Информационное обеспечение процесса разработки решений.

Информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Поэтому сначала рассмотрим данное понятие.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы.

Коммуникация это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если допустить небрежность, смысл может быть утрачен. Руководитель тратит на коммуникации 50—90% всего времени. Он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

Рисунок 1. Элементы процесса коммуникации

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; 2) сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов; 3) канал — средство передачи информации; 4) получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал

для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Выделяют следующие взаимосвязанные этапы: а) зарождение идеи; б) кодирование и выбор канала; в) передача; г) декодирование.

9.2 Классификация информации:

• по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

• по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

• по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;

• по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

• по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

•по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

• по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

• по стадии жизненного цикла товара — НИОКР, стратегический маркетинг, организационно-технологическая подготовка производства и другим стадиям до списания и утилизации товара;

• по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Основные требования к качеству информации:

•своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

•достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т. д.);

• адресность;

• правовая корректность информации;

• возможность многократного использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность информации.

Организация массива информации.

Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления для выработки управляющего воздействия. Цель создания массива информации — повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

• оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

• предохранение информации от искажения;

• защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков информации.

Под потокам информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Организация переработки информации. Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).

Новые информационные технологии включают:

• новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

• новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

• технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

• новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т. п.).

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

9.3 Функции новых информационных технологий:

1. Общая обработка документов, их верификация и оформление;

2. Локальное хранение документов;

3. Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом;

4. Поддержка способов общения в привычной обстановке рабочего места;

5. Электронная почта;

6. Персональная обработка данных;

7. Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

8. Объединение электронной и вербальной коммуникации;

9. Обмен информацией между базами данных;

10. Ввод данных или форм;

11. Ведение персональных баз данных

12. Генерация отчетов по обработке данных;

13. Управление ресурсами;

14. Контроль исполнения;

15. Управление личным временем;

16. Контроль автоматической корреспонденции;

17. Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих;

18. Передача данных;

19. Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

20. Обеспечение стилистического качества документов;

21. Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений;

22. Автоматизированное обучение;

23. Служба консультаций;

24. Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

25. Обмен локальной и персонализированной информацией;

26. Служба видеотекста;

27. Обмен и интеграция программных средств;

28. Перенос документов с одного носителя на другой;

29. Полиграфическое оформление документа;

30. Телефонные и телевизионные совещания;

31. Групповой контакт через терминалы.

На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:

• задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

• исполнителей задач;

• информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;

•режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;

• объемы информации, поступающей органам управления в соответствии с составом решаемых задач;

• порядок и формы представления информации, необходимой для управления;

• время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;

• задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.