РАЗДЕЛ 3. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
1. Деловое письмо
Деловое письмо– это пересылаемый по почте или по факсу текст, содержащий информацию, относящуюся к профессиональной, служебной деятельности, оформленный в соответствии с нормами делопроизводства.
Деловые письма – одна из форм общения, обслуживающая определенную сферу человеческой деятельности, следовательно, весь их набор можно представить как систему речевых жанров.
Речевой жанр– это форма целого высказывания, типологически устойчивая с точки зрения содержания, языкового стиля (то есть отбора словарных, фразеологических и грамматических форм) и композиции.
В рамках одного письма адресант пытается разрешить несколько вопросов, то есть он преследует несколько коммуникативных целей, каждая из которых принимает в письме вид относительно независимого пункта, аспекта содержания. Каждый аспект содержания часто представляет собой отдельный жанр. В связи с этим можно говорить о том, что основной текст письма может состоять как из одного, так и из нескольких речевых жанров, причем объединение этих жанров не произвольно, а подчинено определенным законам сочетаемости (см. Таблицу 2). Каждый жанр характеризуется определенным набором речевых клишированных конструкций (см. Таблицу 1). Следует отметить, что в большинстве деловых писем присутствуют этикетные формулы приветствия и прощания, которые представляют собой своеобразное обрамление, рамку основного текста письма.
Этикетные формулы
Формулы речевого этикета: Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в…; Благодарю Вас за участие…; Искренне благодарю Вас за…; Сердечно благодарю Вас за…; Прошу Вас направить в наш адрес…; Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…; С благодарностью подтверждаю получение от Вас…
К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы: Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей… (прямая похвала); Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная похвала).
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…; Надеемся на скорейшее принятие решения…; Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий…
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы: Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции…; В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугам…
Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.
Речевые жанры приветствия и прощания являются обязательными, поэтому при дальнейшем анализе текстов мы не будем принимать их во внимание.
Таблица 1. Языковые модели жанров деловых писем
| Имя жанра | Языковая модель |
| «извещение» | Доводим до Вашего сведения…; Извещаем Вас о том, что… |
| «сообщение» | Сообщаем, что…; Уведомляем Вас о том, что…; Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…; Доводим до Вашего сведения…; В ответ на Ваш факс сообщаем…; В дополнение к нашему письму сообщаем…; В дополнение к нашему телефонному разговору уточняем… |
| «сопровождение» | Направляем …; Высылаем…; Препровождаем…; Отправляем Вам (проект, заявку, план, протоколы испытаний); Предоставляем на утверждение / рассмотрение / подпись…; Предоставляем для дальнейшей проработки…; Высылаем наложенным платежом / заказной бандеролью / отдельной почтовой посылкой… |
| «просьба» | Просим рассмотреть…; Просим сообщить…; Просим изучить возможность участия…; Будем признательны, если Вы найдете время и сообщите…; Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Обращаемся к Вам с просьбой, выслать нам предложение… |
| «согласие» | В ответ на ваш факс №… / письмо № … ООО «…» согласно на…; В ближайшее время мы сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара; Сообщаем вам, что с огромным удовольствием возьмемся выполнять заказ; В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар. |
| «подтверждение» | Настоящим подтверждаем согласие…; Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме…; С благодарностью подтверждаем получение…; Благодарим за письмо от … № … (за факс, за присланные экземпляры рекламы); Образцы товаров Вашего производства нами получены; В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от … №… |
| «напоминание» | Напоминаем Вам, что…; Напоминая об этом, просим… |
| «гарантия» | Гарантируем трудоустройство / проживание / проведение исследований…; Оплату гарантируем. |
| «благодарность» | Благодарим Вас…; Мы признательны Вам…; Выражаем благодарность за… |
| «предложение» | Предлагаем Вам…; На основании вышеизложенного предлагаем Вам…; Для обсуждения условий работы направляем Вам наши предложения по организации совместной коммерческой деятельности. |
| «заказ» | В соответствии с нашей договоренностью / Вашей рекламой / нашим телефонным разговором просим поставить…» |
| «запрос» | Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о возможности поставить…; Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…; Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете…; Просим / обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку …; Мы заинтересованы в срочной поставке… |
