Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии организации

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

С 1 января 2009 года суточные, выплаченные в соответствии с локальными нормативными актами организации, учитываются в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в полном объеме (пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ), (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/41 от 06.02.2009 г.)

При этом при исчислении налога на доходы физических лиц в налогооблагаемый доход работника не включаются суточные в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п.3 ст. 217 НК РФ).

В бухгалтерском учете документально подтвержденная сумма командировочных расходов без налога на добавленную стоимость включается в состав производственных затрат

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ.

При этом бухгалтерский учет операций ведется в рублях на основании- пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются в составе прочих расходов и доходов.

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами приведена в таблице.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Выводы

Денежные средства выдаются под отчет работникам организации из кассы. По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет. Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации. В случае перерасхода работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вопросы для самопроверки

1. Каков порядок оформления получения и расходования подотчетных сумм?

2. Как ведется синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами?

3. На какой счет списываются не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов?