Которые стараются сделать поменьше. 3 страница

19.6.1. Основные понятия

В последние годы в практике материально-технического обеспечения проектов стали использоваться новые методы и технологии, базирующиеся на концепции логистики.

Понятие логистики многогранно. В самом общем виде она определяется как наука управления (планирования, организации, контроля) движением материальных и связанных с ними информационных и финансовых потоков от первичного источника до конечного потребителя.

Логистика в сфере материально-технического обеспечения понимается как наука о:

» рациональной организации производства и распределения, которая комплексно изучает снабжение, сбыт и распределение средств производства;

» совокупности различных видов деятельности в целях получения необходимого количества продукции в установленное время и заранее установленном месте, в котором сложилась потребность в этой продукции;

» взаимодействии всех элементов производственно-транспортных систем — от производства до потребления;

» управлении процессом физического распределения продукции в пространстве и времени;

» взаимосвязях и взаимодействии снабжения со сбытом и транспортом;

» интеграции производственного и перевозочного процессов, включая все транспортные, погрузочно-разгрузочные и другие операции, затребованные клиентурой, и их необходимым информационным обеспечением;

» планировании, управлении и контроле поступающего на предприятие, обрабатываемого там и покидающего это предприятие материального потока и соответствующего ему информационного потока;

» планировании, управлении и контроле материальных, информационных, людских и энергетических потоков;

» физическом распределении материальных ресурсов, техническом, технологическом, организационном и информационном обеспечении данного процесса.

Целью логистики является удовлетворение потребностей потребителей на основе оптимального управления материальными потоками, для чего в логистике организуются информационные потоки.

Материальный поток — продукция, рассматриваемая в процессе приложения к ней различных логистических операций (транспортировка, складирование и т. п.) и отнесенная к временному интервалу.

Наиболее часто встречающимися логистическими операциями с материальными потоками являются складирование, транспортировка, комплектация, погрузка, разгрузка транспортных средств и т. д. К логистическим операциям с информационными потоками, соответствующими материальным потокам, могут быть отнесены также сбор, хранение и обработка данных.

Таким образом, материальные потоки образуются в результате транспортировки, складирования, выполнения операций с сырьем, полуфабрикатами, готовыми изделиями, начиная от первичного источника вплоть до конечного потребителя.

Классификация материальных потоков приведена в таблице 19.6.1.

Таблица 19.6.1

Виды материальных потоков

Пример схемы материального потока на торговой оптовой базе приведен на рис. 19.6.1.

Рис. 19.6.1. Пример материального потока

Информационный поток — совокупность циркулирующих в логистической системе, а также между логистической системой и внешней средой, сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Информационный поток соответствует потоку материальному и может существовать в виде, например, бумажного или электронного документа. Информационные потоки характеризуются источником возникновения, направлением движения потока, скоростью передачи и приема, интенсивностью.

Основная цель логистической системы — доставка ресурсов в нужном количестве и ассортименте и в максимально возможной степени готовых к потреблению в нужное место при заданном уровне логистических издержек.

Логистические издержки — затраты на выполнение логистических операций (складирование, транспортировка, сбор, хранение и передача данных о заказах, запасах, поставках и т. п.).

Среди функций логистики можно выделить производственные, связанные с непосредственным выполнением производственных процессов, и управленческие, связанные со сбором информации и принятием решений по материально-техническому обеспечению проекта.

Производственные функции в своей совокупности характеризуют особенности того или иного производства и обслуживающих его материальных систем (транспортной, складской, торговой и т. д.), а также — что особенно важно — нужды потребителя. К основным производственным функциям логистики относятся снабжение (закупки), производство и сбыт (изучение спроса, транспортировка, сбыт готовой продукции, торговля, распределение, услуги заказчикам, страхование, кредитование и платежные функции и т. п.).

