Доступ к архивным документам

Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие архивов с другими общественными институтами и успешное функционирование механизмов социальной памяти в целом:

Таким образом, доступ к документам - достаточно широкое понятие. Помимо созданной законом возможности для пользователя свободно изучать документы и получать документную информацию, оно включает в себя также условия для использования документов, которые создаются в результате всей работы архива по комплектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности и др. Особое значение для осуществления пользователем права на доступ имеет создание справочно-поисковых средств, без которых невозможен поиск документов.

За 1990-е гг. в системе государственных архивов было рассекречено более половины дел, находящихся на секретном хранении.

Однако приходится констатировать, что большая часть источников по истории страны ХХ в, к которой относится значительная часть бывшего Архивного фонда КПСС (РГАСПИ, РГАНИ), материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД СССР, МИДа, Главной военной прокуратуры СССР, военной коллегии Верховного суда СССР, Министерства обороны) остаются засекреченными. Для большинства историков фактически закрыты исторические части Архива Президента РФ и Правительства РФ. Темпы рассекречивания документов, во второй половине 1990-х гг. резко снизились.

Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде:

Что гарантирует гражданам страны, наряду с другими гражданскими правами, право на доступ к информации.

Это положение российской конституции нашло отражение и в федеральном законе:

В соответствии с конституционными нормами и архивным законодательством, использование документов Архивного фонда РФ основано на принципе публичности (открытости) архивов. Это значит, что пользователи имеют свободный доступ к архивным документам и научно-справочному аппарату. Любой отказ в доступе к документам должен быть основан на законе. За необоснованное ограничение доступа к информации, в том числе к документам, законом предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. (Ст. 140 Уголовного кодекса РФ 1996 г.).

В то же время законодательство РФ содержит множество положений об ограничении доступа к информации. Архивисты наряду с другими должностными лицами несут уголовную, гражданско-правовую и административную ответственность за соблюдение государственной тайны, защиту конфиденциальных данных, в том числе персональных данных, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах.

Засекречивание и рассекречивание документов основывается на принципах законности, обоснованности и своевременности.

Рассмотрим подробнее различные категории ограничений в доступе. В настоящее время наиболее четко законом регламентированы ограничения, относящиеся к государственной тайне и персональным данным:

В ст. 5 закона определены сведения, которые могут быть отнесены к государственной тайне.

Действующее архивное законодательство не устанавливает конкретный срок, после которого снимаются ограничения на доступ к документам, содержащим государственную тайну. Закон"Об архивном деле в РФ" (2004 г.) лишь указывает, что эти сроки определяются в соответствии с законодательством РФ (ст. 25). Федеральный закон "О государственной тайне" 1993 г. (ст. 13)определяет, что срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет со времени их создания. Этот срок может быть сокращен или, в исключительных случаях, продлен. В законе "О государственной тайне" есть ст. 7, в которой перечислены сведения, которые не могут быть отнесены к государственной тайне.

В соответствии с другими нормативными актами, рассекречиванию без ограничений подлежат документы, послужившие основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека; по организационно-партийной и идеологической работе КПСС, раскрывающие формы и методы деятельности партийных структур (закон РФ "О реабилитации жертв политических репрессий" от 18 октября 1991 г., Указ Президента РФ "О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека" от 23 июня 1992 г. и Постановление Президиума Верховного Совета РФ, а также закон "О временном порядке доступа к архивным документам и их использования" от 19 июня 1992 г.). Более детальное указание групп сведений, содержащих государственную тайну, содержится в Постановлении Правительства РФ, регламентирующем порядок засекречивания и рассекречивания сведений, содержащих государственную тайну (Постановление Правительства РФ от 04.09.95 N 870. "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"). Основным нормативным документом является общегосударственный перечень документов, содержащих государственную тайну. Порядок его формирования определяется Правительством РФ, он составляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и утверждается Президентом РФ. В перечне перечисляются не только основные группы сведений, но и органы государственной власти РФ, наделенные полномочиями по распоряжению ими. Это министерства и ведомства, которые в свою очередь составляют и утверждают развернутые перечни тех документов, полномочиями по распоряжению которыми они наделены в соответствии с общегосударственным перечнем. Органы власти субъектов федерации, учреждения, предприятия ведомств, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, составляют свои перечни секретных сведений, образующихся в деятельности конкретного предприятия, учреждения, организации. Естественно, они должны соответствовать общегосударственному и ведомственным перечням. При этом перечни не должны оставаться неизменными - руководители ведомств, предприятий, организаций обязаны их пересматривать не реже чем через каждые 5 лет. В органах государственной власти, которые наделены правами по отнесению сведений к государственной тайне, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, решающие все вопросы засекречивания и рассекречивания.

