Оценка действующей организационной структуры управления.

Миссия, цели и функции управления

Миссия организации

Каждая организация осуществляет некую деятельность, выполняет некую миссию. Например, производит автомобили, предоставляет кредиты, оказывает услуги и т. д. Со временем некоторые менеджеры могут потерять интерес к исполнению миссии организации, или в изменившихся условиях рынка она утрачивает актуальность. Миссия организации может утратить четкость, по мере того как она добавляет в свой бизнес-портфель новые виды продукции или выходит на новые рынки.

Таким образом, миссия организации детализирует статус организации и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях.

Формулировка миссии организации должна содержать следующее:

— задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий, т. е. какой предпринимательской деятельностью занимается организация;

— внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы;

— культура организации, т. е. какого типа рабочий климат существует внутри фирмы и какого типа людей привлекает этот климат.

Следовательно, миссия — это четко выраженная причина существования организации.

Организация разрабатывает декларацию о своем предназначении, а затем доводит ее до сведения менеджеров, служащих и во многих случаях клиентов. Хорошо проработанная и продуманная декларация о миссии предоставляет персоналу организации возможность сознательно идти к намеченной цели, определять приоритеты деятельности и соизмерять возможности. Заявление о миссии компании направляет и организует коллективную работу служащих ее отделений в разных географических регионах.

Достойное заявление о миссии компании отличается тремя основными чертами. Во-первых, внимание концентрируется на ограниченном количестве целей. Заявление: «Мы хотим производить продукцию высочайшего качества, обеспечивать ее широчайшее распространение по самым низким ценам», — является примером явно завышенной цели. Вряд ли ею смогут руководствоваться менеджеры, столкнувшиеся с необходимостью принятия серьезных решений. Во-вторых, в заявлении миссии подчеркиваются основные направления политики и приоритеты компании. Политика определяет отношения компании с заинтересованными группами, служащими, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами. Политика компании ограничивает возможность индивидуального принятия ответственных решений, так что поиск ответов на важные вопросы ведется ее служащими коллективно. В-третьих, миссия определяет такие основные поля конкуренции, на которых действует кампания, как:

— промышленное поле — это диапазон отраслей, в которых оперирует компания. Некоторые компании работают только в одной отрасли, другие в ряде связанных между собою отраслей, третьи производят только промышленную продукцию, четвертые — только потребительские товары или услуги, а кто-то умеет вести дела с представителями любой отрасли;

— поле продукции и направлений деятельности — это диапазон выпускаемой компанией продукции и направления ее деятельности;

— поле основных деловых навыков и способностей — это диапазон постоянно совершенствуемых технологических и других навыков и способностей;

— поле рыночного сегмента — это тип рынка или клиентов, которые пользуются услугами организации;

— поле вертикальной интеграции — это количество звеньев цепочки создания стоимости начиная с добычи сырья до производства конечного продукта и его распределения, в которых задействована организация;

— географическое поле — это диапазон регионов, стран или групп стран, в которых работает организация.

Наиболее удачным можно назвать такое заявление о миссии компании, в основе которого лежит идеальное представление, «неосуществимая мечта», задающая направление развития на ближайшие 10—20 лет.

Совсем не обязательно, пытаясь следовать изменениям в бизнес-среде, каждые несколько лет пересматривать заявление о миссии организации. Однако менеджер обязательно должен переопределить ее, если поставленные задачи утратили актуальность или уже не соответствуют оптимальному курсу ее развития.

Цели организации

Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то определенные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Отсюда следует, что цели — это определенное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.

Цели являются исходной точкой планирования, находятся в основании построения организационных отношений, на них базируется система мотивации, используемая в организации, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Существует два типа целей с точки зрения периода для их достижения: долгосрочные и краткосрочные. В основе разделения целей на эти два типа находится временной период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, можно отнести к долгосрочным. Отсюда следует, что в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, и, соответственно, долгосрочные цели — достигаются через два-три года.

Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как кто, что и когда должно быть выполнено. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации (желательное состояние которых выступает в виде общих целей организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность выбора целей, выделяются четыре сферы, применительно к которым организации устанавливают цели исходя из своих интересов.

Этими областями являются:

— доходы организации;

— работа с клиентами;

— потребности и благосостояние сотрудников;

— социальная ответственность.

Данные сферы касаются также интересов всех влияющих на деятельность организации субъектов.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

— прибыльность, отражаемая в показателях, типа величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т. п.;

— положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т. п.;

— производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т. п.;

— финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т. п.;

— мощности организации, выражаемые в целевых показателях, относительно размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т. п.;

— разработка, производство продукта и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов в области научно-исследовательской работы, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта и т. п.;

— изменения в организации и управлении, отражаемые в показателях, устанавливающих задания по срокам организационных изменений и т. п.;

— человеческие ресурсы, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т. п.;

— работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т. п.;

— оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т. п.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгий временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Одними из наиболее важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.

Для того, чтобы внести вклад в успех организации, цели должны обладать рядом характеристик. Во-первых, цели должны быть измеримыми. Выражая свои цели в определенных измеримых формах, руководство создает четкую базу для последующих решений и оценки хода работы. Во-вторых, определенный горизонт прогнозирования представляет собой другую характеристику эффективных целей. Цели обычно устанавливаются на длительные или краткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования, приблизительно равный пяти годам. Краткосрочная цель в большинстве случаев представляет один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного до пяти лет.

Выделяются четыре сферы, применительно к которым организация устанавливает цели. Этими сферами являются:

Доходы организации;
Работа с клиентами;
Потребности и благосостояние сотрудников;
Социальная ответственность.

Прибыльность, отражаемая в показателях, таких, как величина прибыли, рентабельность, доход на акции;
Положение на рынке, описываемое такими показателями как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению и конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж;
Производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материальности, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции;
Финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала;
Мощности организации, выражаемые целевыми показателями, касающимися размера занимаемых площадей, количества единиц техники;
Разработка, производство продукта и обновление технологии, находящее отражение в таких показателях, как величина затрат на научные исследования и разработки, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объем производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта;
Изменения в организации и управлении, отражаемые в заданиях по срокам организационных изменений;
Человеческие ресурсы. Описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников;
Работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей;
Оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций.

Средства достижения – это существующие в природе и обществе предметы или действия (для организации – ее структура и процессы), включенные в систему целенаправленной деятельности и обеспечивающие получение определенного результата. Цели являются существенным элементом системы управления, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую роль.

Организующая роль – организация и направление средств достижения целей на результат.
Мотивирующая роль – мотивация деятельности по активизации людей на достижение цели. Сами цели, определяя значимые для коллектива результаты, имеют мотивирующее значение.
Контролирующая роль – сравнение фактического и заданного (целевого) параметров системы.
Иерархия целей означает, что индивидуальные цели определяют цели более высокого уровня и, наоборот, цели верхнего уровня складываются (логически) из целей нижнего уровня и так далее до главной цели.

Классификация целей: по уровню (народно-хозяйственные, отраслевые, территориальные, предприятия и т.д.), сроку действия (перспективные, текущие), охвату проблемы и масштабу действия (стратегические, тактические)

Требования к целям:

· Цели должны быть достижимыми. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Они должны быть реалистичными. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что негативно сказывается на деятельности организации.

· Цели должны быть гибкими. Их следует устанавливать таким образом, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении;

· Цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить или оценить каким-либо другим объективным способом, была ли цель достигнута. Если цели неизмеримы, они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты;

· Цели должны быть конкретными, позволяющими однозначно определить, в каком направлении должна осуществляться деятельность организации. Цель четко должна фиксировать, что необходимо получать в результате деятельности, в какие сроки ее следует достичь и кто должен достигать цели;

· Цели должны быть совместимыми. Совместимость предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Важно всегда помнить, что совместимости требуют цели роста и цели поддержания стабильности.

· Цели должны быть приемлемыми для основных групп влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.

Цель должна быть четко сформулирована, когда цель функционирования сформулирована нечетко, требовать четкой организации работ практически бесполезно, так как невозможно правильно выбрать средства достижения цели.

Вследствие нечеткого формулирования целей невозможно распределить обязанности между сотрудниками аппарата управления и оценивать деятельность каждого из них. Четкое определение целей функционирования, доведенных до каждого сотрудника аппарата управления, повышает его производительность и способствует лучшей мотивации.

Цели, стоящие перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности – это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

Значение целей функционирования велико. Любая деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования.

Любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

Искусство выбора и формулирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

Невозможно управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным цели совершенно не ясны. Управлять – значит побуждать других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

Определение цели функционирования – один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

На каждом уровне организации возникают некоторые цели, причем только не совокупность необходимо рассматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость построения дерева целей.

Выбор средств достижения цели зависит от многих факторов, которые по-разному влияют на конечные результаты функционирования фирмы. Если цель функционирования не выбрана точно, нет критерия, по которому можно судить о ее достижении, невозможно измерить эффективность текущей работы фирмы, скоординировать деятельность структурных подразделений, практически нельзя четко организовать работу аппарата управления и оценить ее эффективность.

Цели, стоящие перед организацией, подразделяются на качественные и количественные.

Каждая организация фиксирует свое состояние в будущем в виде долгосрочных и краткосрочных целей, которые служат исходной точкой планирования. Краткосрочные цели более конкретны и определяются долгосрочными целями. Процесс управления организацией по целям или, целевое управление осуществляется в несколько этапов.

Разработка долгосрочных целей фирмы (стратегическое планирование).

Для определения долгосрочных целей необходимы знание ситуаций и мнение компетентных людей относительно этих ситуаций. Именно на этом этапе необходимо развернутое совещание по проблемам долгосрочного планирования, на котором должна быть выработана стратегия фирмы по всем ее направлениям. Практика показывает, что стратегия фирмы не вырабатывается в один день, руководство решает эти проблемы поэтапно.

Желательно проводить разработку долгосрочных целей снизу вверх. Алгоритм может быть следующим:

1. подробное обсуждение руководством фирмы стратегических планов фирмы с управляющими подразделениями;

2. рассмотрение всех замечаний и предложений;

3. использование их для дополнения и расширения первоначальных планов.

Оценка действующей организационной структуры управления.

Разработать организационную структуру управления, составить положение о подразделениях и расписать их функции – не такая уж сложная задача. Сложно ответить на следующие вопросы:

Правильно ли распределены функциональные обязанности? Насколько хорошо их выполняют сотрудники?
Соответствует ли организационная структура требованиям окружающей среды? Если нет, то как наиболее быстро и с минимальными затратами провести ее реорганизацию?
Привлекает ли управляющий высшего звена к разработке целей своих подчиненных или он делает это единолично? Другими словами, насколько хорошо налажены двусторонние связи в данной структуре управления?

Следует помнить, что любая организация не будет работать эффективно, если в ней нет четкого распределения обязанностей и персональной ответственности.

12 3

Дата добавления: 2019-10-16; просмотров: 680;