Наиболее общие управленческие функции — исследование, анализ, прогнозирование, принятие решений, планирование, организация, контроль, учет рассмотренных производственных функций — снабжения, производства и сбыта — в частности, и материального потока в целом. Функции управления логистикой реализуются в тесном взаимодействии с функциями маркетинга по проекту(управление номенклатурой продукции, прогнозирование емкости рынка и доли рынка фирмы, формирование ценовой политики и др.), а также со всеми подсистемами управления проектом.

19.6.2. Концепция логистики в управлении проектами

Материальные ресурсы — один из важнейших управляемых аспектов проекта и, соответственно, система управления ресурсами выступает в ряду подсистем управления проектами в качестве основной. По сути, логистический подход к обеспечению оптимальности материальных потоков полностью соответствует системному подходу в управлении проектами в области ресурсного обеспечения. Проект, как система функционирует в пределах жизненного цикла, имеет:

» «вход», в качестве которого выступают все ресурсы проекта, включая и рассматриваемые в настоящей главе материально-технические и трудовые, а также финансовые и временные ресурсы, команду проекта, информацию, знания, технологии и разнообразные ограничения по входным параметрам;

» комплекс взаимосвязанных процессов обработки этих ресурсов с учетом ограничений и критериальных показателей с целью обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями;

» «выход», являющийся собственно результатом проекта.

В рамках управления проектом функционируют материальные потоки ресурсов и сопровождающие потоки информации, которые отражают эффективность процессов управления проектом или сигнализируют о нарушениях в запланированном ходе работ.

Таким образом, логистика, имея целью повышение эффективности функционирования системы управления проектом, является его неотъемлемой частью и занимается управлением потоками материальных ресурсов.

Важнейшими общими задачами логистики в управлении проектами являются:

» создание интегрированной системы управления материальными потоками на основе информационных потоков;

» разработка методов управления движением ресурсов и контроля материальных потоков;

» определение стратегии и технологии физического распределения ресурсов по работам проекта;

» стандартизация полуфабрикатов и упаковки;

» прогнозирование объемов поставок, перевозок и складирования;

» выявление дисбаланса между потребностями и возможностями закупки и поставок;

» оптимизация технической и технологической структур транспортно-складских комплексов.

Примеры частных задач логистики в управлении проектами:

» создание минимальных запасов;

» сокращение времени хранения продукции в запасах;

» сокращение времени перевозки продукции и т. д.

В подсистемах управления проектом с позиций логистического подхода и с учетом интересов каждого участника взаимоувязываются такие вопросы, как:

» разработка общей концепции распределения ресурсов;

» выбор формы снабжения;

» размещение складского хозяйства;

» выбор вида транспорта и типа транспортных средств;

» организация транспортировки ресурсов и продукции;

» выбор рациональных направлений перевозок;

» выбор пунктов поставок;

» выбор рационального радиуса складского обслуживания;

» дислокация складских систем (центральных, региональных, перегрузочных) и т. п.

Выбор конкретной формы организации управления материальными ресурсами зависит от специфики проекта.

Логистическая подсистема управления проектами ориентирована на материальные (ресурсные) потоки, то есть по сути является подсистемой управления ресурсами. Структура логистической системы в рамках управления проектом приведена на рис. 19.6.2.

Рис. 19.6.2. Структура логистической системы проекта

Вопросы управления закупками, поставками, запасами рассмотрены в предыдущих разделах данной главы. В текущем разделе основное внимание будет уделено требованиям к логистическим элементам системы управления ресурсами в рамках управления проектами.

Требования к закупкам

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов. Для эффективного функционирования логистики закупок нужно знать, какие именно ресурсы, материалы необходимы для реализации проекта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех участников проекта, и решить следующие задачи:

» анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

» определение метода закупок;

» согласованность цены и заключение договора;

» установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок;

» организация размещения ресурсов на складах.

Эффективное планирование и информационное логистическое обслуживание позволяют снять противоречие между необходимостью бесперебойного снабжения реализации проекта и минимизацией складских запасов.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими менеджерами команды проекта, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию реализации проекта.

После того как определены объем потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структура материально-технического снабжения, менеджер по закупкам выбирает способ закупок и организует поставки.