| «претензия»: а) «сообщение» | Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара …; Предъявляем претензию к …; Мы (официально) заявляем Вам рекламацию на / в отношении…; Мы (официально) заявляем Вам о претензии на / в отношении…; (При этом) направляем Вам рекламацию, рекламационный акт на отгруженный / поставленный Вами товар по железнодорожной накладной № … в адрес … / на судне… / в вагоне № … в счет контракта № … / по контракту … в количестве …; К (нашему большому) сожалению, сообщаем (Вам), что …; Мы вынуждены / должны сообщить Вам …; Мы должны поставить Вас в известность, что … |
| б) «доказательство» | Наш грузополучатель при полной сохранности упаковки обнаружил, что не хватает (недостает) …; При вскрытии ящиков оказалось, что… / при приемке товара было обнаружено, что количество товара не соответствует заявленному в накладной / партия товара является недоукомплектованной; При приемке товара была установлена недостача / недогруз; Недостача была обнаружена (установлена) в исправном вагоне за неповрежденными пломбами станции отправления; Недогруз произошел по вине вашего экспедитора; Повреждение товара было вызвано некачественной (неудовлетворительной) упаковкой; Прибывшая партия … в количестве … в счет контракта № … не соответствует присланным ранее образцам / по качеству условиям договора; Прибывшая партия … ниже качества, указанного в контракте / оказалась дефектной / не отвечает сертификату качества; При приемке оборудования / при монтаже двигателей / при испытании / выявились / были обнаружены / следующие недостатки…; Оказались поврежденными (разбитыми, с дефектами), не соответствующими сертификату …; Оборудование не пригодно к эксплуатации; Трансформаторы показали пониженную мощность; Брак составляет ... %; Сумма причиненного ущерба составляет...; Партия прибыла со значительным опозданием (с опозданием на 15 дней против установленного в контракте срока; Имеет место просрочка (неравномерность, задержка) в поставке товара (в предоставлении вагонов, в отгрузке товара); Прилагаем акт приемки № … от … (приемочный акт, акт экспертизы № … от …, протокол испытаний № … от …), удостоверяющий, что... / составленный нейтральной контрольной комиссией / подписанный Вашим представителем; В приложении препровождаем Вам акт приемки № … от … (акт экспертизы № от и т.п.); Из прилагаемого (при этом) акта приемки № … от … мы предъявляем Вам претензию как перевозчику груза; Согласно п.5 нашего контракта № … от … (контракту №… от …) Вы должны поставить нам... |
| в) «требование» | Это дает нам право отказаться от приемки данной партии товара (возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, упущенной выгоды, обратиться в арбитражный суд). Однако, принимая во внимание (учитывая) наши нормальные деловые отношения (длительное деловое сотрудничество, то обстоятельство, что...), мы согласны (готовы) принять (в виде исключения) эту партию товара, если Вы снизите цены на товар на ... % (предоставите нам скидку...%, предоставите нам кредит для закупки следующей партии товара на сумму...); На основании вышеизложенного (убедительно, настоятельно) просим Вас дослать (допоставить, догрузить) недостающее количество товара / заменить некондиционный товар товаром, соответствующим сертификату качества / заменить дефектные моторы новыми / отгрузить нам товар, соответствующий условиям контракта / возместить стоимость поврежденного товара (расходы по ремонту поврежденного двигателя) в сумме... (прописью) / перевести стоимость ... на наш расчетный счет / перечислить нам руб. ... (прописью) в погашение рекламации / принять действенные меры по ликвидации Вашей задолженности. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в соответствующие организации для решения нашего спора. Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и в предусмотренный нашим контрактом срок уведомите нас о своем решении. |
| «извинение» | Приносим свои извинения за… |
| «признательность» | Будем признательны за продолжение нашего сотрудничества. |
| «приглашение» | Приглашаем…; Имеем честь пригласить Вас на …; Приглашаем принять участие в …; Приглашаем посетить…; Мы будем признательны / благодарны, если Вы сможете / принять участие в … |
| «отказ» | Мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара; Мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку…; Мы просим Вас отложитьэтот вопрос до…; Просим Вас вернуться к этому вопросу…; Ваше предложение отклонено по следующим причинам…; Считаем нужным сообщить Вам…; Предлагаемые Вами сроки проведения …; Ваше предложение не получило поддержки; Ваша просьба не может быть удовлетворена; Ваша заявка о … не может быть принята, так как…; На основании изложенного выше Ваша просьба отклоняется. |
| «сожаление» | К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем. |
Таблица 2. Жанровая структура деловых писем
| 1. | Письмо-извещение (передает, сообщает какую-либо информацию). |
| Жанровое наполнение:«извещение» | |
