централизации распоряди­тельной и исполнительной власти, во введении в 1тх:ударственный аппа­рат некоторых элементов милитаризации. Большинство постов минист­ров заняли генералы, отдельные отрасли управления получили военное устройство (лесное и горное ведомсгва, путей сообщения и т.д.).

Местные органы управления в рассматриваемый период не претерпе­ли существенных изменений. Главой местной администрации губерний был губернатор, группу окраинных губерний возглавлял генерал-губер­натор, во главе уезда стоял капитан-исправник. Волостные правления состояли из волостного головы, старост и писаря.

С изменением структуры государственного аппарата происходит ре­организация делопроизводства, которому придавалось большое значение п организации управления. Делопроизводство основывалось на четкой постановке задач и вопросов деятельности каждого органа управления. Конкретизация "Общего учреждения министерств" находила отражение в уставах и положениях каждого министерства. Их "точность, полнота, ясность" ставились в прямую взаимосвязь с организацией делопроизвод­ства: "...тем производство дел будет правильнее и число их менее. Посте­пенное уменьшение числа дел есть самый главный признак благоустройства министерства, а умножение их есть знак расстройства и смеше­ния"¹.

Законом 1811г. установлено единообразие производства дел во всех министерствах.

Единообразными по функциональному назначению стали канцеля­рии — структурные части учреждений, где сосредоточивалось "все пись­моводство". Четко определялись их структура, задачи. Например, в ма­нифесте "Образование Государственного совета" 1810 г. есть специаль­ный раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав (государственный секретарь, статс-секретари, докладываю­щие дела в департаментах Совета, и их помощники), структура (пять от­делений), описывался "образ производства дел". По "Общему учрежде­нию министерств" 1811 г. в каждом министерстве была создана канцеля­рия для решения как общих дел, относившихся ко всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и осу­ществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министер­ства, подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и департамент: отделения, столы. Для выполнения тех­нической работы предусматривался большой штат секретарей, писцов, переводчиков. Помимо общей канцелярии министерства в департамен­тах, имевших несколько отделений, "для общей связи письмоводства" создавалась при директоре "особенная канцелярия".

Управленческий аппарат нуждался з специалистах, подготовленных по различным отраслям знаний. Для продвижения по службе законом 1809 г. были выдвинуты требования определенного, в том числе юриди­ческого, образования. "Общее учреждение министерств" предусматри­вало при канцеляриях и департаментах иметь сверх штата молодых лю­дей для специального обучения министерскому делопроизводству.

Обязанности чиновников определялись законами и инструкциями. Последние составлялись по четко выработанной форме: в первых разде­лах излагались обязанности должностного лица, в последующих — поря­док обмена документами, их исполнения и организации хранения .

4.2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТОВ, ПРАВИЛА ИХ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Манифестом от 8 сентября 1802г. об образовании министерств, "Об­щим учреждением министерств" 1811г., манифестомоб образовании Государственного совета и другими законодательными актами определи­лись виды документов "по степени власти", т.е. в соответствии с иерар­хией прав и обязанностей учреждений и должностных лиц.

Общие законодательные акты издавались в виде уложений, мнений Государственного совета, докладов, удостоенных высочайшего утверж­дения. Торжественное оповещение населения о событии или важной ад­министративной и законодательной мере давалось б форме манифеста. Указом выражалась воля императора, непосредственно от него исходив­шая. Издавали указы Сенат, а с 1832 г. — все "высшие места" .

Регламентация организация и порядка деятельности учреждений оформлялась рядом документов. Так, Государственный совет за под­писью императора издавал "учреждения" (они определяли создание присутственного места или власти, их состав, "предметы ведения", т.е. функции). Комитет министров, а в отдельных случаях Государственный совет утверждали уставы (правила управления какой-либо отраслью), положении, определившие правила деятельности сословных учрежде­ний. В грамотах излагались права и привилегии классов. Этот комплекс документов дополнялся издаваемым)! министерствами правилами, нака­зам)!, рескриптами, инструкциями, циркулярам)!.

По своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка ("отношения") присут­ственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, догово­ры, обязательства.

Среди внутренних документов прежде всего выделяются "докладные дела и бумаги" — документы, отражающие подготовку вопроса к слуша­нию; докладная записка, представление. Процесс рассмотрении вопроса фиксировался в журналах заседания, протоколах, мемориях (краткое изложение журнала). Решения оформлялись определениями или приго­ворами. Для их исполнения или доведения до сведения составлялись ука­зы, предписания, выписки из журналов, доклады. Вид документа в этом случае определялся уровнем учреждения и его компетентностью.

