Управление проектом

Управление проектом (УП) или Project Management (РМ) – это наука и искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Управление проектами позволяет определить цели проекта и провести его обоснование, выявить структуру проекта, цели, основные этапы работы и т. п., определить необходимые источники финансирования, подобрать исполнителей через процедуру торгов и конкурсов, подготовить и заключить контракты, определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации и рассчитать ресурсы, провести калькуляцию и анализ затрат, планировать и учитывать риски, организовать реализацию проекта, в том числе подобрать команду и обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

«Проект – уникальная деятельность, предполагающая координированное выполнение взаимосвязанных действий для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений». Авторитетная в области управления проектами организация «Project Management Institute» (PMI) определяет проект как «совокупность действий (процессов), приносящих результат, во время которых людские, финансовые и материальные ресурсы определенным образом организуются с тем, чтобы результат соответствовал утвержденным спецификациям, стоимостным и временным затратам как по качественным, так и по количественным показателям». Проект – ограниченное во времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, с возможным ограничением расходования средств и ресурсов и со специфической организацией. В том случае, когда в качестве результатов реализации проекта выступают физические объекты (здания, сооружения, производственные комплексы), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: «под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их реализации физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению».

Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Степень уникальности проектов может сильно отличаться. Обычно она определяется возможностью использования прошлого опыта. Источники уникальности могут иметь разную природу, в том числе в специфике конкретной производственной ситуации. Проект как система деятельности существует в рамках своего жизненного цикла до момента получения конечного результата. Таким образом, бизнес можно представить как совокупность различных по направленности и масштабам проектов, каждый из которых преследует свои цели. Традиционное функциональное управление бизнесом, ориентированное на управление устоявшимися бизнес-процессами, не справляется с быстрыми и постоянными изменениями.

В функции УП входят следующие элементы традиционного функционального менеджмента:

- финансовый менеджмент (обеспечение бюджетных ограничений); управление персоналом (определение профессионально-квалификационного состава, аппарата управления, мотивация и системы оплаты труда); операционный (производственный) менеджмент;

- логистика (выбор поставщиков, схемы транспортировки, складирования, системы расчетов с поставщиками и т.п.);

- инновационный менеджмент (создание нового продукта, инжиниринг);

- управление качеством;

- маркетинг.

Отличительными признаками проекта являются четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований; внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов; определенные сроки начала и окончания проекта; ограниченные ресурсы; определенная уникальность целей проекта и условий его осуществления; неизбежность различных конфликтов. Любой проект существует не изолированно, а в окружении множества различных субъектов и, соответственно, под их влиянием. Он возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться одни элементы (объекты) и удаляться другие. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на внешнюю среду. Факторы окружения сами меняются во время осуществления проекта.

К факторам ближнего окружения относят (рис. 6.1):

- руководство предприятия (определяет цели и основные требования к проекту);

- сферу финансов (определяет бюджетные рамки, способы и источники финансирования);

- сферу сбыта (формирует важные требования и условия к проекту, связанные с рынком сбыта, поведением покупателей и действием конкурентов);

- сферу производства (связана с рынком средств производства, определяет выбор технологии, оптимизацию мощностей и затрат);

- сферу материального обеспечения (связана с рынком сырья и полуфабрикатов и формирует требования к обеспечению сырьем, материалами по приемлемым ценам);

- сферу инфраструктуры (связана с рынком услуг и выдвигает требования к рекламе, транспорту, связи, информационному и прочему обеспечению).

Рис. 6.1 – Факторы ближнего окружения при УП

Факторами внешнего окружения являются (рис. 6.2):

- политические условия (политическая стабильность, поддержка проекта правительством, уровень преступности);

- экономические факторы (тарифы и налоги, уровень инфляции и стабильность валюты, банковская система);

- правовые условия (правовое и законодательное обеспечение инвестиционной деятельности);

- социальные условия (социокультурные и демографические характеристики населения, его отношение к проекту);

- инфраструктура (наличие и стоимость сырья, воды, энергии, сбытовая сеть, логистика, уровень конкуренции и пр.);

- природные и климатические условия.

Задачей управляющего проектом является анализ и учет всех значимых факторов окружения.

После того как цель проекта сформулирована и документально оформлена, руководитель проекта (по терминологии исследования операций, «Лицо, принимающее решения» – ЛПР) должен собрать всю относящуюся к проекту информацию: о доступных ресурсах всех видов (материальных, финансовых, людских, временных и т.д.), о факторах, способствующих или/и препятствующих реализации проекта; о среде, в которой предстоит реализовывать проект и т.д (рис. 6.3).

