Ситуационный подход

Новые подходы к развитию менеджмента

Процессный подход

С развитием общества, экономики и крупных корпораций представители управленческой мысли все в большей мере убеждались, что некоторые более ранние теории иногда не выдерживают проверки практикой, стали осознавать существование внешних по отношению к организации сил. Эти обстоятельства стимулировали ученых находить новые подходы к развитию теории менеджмента, среди которых можно выделить процессный, системный и ситуационный подходы.

Процессный подход это одна из концепций управления, которая окончательно сформировалась в 80-х годах прошлого века. В соответствии с этой концепцией вся деятельность организации рассматривается как набор процессов. Для того чтобы управлять, необходимо управлять процессами. Он стал одним из ключевых элементов улучшения качества.

Главное понятие, которое использует процессный подход – это понятие процесса. Существуют различные определения, но наиболее часто используется определение стандарта ISO 9001. «Процесс - это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, которые преобразуют входы в выходы». Важной составляющей процесса, которая не отражена в этом определении, является систематичность действий. Действия процесса должны быть повторяющимися, а не случайными.

Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера.

Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

Процессный подход – это подход к управлению организацией, при котором оно рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций

Анри Файоль, которому приписывают первоначальную разработку этой концепции, считал, что существует 5 исходных функций. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовать, мотивировать, координировать и контролировать».

Приведенные выше четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) имеют две общие характерис­тики — все они требуют принятия решений и коммуникации.

Принятие решения— выбор того, как, что и каким образом пла­нировать, организовывать, мотивировать и контролировать, т.е. как правильно выполнять общие функции управления. Именно выпол­нение этих функций и составляет основное содержание деятельности менеджера.

Для принятия правильного решения необходим анализ ситуации и выяснение причин возникновения проблемы на основе получения необходимой информации. Единственным способом получения ин­формации является коммуникация.

Коммуникация— процесс обмена информацией и передачи све­дений между двумя людьми или в группе людей. Она является необ­ходимым инструментом в координации деятельности работников организации по всей вертикали и горизонтали управления.

Организации без коммуникаций не существует. Для эффектив­ного функционирования организации необходима качественная коммуникация между ее подразделениями и должностными лицами.

Основу для качественной коммуникации создают положения об органах управления и подразделениях, должностные инструкции работников, другие нормы и правила, установленные в организации.

Коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами, так как они связывают все четыре управленческие функции в единый процесс.

Управление организацией как процесс — это взаимосвязь четырех функций, которые объединены связующими процессами коммуни­каций, и принятия решений; это последовательность операций и процедур воздействия управляющей подсистемы на управляемую (рис. 4.1).

Особое место в системе управления организацией занимают специальные функции,т.е. функции по управлению теми или иными процессами организации (например, производством, материально-техническим снабжением, инновациями, маркетингом и сбытом готовой продукции, кадрами, финансами, учетом и анализом)

Рис. 1. Управление организацией как процесс

Процессы вызывают изменения соответствующего объекта.

В компаниях существуют процессы различных видов, которые могут зависеть друг от друга и в то же время различаться по многим параметрам. Такими параметрами являются:

· Вид деятельности: производственные процессы или оказания услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт (например, станки), оказания услуг – нематериальный (например, информация).

· Вид выполнения: оперативные, т.е. выполняемые процессы, такие как обработка, расчет, или диспозитивные процессы, как планирование, управление.

· Создание стоимости: прямые, изменяющие объект (монтировать), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (проверять, транспортировать).

· Комплексность: макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).

· Коммерческий успех: ключевые, управленческие и поддерживающие процессы. Ключевые процессы являются специфическими для компании и имеют особое значение для достижения общей цели компании.

Эта концепция, означающая крупный поворот в управленческой мысли, широко применяется в настоящее время (в виде управления бизнес-процессами).

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческих и поддерживающих процессов (см. схему 2).

· Ключевые процессы (создания стоимости) объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими (уникальными, так как, например, вследствие применения фирменных знаний их сложно скопировать). К ним относятся:

- обработка и выполнение заказа;

- разработка, проектирование и дизайн продукта;

- производство и монтаж и др.

· Управленческие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании. К ним относятся:

- стратегическое развитие компании;

- долго- и среднесрочное планирование в компании;

- развитие персонала;

- инвестиционное планирование;

- мотивация персонала и др.

· Поддерживающие процессы содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента, например:

- обработка данных;

- техническое обслуживание;

- логистика;

- административные процессы и др.

На схеме дана основная типология бизнес-процессов на предприятии, а также представлена их взаимосвязь.

Схема 2. Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия

Формирование и структурирование предполагает рассмотрение не только типологии, но и учет уровня процесса.

Системный подход

Усиление взаимосвязанности и переплетение всех сторон деятельности организации, в том числе производственной, финансовой, маркетинговой, социальной, привело к формированию в середине XX в. так называемого системного подходак организации.

Системный подход –

· направление методологии научного познания и социальной практики, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем;

· подход к управлению организацией, при котором организация и внешняя среда, в которой она функционирует, рассматриваются как единое целое;

· способ мышления менеджеров по отношению к организации и управлению

В соответствии с ним элементы, составляющие содержание управленческой деятельности, все без исключения друг с другом связаны, оказывают друг на друга как непосредственное, так и опосредованное воздействие. В результате изменения в одном из них неизбежно обусловливают изменения в остальных, а в конечном счете — во всей организации. Это требует комплексного решения любых ее проблем: больших и малых, простых и сложных, текущих и перспективных.

