Учетные регистры и формы бухгалтерского учёта

Учётными регистрами называют таблицы разнообразной формы, предназначенные для учётной записи.

Все регистры по внешнему виду они делятся на карточки, отдельные листы и книги.

Карточки – это таблицы, имеющие определённую форму. Карточки предназначены для аналитического учета основных средств, материальных ценностей и др. Отдельные листы – это тоже таблицы определённой формы, но они не скреплены между собой (оборотные ведомости, журналы - ордера).

Книги – это сброшюрованные свободные листы определенного формата например, кассовая книга, Главная книга.

Свободные листы – это регистры (таблицы) большого формата с большим количеством сведений по отношению к карточкам, к ним относят Журналы-ордера, ведомости, распечатки, машинограммы. Широкое распространение получили в настоящее время комбинированные регистры, такие как Журналы – ордера.

По содержанию они делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах (на основе первичных документов).

Регистры синтетического учёта дают обобщённые показатели в денежном выражении, примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Регистры аналитического учёта дают подробные показатели по учитываемым объектам, как в денежном выражении, так и натуральном, и в трудовом, например, карточки аналитического учёта основных средств.

С помощью комбинированных регистров ведут учёт одновременно и по аналитическим, и по синтетическим счетам (журналы - ордера).

По способу регистрации хозяйственных операций в бухгалтерском учете учетные регистры делят на регистры хронологического учета и систематического учета.

Регистры хронологического учета предусматривают отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документов. С этой целью разработаны специальные бланки, формы журналов регистрации хозяйственных операций.

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Оборотная ведомость заполняется по данным об оборотах и остатках синтетических счетов. Для этого на счетах подсчитывают оборот, конечное сальдо и отражают эти данные в оборотной ведомости.

Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом. Данные о конечных остатках в оборотной ведомости должны соответствовать данным об остатках в Главной книге.

Под формой бухгалтерского учета понимают процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязь и последовательность записи в них. Самое широкое применение в настоящее время находят: журнально-ордерная форма, форма Журнал-Главная, таблично-автоматизированная форма учета. Реже, в основном, в бюджетных организациях применяется мемориально-ордерная.

Журнально–ордерная форма предназначена для заполнения основных регистров – это журналы – ордера и ведомости. При такой форме заполнения сумма каждой проводки регистрируется однократной записью – по кредиту счёта в корреспонденции с дебетом других счётов.

Журнально–ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый отчетный месяц. Все журналы – ордеры построены по кредитовому признаку в корреспонденции с заранее установленными (типовыми) дебетуемыми счетами. Журналы – ордера используются для хронологической и систематической записей. Многие журналы – ордера имеют ведомости (например, ж/о №10, 10/1, №6) и др.

Кроме журнала – ордера ведется Главная книга. В ней каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету, в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Главная книга открывается на год, каждому месяцу отводится одна строка. На основании Главной книги и др. регистров заполняется бухгалтерский баланс и др. формы отчетности.

Исходная информация из первичных документов заносится в память компьютера, с помощью компьютерных программ группируется и обобщается, существует множество бухгалтерских программ серии «1С Бухгалтерия», «Бест» и др. В результате бухгалтерия получает выходные распечатки с регистрами различного содержания.

Например, прикладная часть программы «1С Бухгалтерия» содержит план счетов, формы первичных документов, журналы и т. д. Перспективное развитие автоматизированной формы учета будет связана с дальнейшим углублением аналитичности учета, делением его на управленческий и финансовый.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1-С Бухгалтерия 8.8».