К внутренним относились документы о прохождении государствен­ной службы, комплекс которых сложился в основном в XVIII в.

В XIX в. пополнился состав финансовых документов: государственная роспись, финансовая смета, дневная кладовая записка (записка о вкла­дах) и др. Особой категорией документов были отчеты: финансовые ("от­четы в суммах"), о результатах деятельности ("отчеты в делах"). План улучшения работы министерства назывался "отчетом в видах и предло­жениях".

К внутренним документам относились также должностные инструк­ции, регистрационные журналы, описи, ведомости дел.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения уч­реждения и должностных лиц. Собственно письмами были отношения, сообщения, ведения, уведомления, доношения, представления, рапорты. Высшие чиновники посылали друг другу "официальные письма".

Законами был определен порядок обмена документами всех учрежде­ний. Так, Комитет министров посылал указы, выписки из журналов, до­клады, правила.

Сенат обменивался с Синодом посредством взаимных ведений, с уч­реждениями и лицами, не подчиненными Сенату, — копиями со своих оп­ределений, с учреждениями и лицами, подчиненными Сенату, — указами; канцелярия Сената посылала министрам запросы, на которые департамен­ты- министерств отвечали отношениями. Департаменты, отделения и об­щие собрания Сената обменивались между собой ведениями и известиями.

Министры посылали на имя императора в Государственный совет и Ко­митет министров доклады, отчеты, представления или записки, в мини­стерство финансов — планы (табели) расходов на следующий год. Между собой министерства обменивались отношениями или сношениями, с депар­таментами министерства и губернаторами — предложениями и предписа­ниями, получая от них представления, докладные записки и ежедневные мемории (сведения о текущих делах).

Губернские учреждения получали от Сената указы, от губернаторов — предложения, от равных себе учреждений — сообщения и отношения, в вышестоящие учреждения посылали рапорты, донесения, представления. Законы подробно определяли также порядок документируемых отноше­ний уездных и городских учреждений.

Переписку с частными лицами составляли так называемые проситель­ские дела и бумаги, которые выделялись в особую группу. Просительские документы подавались частными лицами в присутственные места и вла­стям. Большую часть документов этой группы составляли прошения. В них обычно излагалась просьба. Насчитывалось несколько видов прошений: "тяжебные" (о праве собственности и владения), исковые (о договорах, вознаграждениях за убытки, обиды), встречные (с предъявлением обрат­ного иска против истца), мировые (о прекращении спора или иска по вза­имному соглашению), доносы (о преступлениях, злоупотреблениях или проступках) и т.п.

Второй вид просительских документов составляли жалобы — прошения, подаваемые тяжущимися сторонами в высшие учреждения на реше­ния или действия других учреждений или должностных лиц.

К третьему виду просительских документов относились отзывы — до­кументы, подаваемые высшему в уголовном судопроизводстве учрежде­нию с жалобой на приговоры низшей судебной инстанции.

Большой группой документов в делопроизводстве учреждений XIX в. являлись акты. Законы понимали под актами довольно широкий круг до­кументов. Прежде всего это документы, которые в определенной форме фиксировали политические или экономические сделки, договоры. К актам относились также документы гражданского состояния. И наконец, актами называли все документы, могущие служить доказательством при решении гражданских дел. О видах актов, порядке их составления и засвидетельст­вования подробно говорится в "Законах гражданских", опубликованных в томе X Свода законов российской империи. Виды актов определялись их содержанием и порядком засвидетельствования. Законы предусматривали составление трех видов: актов укрепления имущества, актов состояния и актов присутственных мест .

Регламентировался не только состав документов, но и порядок их со­ставления. Ко многим законам прилагались формы документов часто с описанием структуры текста и следующей рекомендацией: "чтобы автор сам давал альтернативное решение вопроса" . Давались формы трафарет­ных текстов ответов министра, управляющего экспедицией, губернатора и т.д. Этим преследовалась цель упрощения и сокращения объема доку­мента, четкого формулирования сути вопроса. Появляется в XIX в. боль­шое количество практических разработок, руководств по составлению до­кументов, которые часто оформлялись в виде письмовников и пособий для чиновников .

