Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности

Автоматизация ДОУ преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

¾ обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота;

¾ создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

¾ создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

¾ обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

¾ исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

¾ обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

¾ обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

¾ сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

¾ обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Совершенствование системы документационного обеспечения на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

¾ единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

¾ объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

¾ использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

¾ обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.