Законом РФ "О государственной тайне" предусмотрено построение целой системы органов защиты информации. Перечень должностных лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями по отношению сведений к государственной тайне, составляет Правительство РФ и утверждает Президент РФ. Непосредственную работу по защите государственной тайны на подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях осуществляют органы государственной власти и местного самоуправления. Руководит работой по рассекречиванию документов в стране специальный межведомственный орган - Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, утверждаемая Президентом РФ по представлению Правительства РФ. Кроме того, межведомственный контроль за обеспечением защиты государственной тайны в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях осуществляют органы федеральной исполнительной власти (Федеральная служба безопасности РФ, Министерство обороны Российской Федерации, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации, Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации и их органы на местах).

Какое же место в этой системе играют органы управления архивным делом? Согласно ст. 14 закона "О государственной тайне" предусматривается, что министерства, ведомства, организации могут делегировать свои полномочия по рассекречиванию сведений, содержащих государственную тайну, государственным архивам, источниками комплектования которых они являются. В таком случае руководители этих архивов получают право рассекречивать материалы закрытых фондов. Росархив регулярно составляет и доводит до сведения Межведомственной комиссии по защите государственной тайны предложения к планам работы МВК по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР. При этом учитываются как пожелания архивов, так и потребности пользователей, в первую очередь академических институтов. Обращается Росархив в МВК и другие органы, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, с предложениями о рассекречивании конкретных комплексов документов, инициированными пользователями. Например, в связи с реализацией публикаторских проектов.

Все секретные сведения в перечнях разделяются на три группы по степени ущерба, который может быть нанесен при их разглашении. Сведения "особой важности" могут нанести ущерб интересам страны, сведения "совершенно секретные" - ущерб интересам министерства и ведомства, сведения секретные - интересам предприятия, учреждения и организации. На засекреченные в соответствии с перечнем документы наносятся специальные реквизиты - сведения о степени секретности со ссылкой на соответствующую статью перечня (о сроках засекречивания, органе, который установил гриф секретности и др.). Эти реквизиты и называются грифом секретности.

Таким образом, наиболее значительная часть работы по засекречиванию документов, содержащих государственную тайну, приходится на сотрудников архивов организаций, в собственности которых находятся эти документы. Архивист должен в составе экспертной комиссии участвовать в разработке и переработке перечня документов организации, содержащих государственную тайну, следить за тем, чтобы перечень соответствовал закону и другим нормативным документам. В государственный архив дела, содержащие государственную тайну, поступают из ведомств и организаций уже засекреченными. В задачу архивистов государственных и муниципальных архивов входит создание режима их хранения и использования [38, с. 18-30]. Для таких дел, как правило, организуется специальное хранилище, правила доступа к которому и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться специальными актами, утвержденными руководителем учреждения или ведомства.

Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям.

Рассекречивание может осуществляться в плановом порядке (т.е. по истечении 30-летнего срока со времени создания документов), а также в инициативном порядке (по обращениям пользователей к конкретным делам или группам дел).

К настоящему времени сложилось несколько процедур рассекречивания документов, содержащих сведения, относящиеся к государственной тайне [40]:

1. Рассекречивание архивных документов в плановом порядке действующими министерствами и ведомствами-фондообразователями, а также организациями и предприятиями их системы. Такого рода рассекречивание проводится по истечении 30-летнего срока со времени создания документов. Если документы, содержащие государственную тайну, хранятся в ведомстве, архив которого является отраслевым депозитарным фондом, работа по рассекречиванию проводится ведомством самостоятельно. Документы других ведомств, переданные к этому времени на государственное хранение, рассекречиваются совместно с государственным архивом, хранящим их фонд. В ведомствах документы рассматриваются экспертными комиссиями. Государственный архив должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных в ведомствах, подлинники документов, копии, заменяющие их, а также перечни документов, описей, обзоры и другие необходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться и по инициативе государственного архива, хранящего фонд данного ведомства. Ведь обязанностью государственных архивов является контроль за сроками хранения секретных документов и информирование руководителей ведомств и организаций о наличие на государственном хранении документов со сроками секретности свыше 30 лет.