Регламентировалось четкое оформление внешних признаков доку­мента. Предписывалось, например, обозначать вид документа: "На каждой бумаге должно бить означено именование оной (указ, сообщение, рапорт и тому подобное)"'.

Правила написания адресата определялись соподчиненностью уч­реждений. Равные присутственные места в адресовании документов друг другу употребляли предлог "В" ("В Правительствующий Сенат", "В па­лату гражданского суда"). При направлении документа в нижестоящие учреждения адресат писался в дательном падеже ("Тульскому губерн­скому правлению", "Белевскому уездному суду").

Текст документа предписывалось разделять на заглавие ("приступ"), где излагалась причин;» издания документа, "изложение обстоятельств" и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдель­ных видов документов, формировались устойчивые словосочетания.

Сложились правила подписания документов. Право подписи доку­ментов имели начальствующие лица. Вид подписи зависел от характера документа, соподчиненности учреждений и отдельных лиц. На офици­альных отношениях, отчетах и других документах, посылавшихся в высшие инстанции, ставилась скрепа.

В 1830 г. часть реквизитов документа (наименование ведомства, уч­реждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали писать на бумаге заранее, т.е. заго­тавливать бланки "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских служащих" .

Законами было установлено, на какой бумаге какие документы пи­сать. Так, все документы канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки) составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на гербовой бумаге (простой, "крепост­ной" и "контрольной"). Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа. Известен, например, такой факт, когда с писателя И.А. Гончарова, рабо­тавшего в Министерстве финансов в должности переводчика, было взы­скано шесть рублей за употребленную в департаменте вместо гербовой простую бумагу.

Законодательное установление общего порядка документирования, определение нормативными актами министерств форм документов по отдельным частным случаям делало процесс составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы, несмотря на требовании законов краткою и ясною изложения, точности фактов, остава­лись длинными и многословными.

4.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК ИХ РАССМОТРЕНИЯ

Порядок решения вопросов предопределял организацию движения документов. Для высшего коллегиального органа власти, например Госу­дарственного совета, законом был определен "порядок вступления дел, рассмотрение и окончание их". В Государственную канцелярию посту­пало четыре потока документов: от императора, министров, комиссии составления законов и комиссии прошений. Государственный секретарь и статс -секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. Па государственного секретаря возлагалась ответственность за точность све­дений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов.

Некоторые документы из департаментов, по которым возникли раз­ногласия, или в которых отменялись решения Сената, или содержались противоречивые предложения министров, выносились на рассмотрение общего собрания Совета. Кроме того, минуя департаменты, в общее собрание поступали документы по чрезвычайным и важным внутренним мерам.

Результаты обсуждений в департаментах и общем собрании оформ­лялись мнением (решением). Мнение, принятое большинством голосов, вносилось в журнал, к которому прилагалось особенное мнение членов Совета, не согласных с общим решением.

Журналы, а с 1816 г. отчеты-мемории, представлялись государствен­ным секретарем на утверждение императору.

В манифесте "Образование Государственного совела" ничего не гово­рилось об обязанности императора соглашаться с большинством Совета. Формула "вняв мнению Государственного совета", как показала практи­ка, вовсе не означала определенного ограничения власти монарха. Из 242 дел, по которым голоса в Совете разделились, Александр 1 утвердил мнение большинства лишь в 159 случаях .

Рассмотрение законопроектов, которые вносились в форме представ­лений министрами в высшие законосовещательные органы, проходило несколько стадий. Прежде всего на представление требовалось запросить отзывы о нем всех заинтересованных ведомств. Для внесения проекта за­кона на рассмотрение нужна была санкция верховной власти, которая давалась по особому докладу министра. При обсуждении законопроекта вносились коррективы в первоначальный текст. Утверждался закон им­ператором.

Имелись случаи, когда законопроекты, минуя высшее учреждение, становились законами по непосредственным докладам министров. В этом наиболее ярко проявлялась неограниченная власть монарха.

Характер подготовки документов к рассмотрению и их обсуждение в высших органах государственной власти — Государственном совете, Ко­митете и Совете министров — открывал большие возможности для про­извола чиновников. Так, практика оформления заседаний журналами, в которых прения записывались в обобщенном виде, приводила к неточно­му отражению событий, а иногда и к их фальсификации. Нередко нару­шался порядок рассмотрения и утверждения документов. Работники канцелярий не только вели делопроизводство, но и редактировали вносившиеся на обсуждение законопроекты. Глава канцелярии имел боль­шую власть. Министр внутренних дел П.А. Валуев писал, что члены Го­сударственного совета — "ничто, председатель — кое-что, государствен­ный секретарь — все. От него зависела очередность рассмотрения до­кументов, подготовка журналов, составление меморий, доклад царю.