Требования к поставщикам

Имеются два основных критерия выбора поставщика:

» стоимость приобретения продукции или услуг;

» качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа и репутации команды проекта, социальную значимость сферы деятельности по проекту, перспективы роста и развития команды и т. п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Последнее подразумевает гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико (например, более 60). К ним относятся:

» удаленность поставщика от потребителя;

» сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

» наличие у поставщика резервных мощностей;

» организация управления качеством продукции у поставщика;

» психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

» риск забастовок у поставщика;

» способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

» кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр.

Требования к доставке ресурсов

Очевидно, что решающая часть этой системы — транспортное обеспечение поставок ресурсов. Основные параметры системы: место концентрации грузов, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя автотранспортная или железнодорожная компания.

Транспортировка является важным элементом логистической цепочки «закупки—поставки—транспорт—распределение ресурсов». Новый подход к транспорту как к составной части более крупной системы, т. е. логистической цепи, привел к необходимости рассматривать его в разных аспектах. С точки зрения изучения эффективности работы отдельных видов транспорта, интерес представляют перевозки грузов между пунктами отправления и назначения на каждом из них (например, от одной железнодорожной станции до другой, из порта в порт или с терминала на терминал). Однако с позиции организации перевозок целесообразно анализировать весь процесс перевозки от грузоотправителя до грузополучателя (по системе «от двери до двери»). Если же учитывать интересы проекта, то здесь необходимо принимать в расчет не только перевозку на магистральных видах транспорта, но и обработку, хранение, упаковку и распаковку, подачу материалов на работы проекта и все связанные с этим процессы информации, сопровождающие материальный поток. Такой подход способствует оптимальному выбору транспортных услуг, ибо качество перевозок, как правило, в большей мере отражается на общих расходах, чем себестоимость перевозок.

Требования к системе запасов ресурсов

Говоря о подсистеме логистики, занимающейся запасами материальных ресурсов, необходимо увязать понятие запасов с предметом науки логистики, т. е. с движением материального потока, в рамках которого эти запасы создаются. Независимо от того, являются ли материальные потоки по отношению к проекту внешними или внутренними, при фиксации места их нахождения мы сталкиваемся с понятием запасов. Можно сказать, что запас — это форма существования материального потока.

Фиксация места нахождения запаса не ограничивает второго параметра движения — времени. Особенность логистики — изучение запаса как постоянно меняющегося во времени объекта. Актуален и вопрос трансформации запасов из одного вида в другой, связанной с изменением их пространственного положения.

Таким образом, классификация запасов необходима для решения по крайней мере двух задач:

1) конкретизации объекта изучения в рамках заданного материального потока;

2) управления запасами в рамках заданной логистической системы.

Критериями классификации могут стать два параметра, определяющих понятие движения. Это — пространство и время. Параметр количества запаса неотделим от параметра времени. Параметр качества запаса связан с конкретной потребностью и не приводит к выделению видов запасов.

Запасы сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции представляют собой материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления. Логистическая система управления запасами проектируется с целью непрерывного обеспечения работ проекта каким-либо видом материального ресурса. Реализация этой цели достигается решением следующих задач:

» учет текущего уровня запаса на складах различных уровней;

» определение размера гарантийного (страхового) запаса;

» расчет размера заказа;

» определение интервала времени между заказами.

Для ситуации, когда отсутствуют отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

» система управления запасами с фиксированным размером заказа;

» система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.

В таблице 19.6.3 приведено сравнение основных систем управления запасами в логистических системах.

Таблица 19.6.3

Сравнение основных методов управления запасами

Требования к складам для хранения ресурсов

Хранение запасов при традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Склады рассматриваются не изолированно, а как интегрированная составная часть логистической цепи. Основные требования к складам включают:

» обеспечение качественного хранения ресурсов и доставку их по месту назначения в срок;

» минимизацию издержек хранения.

Основные статьи издержек по содержанию складов можно сгруппировать следующим образом:

1.Содержание складских помещений:

а)амортизация складских зданий;

б)амортизация складского оборудования;

в)затраты на профилактический ремонт;

г)расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д)страхование зданий и земельный налог;

е)арендная плата.

2.Затраты на обслуживающий персонал:

а)заработная плата складских рабочих и служащих;

б)расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

3.Затраты на транспортные средства:

а)амортизация;

б)расходы на топливо и энергию;

в)расходы на профилактический и текущий ремонт;

г)страхование и налоги на транспортные средства.

4.Убытки от хранения запасов:

а)охрана складов и старение материалов;

б)коррозия и другие потери;

в)расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки);

г)кражи;

д)потери вследствие понижения цен;

е)страхование запасов.

К основным статьям издержек по содержанию складов западные экономисты относят также потери процентов на капитал, которые можно было бы получить, если бы не пришлось снимать деньги с банковских счетов на финансирование строительства складских помещений и оснащение их соответствующим оборудованием. Перечисленные статьи издержек могут достигать значительных сумм. Поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах до необходимого минимума, упрощали процедуру заказа и получения предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.

В завершение следует отметить, что логистика является, по сути, таким же формализующим подходом к уже известным процессам материально-технического снабжения, как управление проектами к принципам целенаправленной деятельности. А увязывание двух таких мощных методологий, как управление проектами и логистика, может дать эмерджентный эффект новый импульс развитию обеих методологий.

РЕЗЮМЕ

Как уже было отмечено, все, чем располагает проект для своей реализации, является ресурсами в самом широком смысле слова. Поэтому управление ресурсами — центральная подсистема управления проектами.

Никакие, даже блестяще задуманные, запланированные этапы, фазы, работы по проекту не будут реализованы эффективно без четко организованной и, главное, осуществляемой системы управления ресурсами проекта.

В ряду этапов управления ресурсами эффективные закупки являются, по существу, залогом успешности управления. Подразумевается не только сам процесс закупок, но и его окружение — выбор поставщиков, целесообразное управление запасами, эффективная доставка ресурсов на работы проекта, качество ресурсов и пр.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И ЗАДАНИЯ

1. Дайте определение понятию «ресурс».

2. Перечислите виды ресурсов проекта.

3. Перечислите и опишите типы ресурсов.

4. Перечислите основные задачи управления ресурсами.

5. Чем отличаются закупки от поставок?

6. Перечислите виды контроля технологического оборудования по критерию качества.

7. Дайте определение понятию «управление запасами».

8. Перечислите наиболее часто встречающиеся виды запасов.

Задание.В рамках проекта возводится три объекта. В распоряжении руководителя проекта находится 3 комплекта оборудования для создания монолитных стен. Себестоимость использования каждого комплекта на каждом из объектов приведена в таблице. Требуется так распределить комплекты, чтобы обеспечить возведение всех объектов с минимальными затратами.

Исходные данные

ЛИТЕРАТУРА

1. Шеремет В.В.и др. Управление инвестициями.В 2 т. — М.: Высшая школа, 1998.

2. Управление проектами. Зарубежный опыт/Подред. В.Д. Шапиро. — СПб: ДваТрИ, 1993.

3. Управление проектами:Толковый англо-русский словарь-справочник / Под ред. В.Д.. Шапиро. — М.: Высшая школа, 2000.

4. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами.— СПб.: ДваТрИ, 1996.

5. Новиков О.А. Логистика. Учебное пособие.— М.: БИЗНЕС-ПРЕССА, 1999.

6. Логистика.Учебное пособие/Под ред. Б.А. Алешкина. — М.: ИНФРА-М, 1997.

7. Линдере М., Фирон X. Управление снабжением и запасами. Логистика:Пер. с англ. — СПб.: Полигон, 1999.

8. Логистика:Учебник/Под ред. Б.А.Аникина. — М.: ИНФРА-М, 2000

.
Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере.

К. Маркс

Глава 20. УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ ПРОЕКТА

20.1.Формирование и развитие команды.

20.1.1. Основные понятия.

20.1.2. Основные характеристики команды проекта.

20.1.3. Принципы формирования команды.

20.1.4. Организационные аспекты формирования команды.

20.1.5. Эффективность команды проекта.

20.1.6. Методы формирования команды проекта.

20.1.7. Примерный состав команды и требования к менеджерам проекта.

20.2.Организация эффективной деятельности команды.

20.2.1. Организация совместной деятельности команды проекта.

20.2.2. Организационная культура команды.

20.2.3. Принятие решений.

20.3.Управление персоналом команды.

20.3.1. Основные принципы управления персоналом.

20.3.2. Менеджер по персоналу в команде проекта.

20.3.3. Специфика команды проекта как человеческого ресурса.

20.3.4. Стратегия формирования команды проекта.

20.3.5. Кадровое планирование команды.

20.3.6. Привлечение, отбор и оценка персонала проекта.

20.3.7. Обучение и развитие персонала проекта.

20.4.Психологические аспекты управления персоналом.

20.4.1. Основные психологические характеристики команды проекта.

20.4.2. Мотивация и стимулирование персонала.

20.4.3. Конфликты.

Резюме

Контрольные вопросы и задания

Литература

20.1. Формирование и развитие команды

20.1.1. Основные понятия

При организации работы над проектом необходимо решить две главные задачи:

» формирование команды проекта;

» организация эффективной работы команды.

В зависимости от специфики, размера и типа проекта в его реализации могут принимать участие от одной до нескольких десятков (иногда сотен) организаций и отдельных специалистов. У каждой из них свои функции, степень участия в проекте и мера ответственности за его реализацию. Специалистов и организации, в зависимости от выполняемых ими функций, принято объединять в совершенно конкретные группы (категории) участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики, поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, финансовые институты — банки и, наконец, команда проекта, возглавляемая руководителем проекта — менеджером проекта (в терминологии, принятой на Западе — проект-менеджера), а также, в зависимости от специфики проекта, другие участники (гл. 2).

Следует отметить, что участники проекта — категория более широкая, чем команда проекта.

Команда проекта — одно из главных понятий управления проектами [9, 12—14]. Это группа сотрудников, непосредственно работающих над осуществлением проекта и подчиненных руководителю последнего; основной элемент его структуры, так как именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Эта группа создается на период реализации проекта и после его завершения распускается.

Очевидно, что количество людей в команде определяется объемом работ, предусмотренным проектом. Как правило, лидеры (менеджеры) функционально и(или) предметно ориентированных групп специалистов и составляют команду управления проектом. Лидеры групп — это руководители, координаторы усилий всех членов группы; члены группы — непосредственные исполнители, которые имеют возможность сосредоточиваться на конкретной работе. При необходимости некоторые роли членов команды могут совмещаться.

Взаимоотношения участников проекта внутри команды проекта, создаваемой для управления последним, раскрывает ее организационная структура команды проекта. Существует два основных принципа формирования команды для управления проектом.

1. Ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них, могут быть и другие участники) создают собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно, от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может являться руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников проекта.

2. Для управления проектом создается единая команда во главе с руководителем проекта. В команду входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.

Система управления командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Система нацелена на руководство и координацию деятельности команды проекта, использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации кадров на всех фазах жизненного цикла проекта. На рис. 20.1.1 показана структура системы управления командой проекта.

Сложность и комплексность задач по управлению проектом рождает потребность в высокой технической компетентности, владении большими объемами экономических, правовых, управленческих знаний, поэтому создание профессиональной проектной команды — необходимое условие эффективной работы над проектом.

Суть команды — в общем для всех ее членов обязательстве, определяемом наличием некоего назначения, в которое верят все члены команды: ее миссии, которая для проекта заключается в его эффективной его реализации.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков, которые составляют три категории:

» технические и/или функциональные, т. е. профессиональные, навыки;

» навыки по решению проблем и принятию решений;

» навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика, активное слушание и т. д.).

Она обладает такими существенными признаками, как: