Система принятия решений в организации

В организации все решения некоторым образом взаимосвязаны, так как одно решение зачастую требует сотен менее значительных решений, а крупные решения имеют последствия для организации в целом, а не только для сегмента, непосредственно затрагиваемого тем или иным решением. Способность видеть и анализировать то, как выстраиваются и взаимодействуют решения в системе управления, становится все более важной по мере продвижения на верхние уровни управления. Менеджеры, находящиеся на нижних уровнях иерархии, но проявляющие способность разглядеть взаимозависимость решений, т. е. видеть ситуацию в целом, зачастую и становятся кандидатами на повышение.

Общая теория управления должна включать принципы организации, обеспечивающие правильное принятие решений, точно так же, как включает принципы, обеспечивающие эффективные действия менеджера. Мнение Г. Саймона, лауреата Нобелевской премии, поддерживают многие исследователи и практики, называя принятие управленческого решения интегрирующим (Ф. Харрисон), центрирующим (О. Виханский, А. Наумов), связующим (М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури), системообразующим (В. Цыгичко) элементом организации. Следует отметить, что системные организационные решения относятся к тому типу управленческих ресурсов, которые еще слабо освоены как практиками управления, так и методологами-консультантами. Первым трудно согласиться с тем, что самостоятельно они решают организационные задачи хуже, чем с участием посторонних, тем более что приходится пересматривать свои предпочтения и ценности, отказываться от многих привычных и в прошлом успешных алгоритмов действий. Консультантам в свою очередь приходится тратить гораздо больше усилий (по сравнению с решением других задач в рамках проектного, процессного консультирования) на диагностику-расшифровку хорошо скрываемых, а чаще слаборефлексируемых латентных механизмов организационного принятия решений и их детерминирующих структур. Так как связь консультирования по этим проблемам с результатами проектно-консалтинговой деятельности является опосредованной, неявной, то убедить менеджера пойти на инновации в системе принятия решений является довольно сложным и трудоемким процессом.

Следует обратить внимание на такой универсальный компонент всех видов деятельности, без которого трудно получить необходимый эффект и хороший результат, — на систему принятия решения в организации.

Смысл понятия «Системы принятия решений» не совпадает с содержанием близких по значению терминов — организационное решение, решение в «системах организационного управления», решения в организации. Под организационным решением понимается любое решение, которое прямо или косвенно связано с достижением организационных целей, ее, организации, функционированием и жизнедеятельностью. Вся совокупность и множество принимаемых в организации решений (среди них индивидуальные, технологические, управленческие) включают организационные решения в качестве своего подмножества. Система принятия решений в организации является частью организационных решений и решений, принимаемых в организации, которая функционирует и осознается нами как определенная целостность. Она представляет интерес именно с этой стороны, т. е. со стороны своей системности, взаимосвязанности входящих в нее организационных элементов. Данный подход позволяет выделить систему принятия решений в организации и те элементы, структуры и явления, на которые она влияет.

Система принятия решений в организации включает в себя методологию и технологию вышерассмотренных типов решений в качестве существенных, но не единственных компонентов, так как, помимо них, в ней есть и другие элементы. Поэтому для совокупности «организационных решений» так же, как и для решений «в системах организационного управления», система принятия решений выступает в качестве носителя определенной «решающей» парадигмы, базисной модели, проявляющейся в ряде норм, требований, методиках и технологиях, в ценностных ориентациях и системе отношений между основными участниками процесса принятия решения в организации.

С позиций общего управленческого консультирования и организационного проектирования система принятия решений, для реформирования которой могут быть приглашены консультанты и проектанты, выявляется в процессе изучения вопросов классификации организационных решений по различным основаниям, путей принятия обычных решений, роли штатных специалистов и линейных руководителей в принятии организационных решений, роли коллективных органов в подготовке и принятии решений, участии в принятии решений представителей служащих, проявлении решающей и совещательной роли лиц, обладающих неофициальным влиянием, ответственности за разработку и реализацию решений, контроль за их выполнением, использования методик, моделей и формализованных процедур при принятии решений.

Перечень вопросов дает возможность увидеть несколько узловых пунктов системы принятия решений. Во-первых, это связь системы решений с основной целью и функциями организации, с ее структурой. Следующим узловым пунктом выступает субъект принятия решений, которым может быть как индивидуальное, так и коллективное лицо, принимающее решение, как наделенный полномочиями и явный (официальный) субъект, так и скрытый (теневой, закулисный). В данном случае учитывается степень правомочности различных субъектов, их возможности участия в разработке и реализации организационных решений. Еще одним узлом системы является процесс принятия решений и его обеспечение организационными механизмами, правовыми, моральными, социокультурными и другими условиями.

Немаловажным элементом системы принятия решений в организации является совокупность технических, информационно-коммуникационных средств и методик, обеспечивающих принятие и реализацию решения. Принятие решения как системообразующий элемент организационной деятельности развертывается в идее фаз управленческого цикла руководителя.