2. Рассекречивание архивных документов ликвидированных ведомств, организаций, предприятий осуществляется в плановом порядке экспертными комиссиями органов управления, организаций, которые являются правопреемниками ликвидированных ведомств. Государственный архив, хранящий документы ликвидированных ведомств, также осуществляет контроль за сроками их секретности и оказывает содействие экспертным комиссиям организаций-правопреемников.

3. Рассекречивание архивных документов ведомств, организаций, предприятий, ликвидированных без правопреемника, осуществляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и ее структурными подразделениями. Процедура рассекречивания в каждом конкретном случае устанавливается МВК. Государственные архивы, в которые поступили на хранение фонды учреждений, ликвидированных без правопреемников, создают специальные экспертные группы, которые изучают документы и предоставляют заключения в Межведомственную комиссию.

4. Рассекречивание документов ведомств, организаций, предприятий, делегировавших свои полномочия по рассекречиванию государственным архивам, осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива, в котором хранится фонд предприятия. Комиссия работает как в плановом порядке, так и по запросам организаций и граждан. О результатах работы комиссия извещает ведомства, материалы которых были рассекречены. На основании решения комиссии оформляется акт о рассекречивании архивных документов.

5. Рассекречивание архивных документов по запросам пользователей в инициативном порядке осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива. Если в государственный архив поступил запрос от организации или частного лица о рассекречивании документов, которые архив не уполномочен рассекречивать, он в месячный срок с момента поступления запроса должен направить его в соответствующее ведомство (ст. 15 закона "О государственной тайне") или, если фондообразователь ликвидирован без правопреемника, в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны.

Комиссия по рассекречиванию и экспертные группы в государственных архивах, экспертные комиссии в архивах организаций, выявляют документы поединично (по описям) или подокументно (путем полистного просмотра). Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом.

Документы для рассмотрения Межведомственной комиссии готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет межведомственной комиссии принять решение. Перечни оцениваются экспертами, выделяемых руководителями федеральных органов исполнительной власти для изучения "грифованных" документов. В необходимых случаях эксперты могут требовать копии документов.

Государственные и муниципальные архивы обязаны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публиковались в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы, в журнале "Исторический архив" и приложении к нему "Архивы Кремля и Старой площади", а также сборнике "Открытый архив". С 1998 г. издается "Бюллетень рассекреченных документов федеральных государственных архивов" (выпуски 1, 2, 3 и 6 за 1998, 1999, 2000 и 2005 гг.) размещены на сайте Федеральных архивов "Архивы России" (www.rusarchives.ru)). В архивах создаются обзоры, указатели и перечни рассекреченных документов.

В случае допуска исследователя к документам, содержащим гриф секретности, архив должен предупредить его об ответственности за сохранение государственной тайны и потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными документами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами содержащим гриф "совершенно секретно".

Ограничение доступа распространяется и на документы, содержащие так называемую конфиденциальную информацию:

Прежде всего речь идет о персональных данных. В соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени.

Понятие "персональные данные" включает в себя разнообразные сведения биографического характера.

"Закон о персональных данных" 2006 г. (ст. 1) не распространяется на использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Доступ к персональным данным, содержащихся в архивных документах, регулируется законом "Об архивном деле в РФ" (2004 г.). Однако в законе "О персональных данных" заложены основные принципы обработки персональных данных, которые нашли свое применение и в архивном деле:

ответственность оператора (оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных (сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение). В случае с архивными документами оператором является архив и пользователь за соблюдение прав субъекта персональных данных при их обработке;

обязанность оператора возместить ущерб субъекту персональных данных (физическому лицу, которое можно идентифицировать с помощью персональных данных), если ущерб возник в результате неправомочной обработки данных;

право субъекта персональных данных или его представителя на доступ к собственным персональным данным;

необходимость для пользователя получения письменного разрешения субъекта персональных данных (или его наследников) на доступ к ним.

Различие состоит в том, что закон "О персональных данных" не устанавливает единый конкретный срок, после которого ограничения на доступ снимаются, в то время как в архивном законодательстве этот срок определен. В соответствии с законом РФ "Об архивном деле" (ст. 25, п. 3), ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Срок ограничения в доступе может быть сокращен с письменного разрешения гражданина, сведения о котором запрашиваются пользователем, или его наследников.

***

Но здесь возникает проблема. Если ограничить доступ ко всем биографическим сведениям, которые могут быть отнесены к персональным данным, придется наложить гриф секретности почти на все документы, созданные после 1930 г. Круг засекреченных документов может быть чрезвычайно широк. А срок засекречивания приближается к средней продолжительности человеческой жизни - 75 годам.

Однако не все биографические данные согласно закону могут быть отнесены к персональным. Персональные данные должны обязательно идентифицировать или определять конкретное лицо, т.е., если сведения о чьей-либо частной жизни не сопровождаются указанием на фамилию, имя, отчество, место рождения, уникальный идентификационный номер и другие данные, по которым можно прямо или косвенно установить конкретного человека, то такие данные не относятся к персональным.

Если же речь идет о биографическом исследовании, генеалогических изысканиях, работе над биобиблиографическими словарями и энциклопедиями изданиями, когда обезличивание данных лишает их использование смысла, можно предоставить пользователю информацию в виде архивной справки, архивной выписки, ответов на перечень вопросов, подготовленных пользователем.

Ограничения, накладываемые фондообразователями - физическими лицами, как правило, связаны с тайной личной жизни и авторским правом. Ограничения, накладываемые фондообразователями - юридическими лицами, помимо авторского права могут быть связаны с коммерческой тайной, интеллектуальной собственностью:

Ст. 727 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что коммерческую тайну не должно также разглашать юридическое или физическое лицо, которой оно стало известно благодаря договору подряда с обладателем информации. Это положение может быть распространено на архив, заключивший договор об обработке документов, о депозитарном хранении с фондообразователем. Однако при этом следует помнить, что фирма, организация обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Закон РФ "О коммерческой тайне" - 2004 г. довольно обобщенно характеризует информацию, которая может быть отнесена к коммерческой тайне, но зато довольно точно перечисляет категории информации, к которым неправомерно ограничивать доступ (ст. 5.). Эти же категории информации перечислены в Постановлении Правительства РФ РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (в редакции Постановления Правительства РФ от 3.10. 2002. N 731).
_____
Примечание изготовителя базы данных: В часть вторую Гражданского Кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 12.03.2014 N 35-ФЗ "О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". В соответствии с данными изменениями статья 727 Гражданского кодекса РФ звучит в следующей редакции:
"Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по договору подряда получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, в отношении которых их обладателем установлен режим коммерческой тайны, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны".
_____

Эти правила призваны защитить интересы вкладчиков, акционеров, предотвратить экономические преступления.

Закон не устанавливает единого срока конфиденциальности для документов, содержащих коммерческую тайну. Однако оговаривает, что исключительное право на секрет производства действует до тех пор, пока сохраняется конфиденциальность сведений, составляющих его содержание. С целью сохранения режима коммерческой тайны организация должна:

нанести на документы, содержащие коммерческую информацию, гриф "Коммерческая тайна" с указанием полного названия организации и ее местонахождения;

закрепить порядок обращения с конфиденциальной информацией;

вести учет лиц, получивших доступ к информации;

внести пункты о неразглашении коммерческой тайны в договоры с контрагентами и работниками.

Документы, содержащие коммерческую тайну, закрываются для использования собственником документов (фондообразователем) в случае передачи фонда на хранение в государственный, муниципальный архив. Категории материалов, на которые распространяются ограничения, срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем о приеме документов на хранение. C другой стороны, если собственник документов (фондообразователь) не оговорил ограничения доступа к документам в договоре, или информация документов ограниченного доступа законом отнесена к категории сведений, которые не могут содержать коммерческую тайну, архив вправе предоставить их пользователям на условиях открытого доступа.

