ОБЩИЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Под функциями управления понимаются особые виды специализированных управленческих действий, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда.

Функция управления – это направление или вид управленческой деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и осуществляемый специальными приемами и способами.

Функции управления характеризуют ту или иную активность взаимодействия субъекта и объекта управления (управляющей и управляемой систем). Для эффективного, целостного управления они должны образовать единый комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления.

Функции управления занимают одно из центральных мест в управленческой деятельности. Они, по существу, такие же древние, как само общество. В течение всей истории переходят от интуитивного, полусознательного обеспечения условий жизнедеятельности общества к научно обоснованному управлению.

Среди общих функций в научной литературе Роберт М. Фалмер называет планирование, организацию, выполнение, контроль; К. Киллен выделяет планирование, организацию, руководство, мотивацию, контроль; Г. Кунц, С. Доннел – планирование, организацию, комплектование штатов, руководство и лидерство.

В отечественной теории и практике принято рассматривать такие функции: планирование, прогнозирование, организация, регулирование, координирование, стимулирование, контроль.

Роль и содержание функции планирования

Планирование является активным управленческим процессом воздействия на систему, посредством которого детерминируются темпы, последовательность и формы развития объекта или процесса для достижения намеченной цели.

Планирование – это обоснование и выбор целей функционирования и развития процесса (системы, организации, предприятия) и средств их достижения.

Особенность механизма планирования состоит в том, что здесь должна быть конкретно представлена диалектическая связь плановой работы с конечной целью (рис.9.1).

Рис. 9.1 − Плановая кривая:

Y_пл – планируемый показатель;

t_б и t_пл – базовое время и плановый срок;

Y _б – базовый показатель;

∆t – прирост планового показателя за время t

∆Y− абсолютный прирост планового показателя.

Реализация логической схемы процесса управленческой деятельности – потребность – задача – функция – решение (цель) –осуществляется посредством планирования. Планирование присутствует на всех уровнях иерархии управления. Сущность и технология планирования едина для всех объектов управления: области, района, города, предприятия. Планирование работы на локальном уровне повторяет в миниатюре всю технологию планирования работ, например, на государственном уровне.

Планирование состоит из процесса подготовки, обоснования и принятия решения.

План показывает не только то, чего нужно достигнуть в конечном счете, но и как это сделать, каковы основные показатели плана и как должно развертываться его выполнение во времени и пространстве. План всегда должен иметь вид конкретного документа.

Исходя из временных параметров и решаемых задач, различаются следующие виды планирования:

1. План-прогноз – 15-20 и более лет (долгосрочное прогнозирование). В задачи плана-прогноза входит прогнозирование будущего состояния социально-экономических процессов, определение вероятности наступления тех или иных положительных и негативных ситуаций. План-прогноз может быть представлен в виде дерева целей.

2. План-модель – 5-7 лет (среднесрочное прогнозирование). Моделирование – научное описание ситуаций и будущего состояния социально-экономических процессов, средств и методов их достижения. План-модель предполагает проведение точных расчетов и предоставления путей и способов реализации плана.

3. План-программа – 1 год, квартал (краткосрочное планирование). План-программа дает конкретное обоснование реализации решений по прогнозам и моделям на годы, кварталы в конкретных отраслях и сферах деятельности. План-программа – это выполнение определенных задач с помощью проверенных на практике средств и методов.

Планирование предполагает выполнение обязательных последовательных операций, имеющих структурно-функциональную зависимость.

Структура планово-управленческих работ

Существует три элемента системной организации планово-управленческой работы:

1. Задающий элемент работы (задание).

2. Управляющий элемент работы – совокупность регулирующих воздействий и организационных мероприятий, анализ и контроль качества, на основе которых формируются управляющие воздействия.

3. Процедурно-содержательный.

Основные этапы планово-управленческой работы.

1-ый этап. Любая планово-управленческая работа начинается с формулировки исходной целевой установки, которая должна содержать сущностную сторону и иметь определенную форму выражения.

Требования к исходной целевой установке:

- полнота формулировки задачи (влияет на качество работ);

- обоснованность;

- формирование исходного задания (требует много времени);

- одно из правил организации планово-управленческих работ: не жалеть времени и усилий на постановку целей и определение задач;

- при составлении задания основное внимание уделять анализу проблем, на решение которых будут направлены меры. Целевая установка даже при всей ее привлекательности должна уточняться и корректироваться.

2-ой этап. Анализ состояния и тенденций развития объекта – сбор информации, упорядочение, классификация в статические, логические ряды – выявление на этой основе статических и логических закономерностей – тенденций.

3-ий этап. Вариантное прогнозирование развития объекта (решение проблем). Вариантов может быть от 2-3 до 5-6, принципиально отличающихся друг от друга в основных моментах развития объекта (или решения проблемы). В рамках основных вариантов возможны прогнозы отдельных сторон или линии развития. Прогнозирование – сложный процесс, поэтому лучше проводить его с помощью специалистов.

4-ый этап. Варианты решения проблем развития объекта. Задача – обрисовать реальные варианты решения, разработать способы решения проблемы. Основная линия – весь набор сопутствующих мероприятий, т.е. решение проблемы в целом должно сопровождаться решением отдельных проблем. Активные участники этого этапа – руководитель, его помощники, заместители, опытные специалисты – все, кого можно причислить к мозговому центру. Можно создавать специальные рабочие группы.

5-ый этап. Анализ и оценка вариантов решения. Это центральная часть планово-управленческих работ. Каждый из вариантов оценивается с точки зрения:

- полноты результатов в достижении цели;

- временных параметров;

- необходимого количества и качества ресурсов;

- потенциальных источников ресурсного обеспечения;

- увязки целей с ресурсными возможностями;

- эффективности использования ресурсного потенциала.

6-ой этап. Формирование проекта решения – подводится итог предыдущих работ, отбираются варианты отдельных частей подготавливаемого решения. Формируется решение в общих чертах. Целесообразно подготовить несколько вариантов общего решения. Это этап завершающего синтеза, в котором активное участие принимают свободные подразделения, комплексные группы и экспертные комиссии. Здесь же осуществляется адресная привязка мероприятий. Здесь велика роль руководителя работ как координатора.

7-ой этап. Рассмотрение и утверждение итогового проекта в соответствующих инстанциях – согласование.