| Пример:Доводим до Вашего сведения, что в связи с утерей доверенность №220 от 00.00.0000 г., выданную нашей организацией на имя Самойлова Игоря Валерьевича на получение возврата товара от ООО «Первомай» г. Челябинск, считать недействительной. Способ изложения: лаконичный и подчеркнуто официальный (адресант занимает позицию вышестоящего) | |
| 2. | Письмо-сообщение (передает, сообщает какую-либо информацию) |
| Жанровое наполнение: «сообщение» + «сопровождение» + «просьба» | |
| Пример: Уважаемый Игорь Валерьевич, в последующем мы планируем работать с Вашей фирмой через предпринимателя (ИП) Петрова Д.Б. С этим факсом передаем Вам необходимые данные для работы. Счет для оплаты по нашему заказу, который мы передали факсом №796/1 от 00.00.0000 г., просим выставить с учетом вышеизложенного. Характеризуется определенной свободой и индивидуальностью языкового воплощения (выбирая речевые формулы, адресант старается подчеркнуть социальное равенство с адресатом) | |
| 3. | Информационное письмо (информирует о намечаемых или уже проведенных мероприятиях). |
| Жанровое наполнение: «сообщение» + «просьба» | |
| Пример: Во исполнение приказа от 00.00.0000 №53 «О внесении изменений в приказ от … №194 «О правах руководителей при назначении, переводе, перемещении и применении дисциплинарных взысканий»» с 00.00.0000 дисциплинарные взыскания на всех работников, задержанных на КПП в состоянии алкогольного опьянения (в рабочее и в нерабочее время), будут налагаться директором по персоналу и социальным программам. Прием нарушителей трудовой дисциплины ведется каждый понедельник с 14-30 до 16-00 и четверг с 14-00 до 16-00. На приеме должны быть: работник, нарушивший дисциплину труда, в сопровождении непосредственного руководителя и начальника БОТиЗ с соответствующими документами на нарушителя дисциплины труда. Способ изложения: лаконичный и подчеркнуто официальный. | |
| 4. | Сопроводительное письмо (информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов). |
| Жанровое наполнение: 1. «сопровождение»; 2. «сопровождение» + «просьба» | |
| Пример:Согласно Вашему письму №183-П от 00.00.0000г. направляю Вам копию решения Арбитражного суда Челябинской области от 00.00.0000 г. по делу №А60-162/97-С4. Способ изложения: подчеркнуто официальный. | |
| 5. | Письмо-согласие (представляет собой выражение готовности сделать что-либо). |
| Жанровое наполнение: 1. «согласие» + «подтверждение»; 2. «согласие» + «сообщение» | |
| Пример: В ответ на ваш факс №128 общество «Зевс» согласно на возврат товара, поступившего в ваш адрес в контейнере №311. Способ изложения: подчеркнуто официальный. | |
| 6. | Письмо-подтверждение (содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остаётся в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.). |
| Жанровое наполнение: 1. «подтверждение»; 2. «подтверждение» + «сообщение» | |
| Пример:Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 0524/141 от 00.00.0000. Решение технического Совета по этим вопросам будет принято 00.00.0000 и сообщено Вам. Способ изложения: подчеркнуто официальный. | |
| 7. | Письмо-напоминание (содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства, проведение мероприятия). |
| Жанровое наполнение: 1. «напоминание»; 2. «напоминание» + «просьба» | |
| Пример: Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 3/34 от 00.00.0000 Вы должны завершить разработку проекта до 00.00.0000. Просим Вас сообщить о состоянии работы. Способ изложения: подчеркнуто официальный. | |
| 8. | Гарантийное письмо (гарантирует оплату покупки, оказанной услуги и т.п.) |
| Жанровое наполнение:1.«гарантия»; 2. «гарантия» + «просьба» | |
| Пример: Для опечатывания контейнеров прошу предоставить ООО «Зевс» запорно-пломбировочное устройство контейнерного типа в количестве 20 штук на май 0000 г. Оплату гарантируем. Проявление авторской индивидуальности не допускается | |
| 9. | Письмо-просьба |
| Жанровое наполнение:1.«просьба»; 2. «благодарность» + «просьба» | |
| Пример:1. Уважаемые господа, просим выслать по почте в наш адрес подписанный типовой проект Вашего договора. 2. Уважаемый Юрий Александрович, мы благодарим Вас за согласие работать на новых условиях оплаты за отгруженный товар. Просим Вас дополнительно предоставить нам скидку в размере 5-10% от базовой цены. Это позволит нам в условиях жесткой конкуренции на рынках Свердловской, Тюменской, Челябинской и Пермской областей завоевать стабильный сектор для реализации при значительном увеличении объемов продаж. Жанр «просьба» – объективно-нейтральная тональность; «благодарность» + «просьба» – адресант может занимать позицию нижестоящего | |
| 10. | Письмо-предложение (может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий, либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Коммерческое письмо-предложение называется оферта. Ее функция – воздействие, побуждение к определенным действиям, а именно к сотрудничеству.). |
| Жанровое наполнение:1.«предложение»; 2. «благодарность» + «предложение» | |