"Общим учреждением министерств" 1811г. устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех министерствах, их департа­ментах и отделениях. Процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

— порядок вступления дел;

— движение их, или собственно так называемое производство;

— отправление дел;

— ревизия;

— отчеты .

Таким образом, четко выделяются основные этапы работы с докумен­тами: организация приема документов, направление на исполнение и ис­полнение, контроль за исполнением и отправка.

"Порядок вступления, дел" регламентировал направление основных документопотоков. Исполнение ("движение или собственно производст­во дел") было определено отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министров, общего присутствия департамента, особенных установлений (канцелярий при директоре департамента).

Документы могли поступать непосредственно министру через канце­лярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления вер­ховной власти, документы других министерств. Представления от подчи­ненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важно­сти или срочности. Па имя министра подавались отзывы на его предписа­ния и жалобы на действия департаментов, секретные документы. В отде­лениях канцелярии министра исполнялись секретные документы (с над­писью "в собственные руки"), а также те, "кон по важности своей требу­ют особенного ею (министра) распоряжения". Кроме тою, выделилась еще одна важная функция канцелярии министра —правильное распре­деление документов по департаментам, наблюдение; "чтоб бумаги сколь можно менее уклонялись от установленною им пути в департаментах".

В департаменты поступали предписания министра, документы на имя министра, присылаемые из его канцелярии, документы департаментов того же или другого министерства, представления местных учреждений, отзывы на предписания министра, а так же требуемые сведения и ведомо­сти.

Распределяя документы по департаментам, директор канцелярии проставлял дату поступления и докладывал о них министру. На доку­ментах, которые, по мнению министра, были срочными или требовали разъяснения, директор делал отметку "нужное". Предписания министра и документы с надписями "нужное" и "в собственные руки" немедленно передавались директору департамента. Эти пометки обязывали директо­ра на следующий день дать необходимые сведения или исполнить доку­мент. Такие документы регистрировались в "особенном кратком реест­ре" канцелярии. После исполнения документы скреплялись директором департамента и представлялись на подпись министру. Остальные доку­менты распределились директором канцелярии по отделениям или сто­лам для исполнения согласно резолюции министра. Документы дополня­лись необходимыми сведениями и докладывались директору департа­мента начальниками отделений. В законе указывалось. "В прекращении излишней переписки бумаги докладываются в подлиннике без особен­ных выписей" . По документам, требовавшим разъяснения и справок, составлялась за подписью начальника отделения и скрепою столоначаль­ника записка. Справки, сведения, записки, переводы подписывались те­ми, "коими они были составлены".

Документы, относившиеся к переписке департаментов, исполня­лись в отделениях, скреплялись начальником отделения и пред­ставлялись на подпись директору. Начальник отделения мог подпи­сывать документы, содержавшие какие-либо сведения, запросы, справки. Столоначальник скреплял их.

В совещательном органе министерства (совете министра) рас­сматривались документы об изменении управления, дополнении и изменении законов, производстве в чины и определении наград, а также привилегии на изобретения, жалобы на департаменты. В со­вет министра эти документы поступали из канцелярии министра или департамента с записками, где излагалось мнение директора департамента.

Решение совета записывалось в журнал, который представлялся министру директором канцелярии. Согласие министра фиксирова­лось собственной записью его в журнале: "исполнить". Поскольку совет не имел исполнительской власти, то после утверждения его мнений министром исполнение документов передавалось департа­ментам.

В особенных установлениях, их отделениях и столах рассматри­вались сведения о получении или отпуске сумм, казенном имуществе, а также ведомости, счета, "требования сумм и казенных капи­талов".

Следует отметить, что директор департамента и совет министра могли давать министру только представления и мнения (рекомен­дации). Право выносить самостоятельное решение предоставлялось исключительно министру. Это свидетельствовало о развитии бю­рократического централизма в абсолютной монархии.

По срокам исполнения документы делились на три категории: "текущие", "чрезвычайные" и "не терпящие времени".

