Документальное оформление по расходу материальных запасов

Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз из организации материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Документы, служащие основанием для отпуска материалов, должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, им на то уполномоченными. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации деятельности учреждения, направления расхода и периодичности отпуска и вида материалов.

Выдача материалов со склада производится по следующим документам:

· требование-накладная (ф. 0315006): применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения.

Требование составляет кладовщик, отпускающий материалы, в 2 экземплярах: первый экземпляр остается на складе; второй экземпляр передается работнику, который получает материалы. На материалы разных наименований можно выписать общее требование-накладную;

· накладная на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007): применяется для учета отпуска материалов на основании договоров. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов;

· меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202): применяется для оформления отпуска продуктов питания. Меню-требование составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данными о количестве довольствующихся лиц. Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.

· ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203): применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота и других животных. Каждая выдача кормов и фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания выданных кормов и фуража в расход.

· ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210): применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12). Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей в установленном порядке с баланса учреждения.

· акт о списании материальных запасов (ф. 0504230): применяется для списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

· путевой лист (ф.0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007): путевой лист является первичным документом по учету работы автотранспорта, является основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выписывается диспетчером или уполномоченным лицом. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист также является подтверждением того, что в производственных целях было израсходовано топливо, и является основанием для списания ГСМ. К горюче-смазочным материалам относятся:

- топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

- смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);

- специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены.

Списание ГСМ производится в пределах норм расходов ГСМ. Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации автомобилей. Кроме того, учитывается время года, численность населения пункта, в котором эксплуатируется автомобиль, и прочие факторы, которые могут повлиять на расход ГСМ. Такие лимиты обозначены в Методических рекомендациях к Распоряжению Минтранса России от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

ГСМ в пределах норм списывают на счет учета расходов (при осуществлении приносящей доход деятельности — на счет учета стоимости изготовленной продукции (работ, услуг)). А сверх лимита — на счет учета доходов с последующим восстановлением за счет виновных лиц или за счет установленных источников.

Перерасход ГСМ сверх установленных норм фактически является недостачей. Учет недостач материалов ведут на счете 0 209 04 000. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба.