Общая характеристика КУ ВО «Центр занятости населения Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району

В соответствии с Уставом полное наименование казенного учреждения: казенное учреждение Вологодской области «Центр занятости населения Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району. Официальное сокращенное наименование казенного учреждения: КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.

Органы содействия в трудоустройстве граждан Вологодской области ведут свою историю с 50-х годов прошлого столетия, когда был создан первый прототип современной службы занятости - Бюро по трудоустройству населения, которое к 1991 году насчитывало 15 сотрудников.

Служба занятости начала формироваться в 1991 году, после принятия 19 апреля 1991 года Верховным Советом РСФСР Закона «О занятости населения РФ»

Первый этап (1991 до середины 1995г.)- период бурного развития государственной службы занятости. Происходит техническое оснащение Центра занятости, наем персонала, его обучение современным методам обслуживания безработных.

Второй этап (с середины 1995 до 2001г.)- самый противоречивый в развитии службы занятости. В эти годы одним из основных направлений Центра занятости явилось сохранение и создание рабочих мест, развитие и поддержка предпринимательства и самозанятости. Динамично развиваются такие направления как предоставление консультационных и профориентационных услуг не только безработным, но и работодателям.

Современный этап (с 2001г)- характеризуется кардинальными изменениями финансирования, как самой службы занятости, так и всей защиты от безработицы.

Учредителем Учреждения и собственником его имущества является Вологодская область.

Учреждение является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании Устава и законодательства. Оно является унитарной некоммерческой организацией - государственным учреждением и находится в ведении Департамента труда и занятости населения области.

Целью деятельности Учреждения, согласно Уставу, являются обеспечение реализации предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Департамента труда и занятости населения Вологодской области, в ведении которого находится Учреждение, обеспечение реализации прав граждан на защиту от безработицы.

Для достижения поставленных целей организация занимается оказанием следующих государственных услуг населению:

1.регистрация граждан в целях содействия в поиске подходящей работы, а также регистрация безработных граждан;

2.содействие гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям – в подборе необходимых работников;

3.информирование о положение на рынке труда в Вологодской области;

4.организация ярмарок вакансий и учебных рабочих мест;

5.психологическая поддержка безработных граждан;

6.профессиональное обучение и дополнительное профессиональное образование безработных граждан;

7.социальная адаптация безработных граждан на рынке труда;

8.осуществление социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными;

9.анализ, прогнозирование и мониторинг рынка труда на территории города Вологды и Вологодского района, оценка состояния и прогноз развития занятости населения и др.

КУ ВО «Центр занятости населения Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району находится по адресу 160025, Вологодская область, город Вологда, улица М.Конева, д.15. Режим работы: понедельник, вторник, среда, пятница 8.00-17.00,четверг 8.00-19.00.Электронная почта: vgczn@vologda.ru. Телефон/факс: (8172) 74-07-16.

В настоящее время и.о. начальника отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому является Коваленко Сергей Васильевич.

Организационная структура в отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району линейно-функциональная.

Начальники отделов подчиняются непосредственно начальнику отделения занятости и его заместителям, а сотрудники непосредственно начальникам отделов

Первичную информацию по трудоустройству по вопросам трудоустройства можно получить в регистрационно-консультационном отделе. Основными функциями отдела являются регистрация неработающих граждан и консультирование по вопросам трудоустройства. В отделе содействия занятости населения осуществляется поиск работы для безработного. Специалисты соотносят профессиональную квалификацию, опыт человека, условия прежней работы и в соответствии с ними предлагают вакансии. Отдел профессионального обучения, профориентации и психологической поддержки предлагает программы для получения профессий наиболее востребованных на рынке труда. Отдел по реализации мероприятий активной политики занятости на рынке труда. Здесь особое место занимает организация общественных работ и временной занятости населения, трудоустройство подростков Отдел маркетинга и связей с работодателями изучает состояние рынка труда, определяет направления и тенденции его развития, формирует банк вакансий.

Люди - основной фактор в любой модели управления. Проанализируем трудовые ресурсы КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» за 2015-2016 гг.

В отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району работает 43 сотрудника. Всей кадровой работой занимается отдел кадров. В самом структурном подразделении отдела кадров нет. После реорганизации все кадровые службы отделений занятости населения по Вологодской области были объединены в единую кадровую службу КУ ВО «Центра занятости населения Вологодской области».

Подбор работников осуществляется, как правило, из обратившихся, за содействием в поиске работы, в службу занятости населения. С кандидатом на вакантную должность проводится собеседование, на котором присутствует руководитель отделения занятости, заместитель начальника отделения занятости населения и непосредственный руководитель отдела, в который подбирается сотрудник.

Для приема на работу в отделение занятости населения кандидату необходимо предоставить личное заявление, копию паспорта, копию диплома об образовании, ИНН, СНИЛС, собственноручно заполненную анкету с фотографией, трудовую книжку и согласие на обработку персональных данных.

После принятия сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор.

Как правило, на работу принимаются сотрудники, имеющие высшее образование. Учитывая специфику работы, при подборе кандидата обращается особое внимание на опыт работы с людьми и коммуникативные способности кандидата.

В течение первой недели новый сотрудник знакомится с работой учреждения. Сотрудник отдела кадров проводит для нового сотрудника экскурсию по отделению занятости населения, знакомя тем самым новичка с отделами, работниками и внутренним распорядком.

Отделение занятости населения работает пятидневную рабочую неделю с 8.00 до 17.00. Работник в течение рабочего дня имеет право на три перерыва ( по 20 мин. утром и вечером и 1 час обеденного перерыва).

После приема нового сотрудника начальник отдела назначает ему наставника. Наставник (специалист отдела) обучает новичка работе в данном отделе. Обучение, как правило, проводится в сжатые сроки и на рабочем месте специалиста, что очень влияет на качество и скорость работы, как самого специалиста, так и новичка.

Учитывая большой объем работы и разнородность контингента обращающихся, за содействием в поиске подходящей работы, большое количество новичков не справляются с высокой интенсивность труда и эмоциональными нагрузками, которые возникают в процессе работы. В связи с этим в организации существует текучесть кадров.

Проведем оценку кадрового потенциала Учреждения.

1.Профессионально-квалификационный потенциал.

Таблица 1.

Анализ кадрового состава за 2015-2016г.

Из этой таблицы видно, что на каждого начальника отдела приходится в среднем 5 подчиненных.

Рис.1 Кадровый состав персонала.

Таблица 2.

Возрастная структура персонала.

Из приведенной таблицы видно, что в отделении занятости населения работают сотрудники наиболее трудоспособного возраста. Кроме того, достаточно большое количество молодых специалистов и работников предпенсионного возраст. Сотрудники предпенсионного возраста имеют большой стаж работы и опыт, что очень ценится в учреждении.

Рис.2 Возрастная структура персонала.

Таблица 3.

Профессиональный состав работников

Таблица 4.

Кадровый состав по половой принадлежности

Анализирую кадровый состав по половой принадлежности можно сделать вывод, что в отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району работает больше женщин, чем мужчин. Большинство сотрудников имеют высшее образование. На данный момент двое сотрудников обучаются на заочных отделения в высших учебных заведениях.

Таблица 5.

Анализ текучести кадров отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району.

Рис.3 Текучести кадров отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району.

Численность сотрудников сократилась в 2016 г. в среднем на 20%. Это произошло в результате сокращения численности штата и реорганизации учреждения. В июле 2016г. КУ ВО «Центр занятости населения города Вологды и Вологодского района» было реорганизовано путем объединения всех центров занятости Вологодской области в единую службу КУ ВО «Центр занятости населения Вологодской области». Результатом реорганизации стало создание централизованной бухгалтерии. Соответственно бухгалтерские отделы в самих отделениях занятости были расформированы, что повлекло за собой сокращение сотрудников.

Среднесписочная численность работников уменьшилась на 10 человек. На 7 человек в 2015г. меньше принято на работу по сравнению с 2016г. Произошло увеличение увольнений по собственному желанию на 7 человека, за нарушение трудовой дисциплины в 2015 и 2016гг. уволено по 1 человеку.

В 2015г. на 2 человека меньше ушло на пенсию. В связи с реорганизацией в 2016г. 10 человек были переведены в другие подразделения КУ ВО «Центр занятости населения Вологодской области».

Исходя из проведенного анализа таких показателей, как текучесть кадров, половозрастной состав работников и их профессиональный состав можно сделать вывод, что профессионально-квалификационный потенциал учреждения хороший. В КУ ВО «Отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району» большинство сотрудников имеют высшее образование, у многих большой стаж и опыт работы в учреждении. В организации работают в основном сотрудники наиболее трудоспособного возраста. Кроме того руководители набирают для работы и молодых специалистов.

2.2. Анализ системы адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»

Основными направлениями деятельности в области кадровой политики КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» в настоящее время являются:

- комплектование высококвалифицированными кадрами, имеющими необходимый уровень квалификации и образования;

- совершенствование подбора кадров на основе применения конкурсного отбора;

- повышение образовательного и квалификационного уровня персонала;

- формирование и выполнение конкретных социальных программ коллектива, направленных на обеспечение наиболее важных потребностей персонала – охрану труда и оздоровление, создание условий для профессионального развития;

- оказание адресной помощи отдельным категориям работников.

Процесс подбора кадров КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району осуществляется в несколько этапов:

- анализ потребности в кадрах,

- определение требований к кандидатам,

- поиск, отбор, согласование и утверждение трудового договора с кандидатом.

Приему на работу предшествует отбор кадров, включающий в себя следующие этапы:

- предварительную отборочную беседу (проводят начальник отдела управления персоналом и начальники структурных подразделений, отделов и служб);

- внесение сведений о претенденте в базу данных о желающих трудоустроиться в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району или сменить работу (производит специалист отдела управления персоналом на основании заявления и автобиографической анкеты установленного образца, заполненных претендентом);

- отбор из базы данных (осуществляет специалист отдела управления персоналом совместно с начальником отдела управления персоналом и руководителем структурного подразделения, в штат которого производится отбор);

- беседа по найму (как правило, проводят начальник отдела управления персоналом и руководитель структурного подразделения, в штат которого подбирается работник);

- проверка рекомендаций и послужного списка;

- принятие решения о трудоустройстве конкретного кандидата (производит начальник отделения занятости в штат которого подбирается сотрудник).

В случае, если сотрудник подбирается в отдаленное отделение занятости населения, то все процедуры по поиску, отбору и принятию окончательно решения о найме нового сотрудника производятся начальником отделения занятости населения, в которое принимается сотрудник и начальником отдела, в котором данный человек будет работать. Отдел кадров в этом случае занимается только документальным оформлением приема на работу новичка в строгом соответствии с нормами трудового права.

В соответствии с резолюцией директора отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району знакомит сотрудника с условиями труда, специалист отдела управления персоналом готовит проект трудового договора. Срок трудового договора определяется начальником отделения занятости населения.

Трудовой договор заключается в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» в письменной форме по установленному образцу, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой хранится в отделе управления персоналом.

Оформление приема на работу (трудовой договор, приказ) в обязательном порядке согласовывается с начальником отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области», начальником структурного подразделения, главным бухгалтером (при приеме на работу, предусматривающую материальную ответственность).

Ведение документации по приему и учету вновь принятых на работу сотрудников осуществляется специалистом отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области».

Отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» осуществляет расстановку персонала на основе научных принципов (профессиональные и деловые качества, преемственность), обеспечивающих повышение эффективности и качества труда.

Процедура подбора кандидатуры на замещение вакансии в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» аналогична приему на работу в части проведения бесед по найму, проверки рекомендаций и послужного списка. Перевод рабочих из одного отдела в другой производится по согласованию руководителей отделов ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району», отдела управления персоналом и по разрешению начальника отделения занятости.

Специалист отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» производит в день перевода на другую работу приказа о переводе, с которым работник знакомится под роспись.

Увольнение по инициативе работника КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» производится по его письменному заявлению, поданному на имя директора.

При увольнении работников отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» издает приказ. При этом причина увольнения указывается в соответствии с формулировками трудового законодательства, делаются ссылки на соответствующую статью и пункт Трудового кодекса. В день увольнения работнику выдается трудовая книжка с записью об увольнении.

С целью обеспечения системы информации данными о персонале в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» ведется статистика человеческих ресурсов. Она представлена данными о численном и качественном составе персонала, его производительности, затратах на рабочую силу, динамике рабочей силы, профессиональном обучении и др.

В процессе адаптации новые работники КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району получают информацию о работе, о требованиях, предъявляемых к ее выполнению, о ценностях, принятых в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, о системе материального и морального поощрения за труд (беседы проводят руководитель структурного подразделения и начальник отдела управления персоналом), знакомятся с условиями оплаты труда, правилами внутреннего трудового распорядка.

Процедура адаптации в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника.

Процесс адаптации в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району включает в себя: общую часть, ориентационное собеседование, введение в должность.

Общая часть предполагает формирование общего представления о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», его основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной.

Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», оказываемых им услугах и особенностях трудовых отношений КУ ВО «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» и работника.

Накануне выхода принятого работника на рабочее место, руководитель выполняет следующие действия:

- информирует заранее будущих коллег о приходе нового работника;

- назначает наставника;

-связывается с работником, для того чтобы убедиться, что все в порядке.

Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Проводит собеседование начальник отдела кадров или сотрудник отдела по его поручению. Для кандидатов, принимаемых на ключевые посты обязательно проведение данного собеседования с директором, КУ ВО «ЦЗН Вологодской области».

Основные вопросы, затрагиваемые на ориентационном собеседовании:

— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на рынке:

1. Основные виды услуг, оказываемые КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», ситуация на рынке труда.

2. Формы и методы работы.

3. Основные этапы консультационного процесса.

4. Общая оценка позиции КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на рынке гос. услуг, ближайшие и долгосрочные цели развития.

— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» изнутри:

6. История развития.

7. Основные подразделения и содержание их деятельности.

8. Руководство компании, разграничение полномочий, порядок выработки решений.

9. Внутренние связи компании.

2.1.2. Личное ознакомление с КУ ВО «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому района» и его сотрудниками.

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению, а также сотрудник отдела персонала.

На этом этапе работник осматривает свое подразделение, представляется сотрудникам подразделения, знакомится с основами системы материального стимулирования, процедурами, правилами, инструкциями, предписаниями, основными целями и задачами подразделения (участок, отдел), с порядком принятия пищи, курения, перерывов, отдыха.

Ознакомление с рабочим местом.

— Общее ознакомление. Проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.

— Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер). Проводит руководитель отдела информационных технологий (или его заместитель). Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.

Введение в должность проводится непосредственным начальником сотрудника. Оно проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

На этапе введения в должность работников знакомят с вопросами, такими как: должностная инструкция работника; цели и функции сотрудника на рабочем месте; нормативы и критерии качества выполнения рабочих операций; порядок взаимопомощи и сотрудничества в подразделении в случае отсутствия сотрудника; перечень исполняемых документов и порядок отчетности; порядок хранения, использования информации и уничтожения рабочей документации; пределы компетенции сотрудника; перечень сведений, составляющих коммерческую тайну КУ ВО «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району».

После того, как новичок познакомился с основными нормативно-правовыми документами, он в течение непродолжительного времени (3-5 дней) наблюдает за работой своего наставника (сотрудник данного отдела). По истечении данного периода новичок самостоятельно преступает к работе, сначала под руководством наставника, а через день или два один. Он может обратиться, с возникающими у него вопросами к своему наставнику или начальнику отдела. Учитывая то, что наставник осуществляет обучение в процессе своего трудового процесса, то сам процесс обучения получается недостаточно эффективным. Кроме того, процесс работы основного работника значительно замедляется и он не может в полной мере выдать информацию необходимую новичку для дальнейшей работы. Недостаток необходимых знаний влечет за собой в дальнейшем большое количество ошибок в работе вновь принятого сотрудника.

Для того чтобы получить более полное представление о системе адаптации в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району проанализируем следующие показатели:

Таблица 2.3

Количество привлеченных работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по категориям за 2015 -2016 гг.

Из данной таблицы 2.3 видно, что количество привлекаемых сотрудников работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в 2016 году по сравнению с 2015 увеличилось больше чем на 100%, что говорит о высокой текучести кадров ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. Особенно сильно это проявляется в отношении сотрудников, работающих непосредственно с населением. Это обусловлено низким уровнем заработной платы. Кроме того, в связи со сложившейся тяжелой ситуацией на рынке труда количество граждан обращающихся в отделение занятости за содействием в поиске работы значительно увеличилось, что в свою очередь отразилось на уровне интенсивности труда у специалистов первичного и вторичного приема. Именно среди данных работников наиболее высокий уровень текучести кадров.

Таким образом, сопоставив данные таблица 2.4 можно увидеть разницу в количестве нанятых на постоянную работу специалистов и не прошедших испытательный срок и программу адаптации. Данная разница составляет 54,00%. То есть половина новичков отказывается от должности в первые три месяца работы в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.

Таблица 2.4

Количество оставшихся на должностях работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», после проведения программы адаптации за 2015 - 2016 гг (по категориям)

Причины выбытия после прохождения испытательного срока и программы адаптации представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Причины выбытия сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по итогам адаптации

По данным табл. 2.5 можно сделать вывод, что основная часть сотрудников КУ ВО «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» проходящих процесс адаптации не были приняты на работу по причине несоответствия, конфликтов в коллективе и выполнения заданий с задержкой сроков.

Можно выделать следующие недостатки в системе адаптации сотрудников «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» является следующее:

— отсутствуют методы представления различной не организационной информации, которые могут быть представлены как своеобразные путеводители по сотрудников «ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району» для новых сотрудников;

— отсутствует должность, либо определенный постоянный человек, непосредственно связанный с организацией процесса адаптации. Например, в различных странах Европы должность с функциями по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала;

— слабо развита корпоративная культура, которая способствовала бы более эффективной адаптации.

В результате проведенного анализа нами установлено, что отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» занимается только вопросами кадрового делопроизводства (отбор, прием, увольнение персонала). Все процедуры, касающиеся найма персонала, проводятся в строгом соответствии с трудовым законодательством. Но на этом работа отдела заканчивается.В организации нет закрепленной четкой программы адаптации персонала. В организации нет Положения об адаптации молодых сотрудников. Все выше перечисленные мероприятия по адаптации сотрудников могут проводиться не в полной мере, что не позволяет достигать целей, которые должны быть поставлены перед службой управления персоналом, занимающихся адаптацией молодых специалистов. Эти выводы подтверждаются данными о количестве уволенных сотрудников за первые 3 месяца работы (выявленными лично нами при анализе документов по делопроизводству). За 2015-2016 годы количество уволенных работников в первые 3 месяца составляет 60 % от общего числа уволенных.

В организации слабо развита система наставничества. Не многие сотрудники готовы взять на себя патронаж над только прибывшими, так как считают, что за счет этого увеличится нагрузка.

Обучение нового персонала не проработано в организации как следует. Обучение зачастую представляет собой ознакомление с должностной инструкцией и знакомство с рабочим местом.

Кроме того в организации практически отсутствуют мероприятия по адаптации персонала в новом коллективе. Новые сотрудники чувствую сильное давление, как со стороны начальства, так и со стороны коллег. Все это стимулирует высокую текучесть кадров.

Глава 3. Разработка мероприятий, направленных на совершенствование системы адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»