| Пример:Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса. На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом... Оферта: Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле 0000 г., высылаем Вам коммерческое предложение на оптовые партии чугунных ванн с указанием минимального количества поставки по всем предлагаемым типам. (Трафарет разделов письма) Качество____________ Цена_______ Упаковка_______ Срок поставки_______ Условия платежа________ Настоящее предложение действительно до ___________ С уважением коммерческий директор ЗАО «Юг» Способ изложения: официальный (партнеры коммуникации равны) | |
| 11. | Письмо-заказ (Функция письма-заказа, с одной стороны, передать информацию, с другой, – побудить к определенным действиям. При этом вряд ли можно определить однозначно, какая из этих двух функций является ведущей.) |
| Жанровое наполнение:1.«заказ» + «просьба»; 2. «заказ» + «просьба» + «сообщение» + «благодарность»; 3. «сопровождение» + «заказ» + «просьба». Заказ может осложняться жанром «извинения» или «пожелания» | |
| Пример: Уважаемые господа, с этим факсом передаем Вам очередной заказ на продукцию Вашего предприятия с планируемой датой отгрузки 00.00.00 г. Просим Вас рассмотреть наш заказ и откорректировать его до полной загрузки 5-тонного ж/д контейнера. Просим передать на наш факс счет на оплату по нашему заказу <...> Способ изложения: 1) официальный (партнеры коммуникации равны); 2) полуофициальный (есть указания на «теплые», дружеские отношения). | |
| 12. | Письмо-запрос |
| Жанровое наполнение: «запрос» + «просьба» | |
| Пример: Уважаемые Господа! Просим известить нас, сможете ли Вы поставить мебель для офиса нашей фирмы. Поставку необходимо осуществить в течение двух месяцев после размещения заказа. При условии низких цен и гарантии быстрой доставки мы хотели бы разместить заказ в Вашей компании. Ждем скорейшего ответа. Надеемся на положительный ответ и на то, что наши будущие деловые связи окажутся взаимовыгодными. Заместитель директора по маркетингу (подпись) Способ изложения: официальный (партнеры коммуникации равны) | |
| 13. | Письмо-претензия |
| Жанровое наполнение: «сообщение» + «доказательство» + «требование» | |
| Пример: В приложении к настоящему письму направляем Вам акт экспертизы № … от … на некачественность … Основные дефекты, по которым забракован товар, подробно указаны в прилагаемом акте экспертизы. Просим Вас рассмотреть нашу рекламацию и дать согласие на возмещение убытков или замену дефектного товара качественным. Способ изложения: подчеркнуто официальный. | |
| 14. | Письмо-благодарность |
| Жанровое наполнение: «благодарность» | |
| Пример: Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в г. N обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке. Способ изложения: допускается проявление авторской индивидуальности | |
| 15. | Письмо-извинение |
| Жанровое наполнение: 1. «извинение» + «объяснение» + «признательность»; 2. «извинение» + «объяснение» | |
| Пример: Приносим свои извинения за вынужденную паузу в нашей совместной работе. Это вызвано ценовыми "перекосами" на санфаянс на российском рынке. Мы по-прежнему рассматриваем продукцию ОСМ и БТ как "стратегическую" в нашей работе и будем признательны за продолжение нашего сотрудничества. Способ изложения: официальный | |
| 16. | Письмо-приглашение |
| Жанровое наполнение: 1. «приглашение»; 2. «приглашение» + «благодарность» + «поздравление» + «напоминание» | |
| Пример: Многоуважаемый Александр Васильевич! Будем искренне рады видеть Вас в качестве почетного гостя на банкете по случаю юбилея нашей компании. Помощь и поддержка, оказанные Вами на этапе становления, позволили нам не только успешно конкурировать с фирмами-производителями аналогичной продукции в регионе, но и войти в десятку крупнейших производителей России. Уверены, что Вы не откажетесь разделить с нами радость в столь знаменательный для нас день. Приглашаем Вас с супругой в ресторан «…» 12 мая 0000 г. в 19 ч. С уважением директор ЗАО «Юг» … Способ изложения: официальный |
2. Личные, распорядительные, административно-организационные и информационно-справочные документы
| Личная документация | ||||||||||||
| 1. Вид документа | Характеристика– документ, который содержит отзыв, заключение коллектива или руководителя о чьей-либо трудовой, учебной и общественной деятельности; социально-значимых качествах. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Характеристика студента: - оценка учебной деятельности, - оценка научной деятельности, - оценка общественной жизни, - оценка черт характера (принципиален, бесконфликтен, пунктуален). Характеристика сотрудника: - оценка профессиональной деятельности, - оценка изобретательской деятельности, - оценка общественной жизни, - оценка черт характера (организаторские способности). | |||||||||||
| Клишированные конструкции | 1. Наименование документа. Существуют 2 нормы: литературная норма – Р.п. без предлога (характеристика кого?); канцелярская норма – Р.п. с предлогом (характеристика на кого?). 2. Указание Ф.И.О. характеризуемого, его должность и место работы (учебы). 3. Собственно текст характеристики. В конце характеристики должно быть указание на то, с какой целью дается характеристика (Характеристика выдана для представления в райвоенкомат). 4. Подпись руководителя организации. 5. Внизу документа слева помещается название должности руководителя, а справа, после его собственноручной подписи, в скобках указываются фамилия и инициалы подписавшегося. | |||||||||||
| Образец | В аттестационную комиссию Института профессиональных бухгалтеров 00.00.0000 ХАРАКТЕРИСТИКА на Никонову А.А. Никонова Алла Анатольевна работает в ЗАО "Дента" с 00.00.0000 в должности главного бухгалтера. В круг должностных обязанностей Никоновой А.А. входит: организация бухгалтерского учета на предприятии; составление годовой и квартальной бухгалтерской и статистической отчетности; организация работы кассы предприятия и контроль соблюдения финансовой дисциплины; формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах финансовой деятельности предприятия. За время работы Никонова А.А. зарекомендовала себя грамотным, квалифицированным специалистом. К исполнению служебных обязанностей относится ответственно и добросовестно. Дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 0000 г. закончила курсы повышения квалификации Государственной финансовой академии. Активно передает свои знания подчиненным сотрудникам, являясь опытным наставником. В общении вежлива, тактична, пользуется заслуженным уважением сотрудников. Генеральный директор ЗАО "Дента" В.И. Разин | |||||||||||
| 2. Вид документа | Заявление –документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Расположение частей заявления: 1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки; 2) фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него; 3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от; 4) текст заявления пишется с красной строки; 5) дата ставится слева; подпись – справа. Оформление наименования адресата: если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица – в дательном падеже. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | 1. Просьба выражается: Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.) 2. Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (что?)... | |||||||||||
| Образец | Директору ООО «Плюс» Иванову И.И. инженера Петрова П.П. заявление. (Заявление) (ЗАЯВЛЕНИЕ) Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в … сроком 10 дней для прохождения стажировки. Дата Подпись | |||||||||||
| 3. Вид документа | Доверенность –документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо). | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать. Личная доверенность выдается гражданином и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает (учится), жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства или в нотариальном порядке. Если срок действия в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Наименование документа пишется в центре строки. Текст начинается скрасной строки: Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...). Я, нижеподписавшийся, доверяю … Дата – слева, подпись – справа. Под датой иподписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ. | |||||||||||
| Образец | г. Магнитогорск, пятое июня две тысячи девятого года Я, Потапова Наталья Ивановна, проживающая в Магнитогорске по ул. Советской, дом 4, кв. 25, доверяю Новиковой Екатерине Дмитриевне, проживающей по ул. Набережной, дом 17, кв. 2, паспорт серия 0000 № 000000, выдан (кем, когда), получить причитающуюся мне за май 0000 г. заработную плату. (подпись) Подпись Потаповой Н.И. удостоверяется Делопроизводитель ЖРЭУ № 4 (дата) (подпись) (печать) | |||||||||||
| 4. Вид документа | Автобиография –документ, содержащий изложенные автором в определенной последовательности сведения о своей жизни и трудовой деятельности. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | 1. Сведения о себе (Ф.И.О., дата и точное место рождения, получение образования – где, когда учился, какое учебное заведение окончил). 2. Для работающих – трудовая деятельность, включая службу в армии, когда поступил на работу, кем и где работал до настоящего времени. 3. Сведения о ближайших родственниках (семейное положение). Дата, подпись составителя. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Я, Ф.И.О., родилась…; в 0000 г. окончила школу…; в 0000 г. поступила в…; была принята (должность); в котором и работаю по настоящее время; перешла на должность…; имею благодарности, медали…; мой отец, Ф.И.О., окончил … и работал…; моя мать, Ф.И.О., окончила … и работала…; в 0000 г. вступила в брак с… | |||||||||||
| Образец | 00.00.00. Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1994 г. в г. Москве в семье научных работников. Отец, Разин Сергей Васильевич, – преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, – ведущий инженер НИИАП. В 2001 г. поступила в среднюю школу № 326 Kировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 2003 г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка. Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом. Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив». В 2011 г. поступила на факультет "Управления и делопроизводства" Российского государственного гуманитарного университета. 0000. Подпись Н.С. Разина | |||||||||||
| 5. Вид документа | Расписка–это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает: 1) должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо; 2) перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы); 3) подпись давшего расписку. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Я, Ф.И.О., получил… | |||||||||||
| Образец | РАСПИСКА 00. 00. 00 Я, Антонова Надежда Ивановна (паспорт 0000 № 123456, выдан УВД Орджоникидзевского района г. Магнитогорска 00.00.0000), получила от менеджера Рогова А.М. принтер HP Laser Jet 1020 до 00.00. 0000. Референт подпись Н.И. Антонова | |||||||||||
| 6. Вид документа | Резюме–документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предъявляемый при трудоустройстве. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии, имени, отчества, должности, почтового адреса, телефона претендента; текст и подпись. Текст резюме состоит из следующих разделов: 1) персональные данные; 2) цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент); 3) образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы); 4) опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат); 5) дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.); 6) рекомендации (с фамилиями и телефонами). | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Окончил…, прошел профессиональную подготовку по курсу…, получил диплом / сертификат…, работал в …, занимался …, Я хотел бы предложить свои услуги в качестве…, Я имею опыт в…, владею…, По требованию могу представить необходимые рекомендации. | |||||||||||
| Образец | РЕЗЮМЕ 00.00.00 Орлов Игорь Сергеевич Инженер-математик 127321, Москва, Руставели, 34, тел. 957-01-09 Орлов И.С., 1960 г. р., постоянно проживаю в г. Москве, женат, имею сына. В 1994 г. я прошел профессиональную подготовку по курсу "Компьютерный дизайн" и получил сертификат в Международном Союзе ОРТ. В 1992 г. повышал свою квалификацию в фирме "ДЕЛЕКОМ" по курсу "Язык программирования Turbo С". В 1982 г. закончил факультет АСУ Московского экономико-статистического института по специальности инженер-системотехник. С 1982 по 1993 гг. работал в фирме "КАСКАД", где в качестве программиста занимался разработкой прикладных программ целевого назначения. С 1993 по настоящее время работал на предприятии "Элит", где занимался изготовлением компьютерной и видеорекламы, поставками вычислительной техники. Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видеорекламы, организации работ по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми. Свободно владею английским языком. В 1993 г. в издательстве МГУ выпустил учебное пособие "Практикум по программированию на языке Турбо-Паскаль". В 2004 г. работал преподавателем инфотехнологии в школе "Суперреферентов". По требованию могу представить необходимые рекомендации. Подпись И.С. Орлов | |||||||||||
| Распорядительные документы (постановление, решение, распоряжение, приказ) | ||||||||||||
| 1. Вид документа | Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Текст состоит из двух взаимозаменяемых частей – констатирующей и распорядительной. 1. Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, номер и дата. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. 2. Враспорядительной частиуказывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Текст излагается в повелительной форме. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Распорядительная часть: Предлагаю … | |||||||||||
| Образец | РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Магнитогорск
ПРЕДЛАГАЮ: 1. Передать 1597 кв.метров нежилого здания склада заготовок инвентарный № 102003980 с баланса цеха № 3 на баланс цеха № 9. 2. И.о. начальника цеха № 9 Иванову О.П., начальнику цеха №3 Волкову А.А. оформить передачу имущества с подготовкой соответствующих документов. 3. Контроль исполнения распоряжения возложить на начальника цеха №3 Волкова А.А. И.о. исполнительного директора ООО «Зевс» С.Н. Сидоров | |||||||||||
| 2. Вид документа | Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – приказ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. В констатирующей части приказа указывается причина или основание создания документа. Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть. Распорядительная частьпредполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Заголовокдолжен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования. Констатирующая часть: Обычно начинается словами В связи с ... Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения..., назначить..., перевести..., объявить... Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся в тексте после фамилии) в дательном падеже. | |||||||||||
| Образец | ПРИКАЗ
г. Магнитогорск
На период временной нетрудоспособности Иванова А.В. исполнение обязанностей заместителя главного инженера с 00.00.0000 возложить на начальника управления охраны труда и промышленной безопасности Сидорова Александра Петровича, личный № 12201, штатная позиция 32551, без освобождения от своей основной работы с оплатой согласно Положению.