Рис. 6.2 – Факторы внешнего окружения при УП

На основе этой информации ЛПР должен определить ресурсы, необходимые для реализации проекта, и убедиться в том, что объем доступных ресурсов не меньше потребного их объема. В противном случае ЛПР должен изыскать (запросить) дополнительные ресурсы или скорректировать цели проекта.

По завершении этапа согласования ресурсов и целей ЛПР принимает решения, направленные на реализацию проекта, которые оформляются документально в виде соответствующих планов и директив. На основании этих решений исполнители проекта приступают к его реализации.

По мере продвижения проекта по этапам ЖЦ генерируется разнообразная информация, в том числе та, которая характеризует ход реализации проекта (соблюдение или нарушение сроков, расходование и текущие потребности в ресурсах и т.д.), а также расстояние (в некоторой выбранной метрике) до поставленной цели (обратная связь) (рис. 6.4). На основе этой информации ЛПР вырабатывает корректирующие решения, инициирующие действия исполнителей, направленные на ускорение достижения цели. Понятия «расстояния» и «ускорения» в этом контексте условны, однако их логический смысл ясен: ЛПР всеми имеющимися в его распоряжении средствами обеспечивает достижение цели проекта, однако при необходимости он может в силу своих полномочий корректировать саму цель.

Рис. 6.3 – Последовательность действий ЛПР по мере продвижения проекта по этапам ЖЦ

Решающий элемент инвестиционного процесса – технико-экономическое обоснование (ТЭО), обычно выполняемое после предварительного одобрения инвестиционного предложения потенциальным инвестором и являющееся завершающим документом для обоснования осуществимости и эффективности проекта. На этапе ТЭО завершается работа по оценке экономической состоятельности проекта. Она должна основываться на информации, полученной в процессе проектного анализа – инструмента, разработанного Международным центром промышленных исследований при UNIDO. Очередность выполнения отдельных элементов проектного анализа зависит от множества факторов: вида продукции проекта, новизны технологии, формы собственности и т. д. Однако, как правило, первыми проводятся коммерческий и технический анализы, а затем остальные.

Задача коммерческого анализа – оценить проект с точки зрения конечных потребителей его продукции или услуг. Решаемые при этом задачи можно свести к трем видам: маркетинг, источники и условия получения ресурсов, условия производства и сбыта.

Технический анализ предполагает изучение технических и технологических альтернатив. Выбор подходящей для данного производства и предприятия технологии непосредственно связан с условиями ее использования. Возможность организации конкурентоспособного производства – один из наиболее важных аргументов при выборе технологии, а соответствующие производственные мощности – основа такой возможности. На выбор технологии, величину мощности и издержек производства влияют следующие факторы: отрасль; стратегия развития фирмы; наличие и доступность местных ресурсов; квалификация персонала; новые технологические разработки, их применение и влияние на производственную мощность; потенциальное воздействие новой технологии на окружающую среду. Экологический анализ призван установить величину потенциального ущерба окружающей среде, наносимого проектом в инвестиционный и эксплуатационный период, а также определить меры, необходимые для уменьшения или предотвращения этого ущерба. Цель организационного анализа – на основе оценки организационной, правовой, политической и административной обстановки выработать рекомендации в части менеджмента, планирования, набора персонала, финансовой деятельности и контроллинга проекта.

Социальный анализ нацелен на определение его пригодности для пользователей. Основными результатами социального анализа, поддающимися количественному расчету, являются изменение количества рабочих мест в регионе; улучшение жилищных и культурно-бытовых условий работников; изменение условий труда работников; изменение структуры производственного персонала; улучшение снабжения населения товарами и услугами; изменение уровня здоровья работников и населения; экономия свободного времени населения. Ключевыми видами анализа в части оценки непосредственно эффективности проекта являются экономический и финансовый анализы.

В рамках концепции ИПИ вся деятельность по управлению проектом протекает в ИИС и сопровождается оформлением предписанных стандартами различного уровня документов и данных, а также электронным обменом этими документами и данными по определенным правилам. В качестве инструментальных средств управления проектом используются специализированные программные системы.

Рис. 6.4 – Последовательность этапов генерирования и обработки информации по мере продвижения проекта по этапам ЖЦ