Возникает вопрос, несет ли ответственность архив за предоставление пользователю документов, содержащих тайну, связанную с профессиональной деятельностью (врачебную, адвокатскую, нотариальную и др.) или тайну следствия и судопроизводства?:

_____
Примечание изготовителя базы данных: Статья 139 Гражданского Кодекса РФ Ч. 1. от 30.11.1994 г. N 51-ФЗ утратила силу с 1 января 2008 года в соответствии с Федеральным законом от 18.12.2006 N 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации"
_____

Законом предусмотрена ответственность должностных лиц, в профессиональной деятельности которых образуются документы (нотариусов, адвокатов, врачей, прокуроров, следователя или лица, производящего дознание) и лиц, связанных с ними договорными отношениями, деловыми связями. Гражданское законодательство предусматривает судебную защиту гражданских прав, в том числе права на защиту конфиденциальной информации. Основными принципами защиты прав являются возмещение убытков, а также морального вреда, явившегося следствием разглашения конфиденциальной информации. Например, "Кодекс об административных правонарушениях РФ" (ст. 13, 14) устанавливает ответственность за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей. Это положение закона можно распространить и на архивистов. Архив в соответствии с законом "Об архивном деле в Российской Федерации" ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны (ст. 25, п. 2).

Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:

документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку "ДСП" ("для служебного пользования");

документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф "Коммерческая тайна";

документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности [38].

В законе "Об архивном деле в РФ" 2004 г. (ст. 25, п. 2) закреплено положение о том, что доступ к документам может быть ограничен архивом с целью сохранения уникальных, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

За дополнительные услуги (исполнение генеалогических запросов, копирование документов) архив вправе устанавливать плату. Однако согласно закону архив не вправе требовать плату за предоставление исследователю архивных справок и копий документов, связанных с социальной защитой (закон "Об архивном деле в РФ", ст. 26, п. 2); а также за предоставление информации, связанной с их деятельностью, органам государственной власти и местного самоуправления (там же, ст. 26, п. 7).

В том случае, если документы хранятся в архиве государственного учреждения, ведомства, органа самоуправления, муниципального учреждения, предприятия, организации, а также в отделе рукописей библиотеки, музея или архиве системы учреждений Российской академии наук, порядок доступа к ним определяется учреждением самостоятельно на основе российского законодательства, но с обязательным учетом правил, разработанных Росархивом для государственных и муниципальных архивов (ст. 26. п. 5 закона "Об архивном деле в РФ").

Правила доступа к документам архивов организаций иных форм собственности, кроме государственной или муниципальной, а также к личным архивам определяются собственником или владельцем документов. Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствии с условиями, существующими в государственных архивах.

Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами, в частности с рекомендациями Комитета министров Совета Европы: "Рекомендации по европейской политике в отношении доступа к архивам" от 13.07.2000 г. (N R (2000) 13) и "Рекомендации о доступе к официальным документам" от 21.02.2002 г. (N R (2002) 2).

Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд на нанесенный ему моральный ущерб как на архив, выдавший документы, так и на исследователя, предавшего их гласности.

В этическом кодексе архивистов, принятом на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в сентябре 1996 г. говорится:

"Архивисты должны уважать тайну личной жизни тех лиц, которые создали документы или упоминаются в них, особенно если лицо не может заявить о своих правах. Архивисты не должны обнародовать или использовать информацию, полученную в процессе работы над фондами, доступ к которым ограничен".

В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован пользователем в суде. Кроме того, пользователь может обратиться с жалобой в вышестоящие инстанции и контрольные органы - Федеральное архивное агентство (Росархив), которое обязано осуществлять прием граждан, обеспечивать своевременное и полное рассмотрение их устных и письменных обращений, а также Федеральную службу по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия, которая контролирует соблюдение законодательства в сфере архивного дела. (Указ Президента РФ от 12.05.2008 N 724).

Если в учреждении образуется большой объем документов, подлежащих засекречиванию, для работы с ними создается специальный режимный отдел. Работа по ограничению доступа и рассекречиванию документов координируется службой документационного обеспечения управления, архива под контролем режимного отдела организации [59, с. 62, 63].