К этим фазам управленческого цикла относятся:

— информационная подготовка принятия управленческого решения;

— «запуск» решения;

— организация исполнения;

— контроль за исполнением;

— оценка конечных результатов.

Разнообразие проблем приводит к тому, что управленческие циклы «пересекаются», накладываются друг на друга, а следовательно, успешность и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, как менеджеру удается синхронизировать эти циклы и подключить к решению разнохарактерных (различных) проблем своих сотрудников. Анализ системы принятия решений в организации в этом случае связан с учетом того, как организуются и осуществляются эти процессы индивидуально (лицом, принимающим решения) и в производственном коллективе. На первой фазе работники (подразделения) участвуют в подготовке информации для управленческого решения, на второй принимают участие в процедуре выбора, на третьей проявляют готовность к участию в реализации решения, на четвертой и пятой участвуют в реализации, а на шестой производят самооценку и воспринимают оценку проделанной работы.

Действенным инструментом, обеспечивающим управленческий цикл, является система оценки возникающих ситуаций. Последние могут быть охарактеризованы по степени управляемости (разрешимости) как конфликтные, трудные, неблагоприятные, благоприятные и оптимальные.

Система принятия решений в организации формируется в процессе установления миссии, общих целей и стратегии деятельности организации. Иерархия целей, ведущих к достижению общих целей, служит основанием для выбора структуры организации, т. е. группировки работ и подразделений. Распределение функций полномочий и ответственности в рамках выбранной структуры, определение порядка и содержания информационного обмена между подразделениями и работниками приводит к образованию формальной организации и связанной с ней системы принятия решений.

Основными признаками формальной организации, влияющими на систему принятия решений, являются:

— разделение труда;

— рациональное планирование;

— регламентация и документальное оформление деятельности;

— приоритет единых образцов поведения.

Эффективной признается деятельность исключительно функциональная, ориентированная на общую цель и имеющая рациональный характер. За счет этого состояния неопределенности отличительный признак проблемной ситуации сводится к минимуму, а у людей и организационных подразделений ограничивается проявление собственных целей, автономии, свободы поведения. Эти тенденции усиливаются при официальном закреплении статуса субъектов принятия решения, доминировании властной структуры в организации.

Основными чертами системы принятия решений в такой форме организованности является документальное закрепление основных функций, которые предписаны служащим, участвующим в разработке, утверждении и реализации организационных решений. Нормативы служебного поведения и иерархия служебной зависимости определяют уровень принятия решений. Решения, как правило, принимаются из одного центра, зачастую высшего уровня управления. Они алгоритмизированы, т. е. придерживаются определенного порядка, регламента, стандарта, традиций. Все это ограничивает номенклатуру принимаемых решений и используемые механизмы принятия решений, что, в частности, сужает диапазон выбора вариантов принимаемого решения. Субъективная воля участника организации ограничивается и подчиняется безличному порядку. Примером теоретической модели формальной организации выступает классическая модель теории принятия решений, «стратегия оптимизма» или полной организационной рациональности.

Исследования показывают, что организационные решения, принимаемые на рациональной основе и по формальным правилам, составляют почти четверть всех организационных выборов, остальная часть принимаемых решений носит несистемный характер. Действительно, часто организации добиваются успеха, достигая его «неформальным путем», т. е. принимают решения и действуют не допускаемой в данной организации политикой или неформальной политикой.

Неформальная организация не сменяет формальную, а является постоянно присутствующей в организации структурой. Она отчасти дополняет и конкурирует с формальной структурой, проявляясь в неформальной организации и социально-психологической.

Неформальная организация связана с действием следующих факторов:

— личностных, определяющих социальное поведение индивида в организации (интересы, жизненные планы, установки);

— коллективных, социально-психологических (система неформальных статусов, лидерство, групповые модели, межличностные отношения);

— рефлексивных связей, обеспечивающих имитацию каждым отдельным индивидом в своем сознании логики рассуждений и действий другого, что является средством координации и синхронизации деятельности и взаимодействия в коллективе;

— неформального организационного права, по которому деятельность работников не регламентируется специальными предписаниями.

Благодаря действию этих компонентов организационной инфраструктуры система принятия решений в организации стремится к таким своим традиционным признакам, как элитарность, иерархичность, регламентированность, стремление к безошибочности, а также получает дополнение в виде открытости, демократичности, гибкости.

Приоритетные изменения в сфере принятия управленческих решений связаны с появлением новых информационных технологий. Под воздействием этих технологий изменяются методы сбора, обработки, хранения, передачи и предоставления информации для принятия решения. В настоящее время появляются новые технологии принятия решений на основе баз данных, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций. Все эти процессы в системе принятия решений нуждаются не только в организационно-технологическом, но и концептуально-методологическом обеспечении. Поэтому последнее становится неотъемлемым элементом современной системы принятия решений в организации.

Таким образом, система принятия решений в организации складывается и на основе собственных, присущих данной управленческой функции принципов и алгоритмов и под влиянием основных организационных структур, приобретая в каждой организации и на каждом этапе их развития неповторимое содержание.