Системы электронного документооборота

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ею управлять. Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Среди функций средств электронного документооборота выделяют:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

• электронный архив документов;

• согласование и утверждение документов;

• контроль исполнения документов и поручений;

• библиотека регламентов управленческих процедур;

• система контроля знаний должностных инструкций и др.

По данным некоторых исследований, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

• на поиск и ожидание поступления документов - 20%;

• на согласование и утверждение документов - 20%;

• на передачу документов между подразделениями - 10%;

• на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%. То есть суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на

рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции. Использование СЭД обеспечивает:

• значительное (в несколько десятков раз) снижение времени поиска, передачи, согласования и рутинной работы с документами;

• параллельное выполнение работ (например, параллельное согласование);

• непрерывное движение документов, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

• удаленный доступ к базе данных (отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте);

• эффективный поиск документов по минимальному набору атрибутов;

• снижение временных затрат на подготовку стандартных отчетов о движении документов.

Среди систем электронного документооборота отметим EMC Documentum, DocsVision, Инталев: Документооборот, ЕВФРАТ-Документооборот, Directum.

Корпоративные сети

4.1 Корпоративные сети: основные понятия

Под понятием корпоративная сеть подразумевается система, обеспечивающая передачу информации между различными приложениями, используемыми в системе корпорации.

Корпоративную сеть следует рассматривать как сложную систему, состоящую из нескольких взаимодействующих слоев. В основании пирамиды, представляющей корпоративную сеть, лежит слой компьютеров - центров хранения и обработки информации, и транспортная подсистема (Рис. 2. Иерархия слоев корпоративной сети), обеспечивающая надежную передачу информационных пакетов между компьютерами.

Рис. 2. Иерархия слоев корпоративной сети

Над транспортной системой работает слой сетевых операционных систем, который организует работу приложений в компьютерах и предоставляет через транспортную систему ресурсы своего компьютера в общее пользование.

Над операционной системой работают различные приложения, но из-за особой роли систем управления базами данных, хранящих в упорядоченном виде основную корпоративную информацию и производящих над ней базовые операции поиска, этот класс системных приложений обычно выделяют в отдельный слой корпоративной сети.

На следующем уровне работают системные сервисы, которые, пользуясь СУБД, как инструментом для поиска нужной информации среди миллионов и миллиардов байт, хранимых на дисках, предоставляют конечным пользователям эту информацию в удобной для принятия решения форме, а также выполняют некоторые общие для предприятий всех типов процедуры обработки информации. К этим сервисам относится служба WWW, система электронной почты, системы коллективной работы и многие другие.

И, наконец, верхний уровень корпоративной сети представляют специальные программные системы, которые выполняют задачи, специфические для данного предприятия или предприятий данного типа. Примерами таких систем могут служить системы автоматизации банка, организации бухгалтерского учета, автоматизированного проектирования, управления технологическими процессами и т.п.

Конечная цель корпоративной сети воплощена в прикладных программах верхнего уровня, но для их успешной работы абсолютно необходимо, чтобы подсистемы других слоев четко выполняли свои функции.

Корпоративная сеть, как правило, является территориально распределенной, т.е. объединяющей офисы, подразделения и другие структуры, находящиеся на значительном удалении друг от друга. Часто узлы корпоративной сети оказываются расположенными в различных городах, а иногда и странах. Принципы, по которым строится такая сеть, достаточно сильно отличаются от тех, что используются при создании локальной сети, даже охватывающей несколько зданий. Основное отличие состоит в том, что территориально распределенные сети используют достаточно медленные арендованные линии связи. Если при создании локальной сети основные затраты приходятся на закупку оборудования и прокладку кабеля, то в территориально-распределенных сетях наиболее существенным элементом стоимости оказывается арендная плата за использование каналов, которая быстро растет с увеличением качества и скорости передачи данных. Это ограничение является принципиальным, и при проектировании корпоративной сети следует предпринимать все меры для минимизации объемов передаваемых данных. В остальном же корпоративная сеть не должна вносить ограничений на то, какие именно приложения и каким образом обрабатывают переносимую по ней информацию.

Под приложениями здесь понимается как системное программное обеспечение - базы данных, почтовые системы, вычислительные ресурсы, файловый сервис и прочее - так и средства, с которыми работает конечный пользователь. Основными задачами корпоративной сети оказываются взаимодействие системных приложений, расположенных в различных узлах, и доступ к ним удаленных пользователей.

Первая проблема, которую приходится решать при создании корпоративной сети - организация каналов связи. Если в пределах одного города можно рассчитывать на аренду выделенных линий, в том числе высокоскоростных, то при переходе к географически удаленным узлам стоимость аренды каналов становится просто астрономической, а качество и надежность их часто оказываются весьма невысокими. В качестве примера показана корпоративная сеть, включающая в себя локальные и территориальные сети, сети общего доступа и Internet (Рис. 3).

Естественным решением этой проблемы является использование уже существующих глобальных сетей. В этом случае достаточно обеспечить каналы от офисов до ближайших узлов сети. Задачу доставки информации между узлами глобальная сеть при этом возьмет на себя. Даже при создании небольшой сети в пределах одного города следует иметь в виду возможность дальнейшего расширения и использовать технологии, совместимые с существующими глобальными сетями. Часто первой, а то и единственной такой сетью оказывается Internet.

Рис. 3. Объединение различных сетевых каналов коммуникации в корпоративную сеть.

Internet является совершенно доступной общемировой глобальной сетью. Прежде, чем появилась Internet, существовало множество локальных компьютерных сетей, установленных внутри крупных предприятий, организаций и фирм. Здесь говорится не о едином информационном пространстве, а о информационном поле внутри организации.

Ясно, что успех коммерческой и предпринимательской деятельности фирмы зависит от правильного построения системы обмена внутренней информацией, в которую входят:

• автоматизированные рабочие места менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников;

• базы данных и базы знаний;

• центры справочной, аналитической информации;

• электронная почта, электронный обмен данными и т.д.

Структура любой внутрифирменной компьютерной сети основывается на структуре самой фирмы, поэтому наследует принципы распределения информационных ресурсов, горизонтального разделения труда на основе создания подразделений, а также вертикального разделения труда.

Основной функцией любой локальной сети является распределение информации между конкретными работниками, так, чтобы выполнялись два условия:

1. Любая информация должна быть защищена от несанкционированного ее использования. То есть каждый сотрудник должен работать только с той информацией, на которую у него есть права, независимо от того, на каком компьютере он вошел в сеть.

2. Работая в одной сети и используя одни и те же технические средства передачи данных, клиенты сети не должны мешать друг другу. Существует такое понятие, как загрузка сети. Сеть должна быть построена таким образом, чтобы не давать сбоев и работать достаточно быстро при любом количестве клиентов и обращений.

У любой, даже самой маленькой, сети должен быть администратор (Supervisor) - это человек (или группа лиц), которые настраивают ее и обеспечивают бесперебойную работу. В задачи администраторов входит:

• распределение информации по рабочим группам и между конкретными клиентами;

• создание и поддержка общего банка данных;

• защита сети от несанкционированного проникновения, а информации - от порчи и т.д.

Если коснуться технического аспекта построения локальной компьютерной сети, то можно выделить следующие ее элементы:

1. Интерфейсная плата в компьютерах пользователей. Это устройство для присоединения компьютера к общему кабелю локальной сети.

2. Прокладка кабеля. С помощью специальных кабелей организовывается физическая связь между устройствами локальной сети.

3. Протоколы локальной сети. Вообще, протоколы - это программы, которые обеспечивают транспортировку данных между устройствами, подключенными к сети.

4. Сетевая операционная система. Это программа, которая устанавливается на файл-сервере и служит для обеспечения интерфейса между пользователями и данными на сервере.

5. Файл-сервер. Он служит для хранения и размещения программ и файлов данных, которые используются для коллективного доступа пользователей.

6. Сетевая печать. Она позволяет многим пользователям локальной сети совместно использовать одно или несколько печатающих устройств.

7. Защита локальной сети. Защита сети представляет собой набор методов, применяемых для защиты данных от повреждений со стороны несанкционированного доступа или какой-либо случайности.

8. Мосты, шлюзы и маршрутизаторы. Они позволяют соединять сети между собой.

9. Управление локальной сетью. Это все, что относится к перечисленным ранее задачам администратора.

Рис. 4. Архитектура «клиент-сервер».

Принцип работы технологии «клиент-сервер»:

• клиент формирует и посылает запрос к базе данных сервера, вернее - к программе, обрабатывающей запросы.

• эта программа производит манипуляции с БД, хранящейся на сервере, в соответствии с запросом, формирует результат и передаёт его клиенту.

• клиент получает результат, отображает его на дисплее и ждет дальнейших действий пользователя. Цикл повторяется, пока пользователь не закончит работу с сервером.

Локальные сети и построенные на их основе системы «клиент-сервер» позволяют организовать групповую работу над информацией и распределение ее между работниками. Внедрение этих систем в организации позволило последним значительно улучшить производительность труда, снизить трудозатраты и общаться с клиентами, партнерами, заказчиками, а также внутри фирмы на качественно новом уровне.

Однако, можно выделить, как минимум, три основных недостатка таких систем:

1. Внедрение этих систем - вещь дорогостоящая и сложная. Но это неизбежно. Однако программы, обрабатывающие информацию внутри организации, постоянно улучшаются: выходят новые версии, это обусловлено растущими потребностями развивающейся организации. Замена же старых версий на новые - услуга не бесплатная. Здесь даже не помогут программисты, работающие в фирме.

2. Разные ИС используют разную информацию, по-разному ее обрабатывают и выдают различные выходные данные: процесс же «соединения» информации, отчетов всех подразделений корпорации, связан с бесконечными преобразованиями форматов, проверками на правильность и т.д. Короче говоря, требуются лишние универсальные программные средства, лишние высококвалифицированные, а потому высокооплачиваемые специалисты.

3. Если организация представляет собой транснациональную корпорацию, подразделения, филиалы и представительства которой размещены по всему свету, то обмен жизненно важной информацией между ними - настоящая проблема. Здесь и речи не может быть ни о какой локальной сети.

В связи с этими, а также многими другими проблемами, появилась необходимость внедрения новых систем, которые выполняли бы функции как общемировой, так и локальной сети организации. Причем, желательно, чтобы стоимость таких систем была минимальной.

Решение было найдено: если практически каждая организация уже подключена к Internet, если у нее уже есть своя локальная сеть, то почему бы не объединить эти две вещи воедино? Проблема лишь заключается в том, чтобы обеспечить секретность внутренней информации, поскольку Internet -система, открытая всем и каждому. Новая система получила название Intranet.

4.2 Intranet – как инструмент корпоративного управления

Интранет – это корпоративная внутренняя компьютерная сеть, которая строится на Интернет-технологиях. Корпорация Novell дает следующее определение интрасетям: «Современные корпоративные сети объединяют службы, первоначально разработанные для глобальной сетевой среды Internet, и в результате своего развития они могут сегодня предоставить пользователям новые гибкие способы доступа к вычислительным ресурсам и информации в любое время и в любом месте. Такие корпоративные сети и называются интрасетями». Internet и Intranet являются не только близкими по звучанию названиями сетей, но они также имеют одинаковый способ построения, в них может использоваться одинаковое программное обеспечение для доступа к информации и управления сетью и т. д.

Можно сказать, интранет - это внутренний корпоративный web-портал, который решает корпоративные задачи одной компании. Интранет-сайт доступен только в рамках локальной сети компании включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети Интернет, требующий авторизации при входе (extranet).

Intranet - корпоративная, но не публичная сеть, т.е. локальная или территориально распределенная сеть, закрытая от внешнего доступа из Internet. Такая сеть, возможно, использует публичные каналы связи, входящие в Internet, но при этом обеспечивается защита передаваемых данных и меры по пресечению проникновения извне на корпоративные узлы. Сейчас фирмы, занимающиеся электронным бизнесом в Internet, имеют смешанную сеть, в которой подмножество внутренних узлов корпорации составляет Intranet, а для внешних узлов (как правило, Web-серверы) предложен термин Extranet. Но даже те, кто имеет только внешний информационный Web-сервер, а не сервер приложений или баз данных, вынуждены устанавливать firewall (Межсетевой/ сетевой экран или фильтр - комплекс аппаратных или программных средств, осуществляющий контроль и фильтрацию проходящих через него сетевых пакетов в соответствии с заданными правилами. Основной задачей является защита компьютерных сетей или отдельных узлов от несанкционированного доступа). В ряде случаев при жестких требования к безопасности эти сети приходится разграничивать физически.

Intranet - это применение Web-технологии. Приложения в Intranet основаны на применении Internet-технологий и в особенности Web-технологии: гипертекст в формате HTML, протокол передачи гипертекста HTTP и интерфейс серверных приложений CGI. Составными частями Intranet являются Web-сервера для статической или динамической публикации информации и браузеры для просмотра и интерпретации гипертекста.

Полнофункциональную интрасеть определяют восемь ключевых служб, включающих работу с файлами, печать, работу с каталогами, эффективную защиту, систему обмена сообщениями, возможность внесения и просмотра WEB-публикаций, организацию глобальных сетей и управления ими.

Благодаря возможностям оперативного общения технологии Internet и Intranet быстро проникают во все сферы человеческой деятельности, становясь де-факто стандартом делового взаимодействия. Предприятия, еще не внедрившие этих технологий, отстают от развития цивилизованного общества и, следовательно, рискуют оказаться на пути к банкротству.