Документы "текущие" исполнялись по заранее установленным срокам и правилам. К ним относились срочные ведомости, донесе­ния, представления по личному составу. Решения по этим докумен­там принимались в департаментах, исполнялись они в отделениях. Из документов "текущих" сроков министру представлялась пере­писка с лицами, равными по положению, и документы, им выбран­ные, чаще всего о награждениях, увольнении и т.п. Документы "чрезвычайных сроков" нельзя было исполнить на основе действо­вавших узаконений, и разрешение вопросов, затронутых в них, требовало "особенных, чрезвычайных" мер— издания дополнений к узаконениям, например: "не терпящие времени" — это срочные документы, чаще всего связанные с интересами казны.

В первую очередь исполнялись документы "чрезвычайные" и "не терпящие времени". Однако срок исполнения и этих докумен­тов был значительным. Он колеблется от 2 до 6 недель, но "никак не более шести месяцев со дня вступления дела". И это не удиви­тельно, ибо каждый документ, в том числе и срочный, должен был пройти сложный путь по всем ступеням бюрократической лестницы. Так, документы, решения по которым принимал министр, не могли ми­новать рассмотрения их в департаменте, а оттуда они спускались в отде­ления, столы, а затем вновь поднимались по той же "лестнице", допол­нительной ступенькой которой могло быть общее присутствие департа­мента. О большом количестве бумаг и волоките в прохождении много писали современники, а впоследствии исследователи.

В 1858 г. было опубликовано описание порядка прохождения доку­ментов в земском суде, губернском правлении, департаменте министер­ства и совете министра "Руководство к наглядному изучению админист­ративного порядка течения бумаг в России", которое дает яркое пред­ставление о бюрократическом характере исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Так, в одном из местных учреждений (земском суде) документ в процессе исполнении проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции в департаменте министерства — 34, в совете министра — 45 операций .

4.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ

Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регист­рировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В канцелярии министра велся общий журнал поступивших докумен­тов, в котором излагалось краткое содержание документа, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата по­ступления. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой част­ный журнал входящих документов, где регистрировались только тс доку­менты, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к ведению департаментов.

Общий и частный журналы для входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеле­ния, во второй — документы на имя министра, в третьей — секретные.

Точно так же все документы, поступавшие в департаменты, регист­рировались в общем журнале, который делился на три части. В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй — документы, поступавшие от министра и других учреждений и лиц, в третьей — секретные. Кроме того, для запи­си срочных ("нужных") документов велся особый реестр, который нахо­дился у директора департамента.

После записи в общем журнале документы распределялись по отделе­ниям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.

Регистрировались и все исходящие документы. "Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она бу­дет внесена в журнал исходящих", — говорилось в "Общем учреждении министерств".

В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исхо­дящих документов: общий и частный. В общий журнал вносились все документы с "самым кратким означением их содержания", в частном журнале документы записывались "во всем их пространстве (от слова до слова)". Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй —

переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где на­ходятся секретные документы. Для записи последних, кроме того, велся особый частный журнал.

После регистрации в общем журнале в отделениях документы от­правлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий (отпусков).

Кроме того, документы, которые отправлялись по почте или с рас­сыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, его номер. Специальное место отводилось под расписку за документ.

На отправляемых документах ставилась печать департамента или канцелярии министра. Печать с изображением губернского, уездного или другого герба и наименованием учреждения имелась в каждом при­сутственном месте.

В законах указывалось, что все исходящие документы должны от­правляться в пакетах. При пересылке бумага с текстом складывалась в виде конверта и запечатывалась сургучной печатью. В середине XIX в. в России появились почтовые конверты и почтовые марки.

В "Общем учреждении министерств" особым этапом делопроизводст­ва объявлялась "ревизия дел". В учреждениях велись настольные реест­ры "для отметок о всем том, что по каждому делу учинено" . В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен при­сутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы от­правлены. Кроме того, велась "роспись нерешенным делам". Документы вносились в нее в порядке поступления и отмечалось, кем какой доку­мент исполняется. Исполненные документы заносились в роспись" или "опись делам решенным".

"Ревизию дел" —проверку исполнения документов — в министерст­ве проводили начальники отделений и директора департаментов, в при­сутственном месте — губернатор. Начальники отделений проверяли ис­полненные и неисполненные документы по столам и давали сведения ди­ректору департамента, которому предписывалось каждый месяц прово­дить проверку исполненных и неисполненных документов по регистра­ционным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведо­мости министру. Наих основе в конце года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии.