Документальное оформление результатов инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 (ред. от 03.05.2000 № 36) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22) утверждается состав инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемого имущества, даты начала и окончания инвентаризации. Приказ регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23). Инвентаризационная комиссия формируется из представителя администрации организации, работника бухгалтерии или службы внутреннего аудита, других специалистов (инженеров, экономистов, технологов).

До начала работы комиссия проверяет наличие оформленных на момент инвентаризации последних отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств или соответствующих приходных и расходных документов. Материально ответственные лица подтверждают (дают расписку) полноту представления инвентаризационной комиссии всех приходных и расходных документов на имущество и достоверность указанных в них сведений. Содержание расписки включается в заголовочную часть инвентаризационной описи.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчету (или реестрам), на основании которых в бухгалтерии определяются учетные остатки имущества к началу инвентаризации.

Учетные и фактические остатки имущества, а также выявленные при инвентаризации количественные и суммовые расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации типовой формы, которые заполняются не менее чем в двух экземплярах. В бухгалтерии фактические данные, полученные в процессе инвентаризации, сверяются с показателями бухгалтерского учета, и в случае выявления расхождений суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости типовых форм № ИНВ-18 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств" и № ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей". В конце отчетного года результаты всех проведенных инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. № ИНВ-26).

По окончании инвентаризации в соответствии с распоряжением руководителя организации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, результаты которых оформляются актом (ф. № ИНВ-24). Акты о контрольной проверке регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ф. № ИНВ-25.

В результате инвентаризации могут быть выявлены излишки (т. е. превышение фактических данных над учетными) или недостачи (т. е. превышение учетных показателей над фактическими) имущества.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются, и их сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Имущество, оказавшееся в излишке по результатам инвентаризации, принимается к учету и отражается в составе прочих доходов, а его стоимость облагается налогом на прибыль (п. 77 приказа Минфина России от 28.06.2000 № 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации").

В бухгалтерском учете оприходование излишков активов по рыночным ценам отражается следующей записью:

Д 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса",

К 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы".

Выявленная недостача материальных и иных ценностей отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета этих ценностей. По недостающему или полностью испорченному имуществу по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражается его фактическая себестоимость. Недостача товаров отражается по учетным ценам (покупным или продажным – в зависимости от принятого в учетной политике метода учета товаров):

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 50 "Касса".

Сумма недостачи основных средств, выявленная в процессе инвентаризации, учитывается по их остаточной стоимости (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации). В бухгалтерском учете составляется следующая корреспонденция счетов:

Д 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

К 01 "Основные средства".

По частично испорченным материальным ценностям по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" приводится сумма определившихся потерь.

В зависимости от причин возникновения недостачи могут быть списаны:

Ø на затраты на производство (расходы на продажу);

Ø на виновных лиц;

Ø на финансовые результаты.

Списание сумм недостач на затраты на производство (расходы на продажу)

Суммы выявленных при инвентаризации недостач активов, учтенные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы, учтенные ранее по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности (в зависимости от мест их хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете организации на сумму списываемой недостачи в пределах норм естественной убыли составляется запись:

Д 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу",

К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если сумма недостачи, выявленная при инвентаризации имущества, превышает нормы естественной убыли, то она относится на виновное лицо аналогично потерям от порчи ценностей. При отсутствии норм убыль также рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний).

Налог на добавленную стоимость, возмещенный из бюджета по суммам недостачи в пределах норм естественной убыли, на наш взгляд, восстановлению не подлежит, так как приобретенные ценности использованы для осуществления производственной или коммерческой деятельности, признаваемой объектом налогообложения.

Списание сумм недостач на виновное лицо

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, списываются на виновное лицо в следующих случаях:

если виновное лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей и активов;

если работник признан виновным по решению суда.

Сумма недостач ценностей, учтенная по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списывается на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Списание сумм недостач на финансовые результаты

Суммы недостач, выявленные при инвентаризации имущества, относятся на финансовые результаты в двух случаях:

при отсутствии конкретных виновных лиц;

при недостаче товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.

Суммы недостач, ранее отраженные по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", включаются в состав прочих расходов организации и списываются в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

При отнесении сумм недостач на финансовые результаты подлежит восстановлению сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, которая также будет списываться в установленном законодательством порядке на счет 91 "Прочие доходы и расходы".