Назовем основополагающие принципы Intranet:

Во-первых, Intanet - это «интеллект» организации. Intranet - это внутренняя информационная система, основанная на технологии Internet, сервисах Web, TCP/IP и HTTP протоколах связи, и HTML страницах. Intranet - технология, которая позволяет организации определять себя в целом как объект, группу, семью, где каждый знает свою роль, и работа каждого направлена на усовершенствование и здоровье организации. Это достигается за счет того, что все задания, цели, процессы, связи, взаимодействия, инфраструктура, проекты, графики, бюджеты и культура, словом, все, чем живет организация, интерактивно, в едином интерфейсе, связывается воедино. Причем каждый сотрудник может пользоваться необходимой информацией, и, по мере своей компетенции, пополнять ее. Иными словами, Intranet представляет «интеллект» организации. Конечная цель этого интеллекта состоит в том, чтобы организовать рабочий стол каждого сотрудника (т.е. персональный компьютер) с минимальной стоимостью, затратами времени и усилий, так, чтобы дать возможность труду быть более производительным, а продукции - более своевременной и конкурентоспособной.

Во-вторых, Intranet - это индивидуальный интеллект. Известно, что Internet - это соединение аппаратных средств, технологии и программного обеспечения вместе. И если в организации есть Internet, то все, что необходимо для построения Intranet уже существует. На самом деле построение Intranet подобно построению индивидуального интеллекта. Для этого необходимы подходы к изучению практического принятия решений, оперирование на всем информационном пространстве с четкими, ясными задачами, изучение информации для улучшения работы в будущем. Все это требует своевременной передачи информации всем, кому она нужна.

В-третьих, Intranet - это единый способ связи. Это одновременно и локальная сеть, и система «клиент-сервер», и персональный компьютер - словом, все то, что и раньше использовалось в различных организациях для работы с информацией. Но раньше все машины, программное обеспечение, и системы связи находились непосредственно в их собственности. Невозможно было иметь внутреннюю связь всех данных без группы программистов и нового программного обеспечения для каждого нового вида информации. С Intranet доступ ко всей информации, прикладным программам, данным, знаниям, процессам, и т.д. возможен в том же самом браузере для Internet. Нет больше огромного количества преобразований к различным форматам, а значит, упущенного времени, несовместимости версий и т.п. Вместо этого Intranet соединяет людей вместе, с Internet, серверами Web, базами данных единственным способом, позволяя им легко обучаться даже при использовании старого программного обеспечения.

В-четвертых, Intranet - это организационный центр. Это возможность построить организацию на информационном уровне и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Если сотрудник знает то, чем компания занимается, какова стратегическая система технического видения компании, каковы принципы руководства, кто есть клиентура и партнеры, то он может более ясно сосредоточиться на своем собственном вкладе в общее дело. Понятная всем единая web-страница, представляющая суть компании, эквивалентна успеху. Все филиалы и представительства могут постоянно обращаться к центральным сообщениям и выполнять указания. Таким образом, глобальная сеть используется не только как способ дешевой передачи информации на большие расстояния, но и как инструмент руководства процессом в организации.

Уникальность Intranet связана с тем, что:

Во-первых, Intranet - не Internet. Intranet не должен быть связан с Internet. Однако, рассылка почты и другой информации через Internet к клиентуре и партнерам весьма желательна, так что Internet хорош, но не необходим. Хотя Intranet и использует Internet, понятия и технологии Web, но внутренняя информация надежно удерживается внутри организации. Для обеспечения этой надежности очень актуальны проблемы информационной безопасности, поскольку возможны ее утечки. В связи с чем возникает ряд вопросов. Как организован надзор за использованием межсетевых технологий? Как установлен Intranet в каждом отделе, кто помещает в него информацию и кто ею пользуется? Кто утверждает содержание информации? Имеются ли библиотеки графиков, эмблем, торговых марок, рабочих текстов, и другие дизайнерские вещи для каждой страницы? Internet - это огромные возможности маркетинга и привлечения клиентов. Intranet же - внутренний механизм связи.

Во-вторых, Intranet - не e-mail. Intranet не только программа обмена почтой. Фактически, это альтернатива электронной почте. Внутренняя сеть предоставляет надежные, богатые различными свойствами прикладные программы, которые разделяют четыре стандартные сетевые услуги: управление директориями, электронной почтой, файлами и печатью.

В-третьих, Intranet - это не только оборудование и программное обеспечение (серверы и браузеры). Intranet не трудно установить. Связь одинакова в каждой операционной системе. Серверы - это нечто больше, чем просто компьютеры. Программное обеспечение - ни что иное, как универсальный графический интерфейс пользователя. Хотя существуют Netscape Communicator, Microsoft Internet Explorer и другие браузеры, они все имеют те же самые основные функциональные возможности. Они показывают web-страницы, web-формы и прикладные программы Web. Intranet использует эти технологии, чтобы подключить человеческую обработку информации с человеческими выводами и решениями.

Таким образом, Intranet - не только эффективная организация информационного поля фирмы, но и организация ее структуры.