АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Информационное обеспечение сложно и многозвенно. Оно вклю­чает в себя разные виды информационных данных и алгоритмов их преобразования.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемое решения. Особое место в информационном обеспечении занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные примеры и методы его организации. Она формируется и готовится к активному использованию в определенных, специализированных организациях или в конкретных подразделениях аппарата управления управляемого объекта. Распространенность потребности определяет степень возможной централизации информационной работы.

Процесс преобразования информации включает несколько этапов:

· описание состояния объекта, т.е. фактическая фотография;

· моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т.е. формирование частных статистических моделей;

· отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т.е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве (при этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное - ее частичную или полную перестройку).

Порядок формирования информации определяет подход к ана­лизу ее состава. Метод организации информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности преобразования информации, методику ее запро­сов и получения.

Для анализа и технико-экономического обоснования информа­ционного обеспечения принципиальное значение имеет выбор ме­тодов и показателей, характеризующих его состояние. Оценка информационного обеспечения проводится с позиции наиболее полного удовлетворения потребности управляющей системы и уп­равляемого объекта в информации, позволяющей разработать, принять и организовать выполнение оптимальных решений.

Таким образом, системный анализ предполагает рассмотрение информационного обеспечения во-первых, как одного из элементов системы управления, развитие которого связано и определяется динамикой других элементов системы, во-вторых, с позиций его основных частей, каждая из которых относительно самостоятель­на и имеет свои закономерности развития, в третьих, как дина­мичную систему, которая, сохраняя относительную стабильность, находится в непрерывном изменении, причем скорость изменения отдельных составляющих элементов различная; в-четвертых, как диалектическое единство количественных изменений и качествен­ных скачков

НАПРАВЛЕНИЯ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Анализ системы информационного обеспечения подразделяется на: семантический (смысловой), прагматический (потребительский), экономический (с позиций затрат, связанных с построением ин­формационных массивов), синтаксический (структурный), технический (с позиции выбора материальных носителей информации); динамический (т. е в плане циркулирования — движения ин- формационных потоков).

Полный анализ информационного обеспечения распадается на ряд целевых, перечисленных выше, каждый из которых имеет самостоятельное значение и может проводиться изолированно.

Характеристика семантического (смыслового) аспекта инфор­мационного обеспечения предполагает оценку полноты информа­ции, объективности, достоверности, точности и надежности, про­грессивности, т. е. степени отражения последних достижений науч­но-технического прогресса и передового опыта, соответствия, вза­имной увязки и преемственности информации различного уровня и назначения; сопоставимости информации объектов одного класса

Анализ семантического аспекта информации в большей мере носит качественный логический характер. Однако часть характе­ристик может быть доведена до количественной оценки.

Все последующие направления анализа информационного обес­печения можно разделить на две части: оценка их с позиций по­требителя—прагматический анализ, по потребности, форме по­лучения, порядку передачи и с позиций создателя—экономичность самой информационной системы.

Прагматический (потребительский) аспект информационного обеспечения предполагает анализ полезности информации. Этот анализ проводится применительно к конкретному объекта и пе­риоду времени Он включает оценку информационного обеспече­ния субъекта необходимой информацией, т.е. практического ис­пользования в процессе управления; достоверности информации, т. е. обеспеченности всеми данными, необходимыми для управле­ния; частоты или интенсивности использования; полноты исполь­зования; своевременности поступления информации; приспособлен­ности для вариантной обработки; надежности и достоверности ин­формации для задач конкретного класса; удобства пользования.

Анализ экономичности построения информационного обеспече­ния предполагает оценку: комплексности информационного обес­печения; его централизации и специализации; повторяемости фикса­ции данных; уровня затрат на информационное обслуживание, включая затраты времени пользователя на поиск и обработку ин­формации; гибкости информационного обеспечения и времени на корректировку информационных массивов; периодичности обнов­ления; коммуникабельности с другими информационными систе­мами.

Самостоятельной частью анализа экономности становится оценка используемой информационно-поисковой системы (ИПС), от которой в значительной мере зависят затраты времени на поиск и получение, гибкость и целесообразность компоновки информа­ционных массивов. Особое значение ИПС имеет для пользования нормативно-справочной информацией.

Синтаксический анализ представляет собой изучение класси­фикационных связей в информационном массиве. Он включает ха­рактеристику:

· степени усреднения информации по объектам;

· степени единства отдельных информационных массивов;

· соответствия (адекватности) устойчивых массивов информации (компонентных блоков) составу и содержанию управленческих ре­шений.

Синтаксический анализ включает также исследование перио­дичности замены информации, размещения данных в информа­ционных массивах, фильтрацию информации и др.

Сложными задачами анализа информационного обеспечения являются оценка правильности подбора материальных носителей информации ч организация данных в информационных массивах (банках данных). Они определяются содержанием информации и наличной техникой ее регистрации и обработки и представляют изучение способа передачи информации

МЕТОДИКИ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Разработаны, опробованы и успешно используются на практике несколько методик анализа информационного обеспечения. Они различаются принятыми характеристиками количества информа­ции (символы, записи, графостроки, документы и д.р.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными в настоящее время можно считать:

· метод матричного моделирования процессов обработки данных, разработанный в ЦЭМИ АН СССР и опробованный на машиностроительных предприятиях;

· графоаналитический метод исследования потоков информации, разработанный в Институте проблем управления АН СССР и оп­робованный на металлургических заводах;

· описание потоков информации в виде графиков типа дерева, разработанное в Госплане СССР и использованное при расчёте некоторых разделов народнохозяйственного плана;

· метод схем информационных связей плановых расчетов, разра­ботанный на экономическом факультете МГУ и частично опробо­ванный в Госплане СССР;

· метод исследовательского анализа задач управления, разрабо­танный для выявления «коротких» потоков.

Эти методы исходят, прежде всего, из общей количественной характеристики информации. Представляется, что каждый из них имеет свою область применения;

Наиболее полное и детальное отражение и анализ потоков ин­формации могут быть получены с помощью информационных мо­делей, которые разрабатываются как матричные модели. При этом могут быть даны различные матрицы—материальные про­цессы и документооборот, документооборот и состав решений и задач на конкретном уровне управления, по определенным группам задач, по разным уровням управления и др. Наиболее жизненны­ми представляются модели в виде графов и матриц Оба эти спо­соба моделирования предполагают выделение в информационной системе самостоятельных компонентов исходных, промежуточных и конечных данных, что позволяет изучать их изолированно, а это имеет принципиальное значение для исследования потребности во внешней и внутрипроизводственной информации

Матричные модели потоков циркулирующей информации, раз­работанные в ЦЭМИ, могут быть построены в различных вариан­тах, но в качестве базовых выступают матрицы размерностью «документ на документ», «показатель на показатель». При этом до­кументы могут рассматриваться, как единые блоки, а анализ их состава может использоваться для выявления повторяемости по­казателей

В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационных связей. Они приемлемы и для изучения основных характеристик информационного обеспечения управленческого аппарата.

Графоаналитический метод исследования информационных по­токов основан на представлении их в виде информационного гра­фа и анализа матрицы смежности Графы могут быть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, про­межуточные, внешние данные) и на синтетическом уровне (ис­ходные и промежуточные данные, внешние и функциональ­ные результаты) На основе графоаналитических моделей можно выявить число разновидностей исходной, промежуточ­ной и результативной информации, используемой и получаемой в процессе решения задачи, частоту использования различных информационных данных, действительное использование каждого показателя в работе.

Эти методики анализа информационного обеспечения в сово­купности позволяют рассматривать все стороны семантического аспекта анализа

Анализ содержания информационного обеспечения включает изучение состава используемых в управлении показателей, алго­ритмов их расчета и взаимосвязей, состава и архитектоники доку­ментов, процесса получения необходимой информации ее движения. Эта сторона анализа тесно связана с содержанием и ор­ганизацией статистического, оперативного и бухгалтерского уче­та в народном хозяйстве и его звеньях Причем семантический анализ информационного обеспечения на любом уровне выходит не общегосударственную систему статистики и бухгалтерского учета.

Количественное выражение результатов такого опроса мо­жет быть в некоторой мере представлено в виде отношения коли­чества недостающих и избыточных сведений к общему информа­ционному массиву Более точно полнота информации может быть охарактеризована, если за основу анализа принять информацион­ную обеспеченность различных групп управленческих решений. При этом устанавливают нормативный состав и количество све­дении которые необходимы для принятия различных видов ре­шений (стандартная модель решения), а сопоставление их с фактическим наличием информации свидетельствует о ее полноте.

Некоторые представления о полноте информации в организа­циях можно получить путем выявления неудовлетворительных за­просов информационно поисковых систем и тех сведений, которыми никто длительное время не пользовался.

Анализ состава и содержательной стороны информации дополняется оценкой её полезности, т.е. прагматическим аспектом. Это требует сопоставления состава имеющейся информации с потребностями в ней системы управления.

Прагматический анализ включает оценку необходимости и ин­тенсивности использования поступившей информации для обосно­вания решений и выполнения управленческих процедур. С этой целью могут быть применены коэффициенты абсолютного и эф­фективного использования информации.

Такой анализ позволяет искать причины неиспользования от­дельных сведений и пути совершенствования на этой основе ин­формационного обеспечения.

Для прагматического анализа одним из наиболее действенных методов является изучения мнения тех, кто использует информацию.

Для теоретического анализа информационных потребностей их можно разделить на четыре категории:

1) фактически удовлетворяемые информационные потребности, выражающиеся определенным составом, периодичностью и каче­ством сведений, поступающих к руководителю. Этот вид потреб­ностей корреспондирует с наличной информационной системой;

2) реальные потребности

3) нормализованные потребности—информация, необходимая для выполнения работ в условиях, предусмотренных действующи­ми нормативными документами, т. е. при среднепрогрессивном уровне организации труда, его технической оснащенности и т. д.;

4) действительные (абсолютные) потребности, отражающие всю потребность в информации при наиболее полном и квалифициро­ванном (оптимальном) решении задач, в наибольшей мере соот­ветствующих конкретному уровню и функции управления, при ус­ловии использования прогрессивной организационной и вычисли­тельной техники, наиболее рациональной организации труда и др.

При детальном анализе определение и соизмерение потребно­стей разного вида проводятся по отдельным блокам и разновид­ностям информации.

ОСОБЕННОСТИ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Потоки характеризуются количеством информации, находящей­ся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:

1) поточно, по мере возникновения;

2) с регулярной периодичностью, когда информация накапливает­ся, после чего обрабатывается и перемещается через заранее ус­тановленные интервалы времени;

3) нерегулярно по мере возник­новения отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

При анализе информационных потоков необходимо рассмот­реть движение информации по иерархическим уровням системы управления и в рамках одного уровня (горизонтальное). Анализ движения по иерархическим уровням выявляет преемственность информации, ее уплотнение, усреднение и выход.

Анализ степени преемственности информации позволяет опре­делить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбрать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т. е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.

Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усредненным, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним показателем (обоснование признаков одного реквизита).

Анализ выхода информации в большей мере характеризует ее полезность. В этом случае рассматриваются выход информации в вышестоящую организацию (отчетно-результативная информация) и 'выход информации в виде параметров и показателей воздейст­вия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.

Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов носителей информации является сетевой анализ, где в качестве событий рас­сматривается принятие конкретных решений, а пути представля­ют собой потоки информации. В ходе анализа отыскиваются наи­более короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. Такой графический анализ дает наиболее полное представление о рациональности информации.

Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей: а) прямоточность движения информации, б) ритмичность, в) специализация потоков информации, г) плотность (интенсивность) информационных по­токов, д) параллельность движения информационных потоков, их

Прямоточность движения документов достаточно четко харак­теризует правильность их циркулирования, выявляет неоправдан­ное возвратное движение носителей информации.

Ритмичность информационных потоков, т. е. четкое продвиже­ние в соответствии с графиком, позволяет выявить своевремен­ность подготовки и передачи необходимых сведений потребителям. Особое значение имеет изучение специализации отдельных ин­формационных потоков. Специализация происходит в несколь­ких разрезах: поток информации, для учета и отчетности, для выдачи вышестоящей организации, для разработки мер воздейст­вия; поток информации по решениям отдельных видов (функцио­нальные) и уровней (объекты).

Для повышения оперативности и ускорения оборачиваемо­сти информационных данных нужно проанализировать степень па­раллельности потоков, поступающих в различные органы управ­ления. Повышение степени параллельности означает одновременно - углубление специализации информационных потоков.

Эталоном оценки движения информационных потоков является их соответствие связям в управляемом объекте и управляющей системе, возникающим в материальных процессах, в процессах раз­деления труда в управлении и при выборе форм взаимосвязи уп­равляющей системы с управляемым объектом.

Наиболее полно анализ информационного обеспечения может быть проведен при построении и анализе блок-схемы носителей ин­формации в виде сетевого графика.

При обосновании информационных потоков необходимо учесть:

· взаимосвязь и преемственность информации в технологичес­ких процедурах одной функциональной подсистемы и между са­мостоятельными функциональными подразделениями;

· иерархическую направленность движения информации.

Для этой цели успешно используются информационные моде­ли объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает воз­можность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления к построению инфор­мационной модели управления в целом для предприятия.

При помощи этих моделей становится возможно:

· выявлять специализацию информационных потоков для соот­ветствующих функциональных подразделений управления;

· определять маршрутизацию информационных потоков с указа­нием и устранением «узких мест» их движения.

Необходимо учитывать, что затраты по организации блоков информации достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процес­са управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного об­служивания. К ним относятся затраты:

· на формирование информации, необходимой определенным группам объектов, которые включают стоимость организации за­просов, трудоемкость их удовлетворения, расходы по коммуника­циям;

· на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных (отрасль, регион и др.).

Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объектный, групповой или общий. В последнее время сделан су­щественный шаг в сторону стандартизации документов, что пре­вратило затраты по совершенствованию документов в одноразо­вые применительно к целым отраслям.

Затраты на организацию банков данных, как правило, связа­ны с отдельными объектами и зависят от цели, задачи, круга при­нимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направ­лении в последние годы появилась тенденция к унификации. Так, сделана попытка разработки стандартов поведения, т. е. типовых. информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального ме­тода проектирования информационного обеспечения: компоновка;

Таким образом, результаты анализа информационного обеспе­чения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава ра­бот по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев—по совершенствованию организационных структур уп­равления. В то же время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управ­ленческих решений разного типа, т. е. с содержанием работ по управлению.