Чтобы понять, что системный подход помогает руководителю более эффективно достигать целей организации, необходимо определить, что такое система.

Система- совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое;

- некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого

Все организации являются социотехническими системами, так как в них наряду с техникой работают люди. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации все ее части взаимосвязаны.

Системный подход предполагает рассмотрение организации в виде открытой системы, которая характеризуется взаимодействием с внешней средой (рис. 2).

Рис. 2 Модель организации как открытой системы

Из рис. 2 видно, что основными частями организации как открытой системы являются: входы, процесс преобразования входов, выходы.

Вход- потоки информации, материалов, энергии и т.п., поступающие из внешней среды в организацию

Процесс преобразования входов - операции и процессы производства, снабжения, сбыта, подготовки кадров и т.п., которые воздействуют на вход для достижения желаемого выхода

Выход - продукты, услуги и другие результаты деятельности организации.

На входе организация получает из окружающей среды информацию, материалы, капитал, трудовые ресурсы. Организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Если управление организацией эффективно, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась приемлемой лишь в ограниченных пределах (табл. 1).

Таблица 1

Подсистемы организации, детально прорабатываемые научными школами управления

Из табл. 1 можно сделать вывод, что исследования научных школ не базировались на системном подходе. Поэтому они зачастую не учитывали все основные компоненты организации. Так, ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием внешней среды на организацию. Более поздние исследования показали, что это очень важный аспект работы организации.

Представители системного подхода Ч. Бернард, П. Дракер во главу угла ставили цели организации. Лишь после их выработки, утверждали они, можно определять ее функции, систему и методы взаимодействия элементов процесса управления.

В 1980-е гг. одной из наиболее популярных теорий в рамках системного подхода стала концепция «7-S», разработанная Т. Питерсом, Р. Паскалем и другими учеными. «7-S» означает семь взаимосвязанных переменных в организации, названия которых в английском языке начинаются с буквы S (рис. 3).

Сущность ключевых элементов в концепции «7-S»:

Рис. 3 Взаимосвязанные элементы организации в концепции «7 - S»

· стратегия — комплексный план достижения миссии и целей организации посредством обеспечения соответствия между ор­ганизацией и ее средой

· структура — внутреннее строение организации, определяющее место, права, обязанности и ответственность каждого работника подразделения;

· системы — процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации (контрольные системы, информационные и мотивационные системы);

· персонал — ключевые группы персонала, охарактеризованные по возрасту, полу, образованию;

· стиль руководства — манера управления организацией и орга­низационная культура;

· квалификация — отличительные компетенции ключевых людей в организации;

· разделяемые ценности — смысл и содержание основных направлений деятельности, которые организация доводит до своих членов.

Авторы модели доказали, что изменения в одном элементе организации через систему связей оказывают влияние на состояние остальных и требуют их изменения. Поэтому поддержание баланса и гармонии между ними составляет главную задачу современного менеджмента.

Ситуационный подход

В оригинале «contingency approach» - вероятностный, зависящий от случайностей, обстоятельств, от ситуации. Ситуационный подход разработан в конце 60-х годов.

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время.

Ситуационный подход - подход к управлению организацией, предусматривающий увязку применяемых теорий и методов управления с конкретной ситуацией, сложившейся в организации

Ситуационный подход к управлению организацией основывается на ситуационных различиях (переменных) между организациями и внутри самих организаций. Ситуационные теории предполагают, что, хотя общий процесс управления одинаков, конкретные специфические подходы и приемы, которые должен использовать руководитель, могут значительно различаться и зависят от конкретной ситуации.

Авторы ситуационных теорий предлагают конкретные приемы и концепции увязывать с конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

К сожалению, невозможно определить все переменные, влияющие на организацию. На практике менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации. Их обычно подразделяют на внутренние и внешние.

Ситуационные теории, как и системный подход, применим при управлении любой организацией.

Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс:

1 Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования, контроля и количественных методов принятия решений.

2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции. Приведем простой пример. Предложение удвоить зарплату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение их мотивации на какое-то время. Но, сравнивая прирост затрат с полученными выгодами, мы видим, что такой путь может привести к разорению организации.

3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Таб. 7.

Черты ситуационного подхода

Особенности ситуационного подхода:

 Подход направлен на выработку ситуативного мышления и приложения полученных теоретических знаний к конкретным реальным ситуациям.

 Предусматривает эффективное обучение менеджеров на основе изучения меняющейся рыночной ситуации, непредвиденных ситуаций, влияния стихийных бедствий и т.д.

 Позволяет определить конкретные переменные и их влияние на успех организации.

 Расширить практическое применение теории систем на основе внутренних и внешних переменных, влияющих на организацию.

 Предполагает наличие возможностей прямого приложения науки в реальной жизни.

 Отрицает наличие универсальных подходов к управлению, наличие обобщенных, всеохватывающих принципов построения организации, и рациональных принципов управления организацией.

Современный менеджмент — это тысячи возможных вариантов управленческих решений. Подходы, разработанные одной организацией и хорошо себя зарекомендовавшие, могут оказаться бесполезными и даже вредными для другой. Поэтому в деятельности менеджеров необходимо опираться не на стандартные методы и при­емы, а на способность быстро и правильно оценить реальную ситуацию и найти правильное решение.

Теория менеджмента не дает унифицированных рецептов. Она учит тому, как в сложившейся ситуации добиться успеха в конкретной организации, будь она государственной или частной