| |||||||||||
| 3. Вид документа | Постановление–правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. | |||||||||||
| Расположение смысловое наполнение частей | Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления). Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица / лиц.) | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Постановляющая часть:Постановляю …, постановляет… обязать … | |||||||||||
| Образец | Наименование организации ПОСТАНОВЛЕНИЕ 00.00.00. № 15 Г. Магнитогорск О… В связи с … комиссия по … ПОСТАНОВЛЯЕТ 1. Предложить …: 1.1. Изменить порядок … в соответствии с решением … № … от … «О проведении …» 1.2. … 2. … Председатель комиссии (Подпись) И.О. Фамилия Секретарь (Подпись) И.О. Фамилия | |||||||||||
| 4. Вид документа | Указание– распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.). | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть раскрывает причины издания документа. Распорядительная часть начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт создают по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения. В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль исполнения указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Констатирующая часть: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии..." Распорядительная часть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". | |||||||||||
| Образец | УКАЗАНИЕ 00.00.00. №3 Санкт-Петербург О порядке оформления организационно-распорядительной документации В связи с вводом ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Основные положения" и повышением требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых руководством метрополитена, ОБЯЗЫВАЮ 1. Начальников служб и отделов Управления метрополитена: 1.1. Все организационно-распорядительные документы сдавать на редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. 1.2. Отредактированные документы представлять на подпись начальнику Управления метрополитена только через секретаря, на втором экземпляре документа должны быть подписи исполнителя, заинтересованных лиц и инспектора Ковригиной Г.А. 2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять оформление документации в службах и подразделениях Управления. 3. Контроль исполнения указания возложить на заведующую канцелярией Управления Апарину Л.И. Начальник метрополитена Подпись С.И. Никитин | |||||||||||
| Административно-организационные документы | ||||||||||||
| 1. Вид документа | Контрактилидоговор– соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Содержание договора составляют следующие сведения: - наименования сторон (полное и сокращенное название); - наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения; - наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; - условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; - срок действия договора; - начало и окончание работ по договору; - стоимость работ и порядок расчетов; - порядок сдачи и приемки работы; - ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор); - гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; - переход права собственности и риски; - порядок разрешения споров; - юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов). Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора | |||||||||||
| Клишированные конструкции | (Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществить рассчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется… | |||||||||||
| Образец | ДОГОВОР ПОСТАВКИ № 8 г. Челябинск 00. 00. 0000 г. ООО «Зевс», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице директора Сидорова Р.Э., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Артемида», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Петрова А.Н., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. «Поставщик» обязуется поставить в течение срока действия настоящего договора продукцию производственно-технического назначения, в дальнейшем «продукция», а «Покупатель» принять и оплатить поставленную «продукцию» способом и в сроки, обусловленные договором. (…) 2. ЦЕНА ПРОДУКЦИИ, ОБЩИЙ ОБЪЕМ ПОСТАВОК 2.1. Цена поставляемой «продукции» является договорной и согласовывается в спецификации на каждую поставку. (…) 3. КАЧЕСТВО ПРОДУКЦИИ, ПОРЯДОК ЕЕ ПРИЕМКИ Приемка «продукции» осуществляется «Покупателем» в соответствии с Инструкциями №№ П-7 от 00.00.0000 г. и П-6 от 00.00.0000 г. «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» и «... количеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров России, с изменениями, внесенными Постановлением Пленума ВАС РФ от 00.00.0000 г. № 18. (…) 4. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ 4.1. Порядок и условия поставки «продукции» осуществляется согласно спецификациям на каждую партию. (…) 5. ПОРЯДОК И ФОРМА РАСЧЕТОВ Расчеты по настоящему договору производятся по безналичному расчету путем перечисления денежных средств на расчетный счет «Поставщика». Днем оплаты считается поступление денежных средств на расчетный счет «Поставщика».(…) 6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА Настоящий договор действует с даты заключения по «31» декабря 0000 г. (…) 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 7.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с ГК РФ. (…) 8. АРБИТРАЖ 8.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть из настоящего Договора или в связи с ним, будут по возможности решаться путем переговоров. В случае если стороны не придут к соглашению, то дело рассматривается с обязательным соблюдением претензионного порядка в Арбитражном суде по месту нахождения ответчика. 8.2. Срок ответа на претензию составляет 10 (Десять) дней. 9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 9.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах на русском языке, по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу. (…) 10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН(…) | |||||||||||
