Окончательный аудиторский файл. Хранение аудиторской документации.

После составления аудиторского заключения аудитор должен своевременно сформировать окончательный аудиторский файл по выполненному заданию.

Порядок, сроки создания окончательного аудиторского файла по выполненному заданию и хранения аудиторской документации при проведении аудита финансовой отчетности определяются в МСА 230 «Аудиторская документация» и ФПСАД № 2 «Документирование аудита».

Аудиторские файлы – одна или несколько папок или других носителей информации, в физической или электронной форме, содержащие материалы, которые составляют аудиторскую документацию по конкретному заданию.

Как правило, рабочие документы разделяют на постоянные и текущие файлы.

Постоянные файлы обычно формируются в случае проведения аудиторских проверок в течение ряда лет в виде папок на любом носителе. Некоторые рабочие документы могут быть отнесены к категории постоянных, обновляемых по мере поступления новой информации, но остающихся по-прежнему значимыми в течение ряда лет. К таким документам относят, например: копии учредительных документов; копии договоров, соглашений и других документов длительного характера; описание характера деятельности организации; описание систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля; основные показатели деятельности за предыдущие годы; учетную политику, копии аудиторских заключений за предыдущие годы и прилагаемой к ним бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Какие документы относятся к категории постоянного файла, аудитор решает самостоятельно.

Текущим аудиторским файлом называют документацию, которая содержит информацию, относящуюся к аудиту отдельного периода. К таким документам относятся: копия договора и письмо о проведении аудита; подтверждение независимости аудитора и соблюдение этических норм; документы по планированию аудита (оценка рисков, установление уровня существенности, общий план, программы, график проведения аудита); проведенные аудиторские процедуры и их результаты; собранные аудиторские доказательства; анализ финансово-хозяйственной деятельности; запросы и ответы на них; копии документов аудируемого лица; выводы аудиторской организации и мнение о достоверности отчетности; аудиторское заключение и отчет аудитора; проведенные контрольные мероприятия после завершения аудита; копия акта приемки-сдачи работ.

В соответствии с требованиями МСКК (ISQC) 1 «Контроль качества в фирмах, осуществляющих аудит и обзорные проверки исторической финансовой отчетности, выполняющих другие задания по подтверждению достоверности информации и оказывающих сопутствующие услуги», аудиторские фирмы обязаны внедрить правила и процедуры, регулирующие:

— своевременное создание окончательной версии аудиторского файла;

— хранение документации по заданию.

Подготовка окончательного аудиторского файла не связана с выполнением новых аудиторских процедур или формулированием новых выводов, хотя она может повлечь за собой:

— удаление или уничтожение устаревших документов;

— сортировка, упорядочивание рабочих документов и добавление в них перекрестных ссылок;

— подписание контрольных списков по созданию окончательной версии аудиторского файла по завершении аудита;

— документирование аудиторских доказательств, собранных аудитором, обсужденных и согласованных с соответствующими членами аудиторской команды до даты аудиторского заключения.

Аудитор собирает аудиторскую документацию в едином аудиторском файле в срок, не превышающий 60 дней после даты аудиторского заключения.

После завершения создания окончательного аудиторского файла аудитор не имеет права удалять или уничтожать какую-либо аудиторскую документацию до истечения срока ее хранения.

Примером обстоятельств, в которых аудитор может счесть необходимым внести изменения в существующую аудиторскую документацию или включить в нее новые документы после создания окончательной версии аудиторского файла, может служить необходимость разъяснения существующей аудиторской документации, вытекающая из замечаний, полученных в ходе контрольных проверок, проведенных внутренними или внешними специалистами.

Если аудитор посчитает необходимым изменить аудиторские документы или добавить новые после формирования окончательного аудиторского файла, завершения, он должен отразить в документах:

— кем и когда данные изменения были внесены и, если это было сделано, проверены;

— причины изменений;

— влияние изменений на выводы аудитора, если было оказано.

Рабочие документы являются собственностью аудитора, но они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица. По усмотрению аудитора часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу. После завершения аудита не менее одного экземпляра всей итоговой документации (аудиторского заключения и дополнительной документации) остается у аудитора (аудиторской фирмы).