| Информационно-справочные документы | ||||||||||||
| 1. Вид документа | Справки–документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Реквизиты справки: наименование жанра документа; именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; текст, содержащий требуемую информацию; наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Содержание информации: Дана в том, что....действительно работает в … (является студентом) Обозначение адресата: Дана для представления в... | |||||||||||
| Образец | (справка с места работы) СПРАВКА 00.00.00. Ф.И.О. работает экономистом отдела маркетинга (наименование предприятия) с окладом (цифрами и прописью) руб. в месяц. Директор Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия | |||||||||||
| 2. Вид документа | Докладная записка–документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Текст докладной записки делится на две части: констатирующую, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторую – где излагаются предложения, просьбы. Реквизиты докладной записки:адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); наименование жанра документа; текст (информация; предложение и его аргументация); список документальных приложений (если они требуются); наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Ключевое слово докладной записки – Прошу... Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответствии с... Возникла необходимость (чего?)... Согласовать вопрос... | |||||||||||
| Образец | 00.00.0000 № 15 О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников, которые смогут отдохнуть летом 0000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять под контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Зав. отдела образования Аванов Д.М. Подпись Н.И. Пирогова | |||||||||||
| 3. Вид документа | Объяснительная записка–это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Текст должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Довожу до вашего сведения… | |||||||||||
| Образец | Декану … факультета (Ф.И.О) студентки II курса, группы... Объяснительная записка Я отсутствовала на занятиях в период с 00.00.00 по 00. 00. 00 по причине болезни. Медицинская справка прилагается. Дата Подпись | |||||||||||
| 4. Вид документа | Протокол– это документ, в котором фиксируется ход заседания, совещания, собрания. | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Различают полные и краткие протоколы. Основную часть полного протокола занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов. В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Председатель…, секретарь…, присутствовали…, приглашенные…, повестка дня…, слушали…, выступили…, постановили…, рассмотренные вопросы…, принятые решения… | |||||||||||
| Образец | 1) Полный протокол Наименование предприятия … ПРОТОКОЛ 00.00.0 № … собрания акционеров предприятия Председатель – Ф.И.О. Секретарь – Ф.И.О. Присутствовали: …(должности, фамилии, инициалы) Приглашенные: …(должности, фамилии, инициалы) ПОВЕСТКА ДНЯ: … СЛУШАЛИ: …(должности, фамилии, инициалы, содержание выступления) ВЫСТУПИЛИ: …(должности, фамилии, инициалы, содержание выступления) ПОСТАНОВИЛИ: … Председатель (Подпись) Секретарь (Подпись) 2) Краткий протокол Наименование предприятия … ПРОТОКОЛ 00.00.0000. №… собрания акционеров предприятия Председатель – Ф.И.О. Секретарь – Ф.И.О. Присутствовали: …(должности, фамилии, инициалы) РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ: … ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ: … Председатель (Подпись) Секретарь (Подпись) | |||||||||||
| 5. Вид документа | Акт –документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.) | |||||||||||
| Расположение и смысловое наполнение частей | Текст акта состоит из вводной и констатирующей части. В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. | |||||||||||
| Клишированные конструкции | Комиссия в составе…, составили акт о следующем…, составлен комиссией в составе…, комиссия рекомендует…, фактов … не установлено. | |||||||||||
| Образец | АКТ 00.00.0000 № … об отсутствии на работе инженера-технолога Л.И. Спирина Комиссия в составе начальника цеха В.В. Логинова, диспетчера О.М. Сергеевой, контролера ОТК Г.И. Николаевой составили акт о следующем. В течение рабочего дня 00.00.0000 инженер-технолог Л.И. Спирин отсутствовал на рабочем месте (помещение сборочного цеха) с 11 час. 20 мин. до 13 час. 30 мин. (всего: 2 час. 10 мин.). Отсутствие инженера-технолога привело к сбоям в работе бригады рабочих цеха по выпуску уникального оборудования и в итоге к производственным ненормативным потерям. Л.И. Спирин свое отсутствие на рабочем месте объяснил необходимостью быть в это время в ГИББД. Документов, подтверждающих подобную информацию, Л.И. Спирин не представил. Серьезных доводов в свое оправдание не привел. Начальник цеха Подпись В.В. Логинов Контролер ОТК Подпись Г.И. Николаева Диспетчер Подпись О.М. Сергеева С актом ознакомлен: Подпись 00.00.0000 Л.И. Спирин | |||||||||||
Приемы унификации языка служебных документов
Унификация– это приведение чего-либо к единообразию, системе, одинаковой форме.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие отрасли стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).
Выделяют следующие уровни стандартизации деловых писем:
1. Формальный. Официальные письма пишутся на специальных бланках, текст писем оформляется в соответствии с определенными стандартами (например, регламентируется место расположения адреса, заголовка, размер письма и т.д.).
2. Языковой уровень. Говоря о языковой стандартизации, необходимо ввести понятие «языковая формула».
Языковые формулы– это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Обращения
Уважаемый господин…!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)
Уважаемый Николай Иванович,
Уважаемая Ирина Петровна!
Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 2041;