ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ТРУД, РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ И БЕЗДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

Рабочее место машинистки должно быть удобным, оборудованным в соответствии с гигиеническими нормами. Место включает в себя пишущую машину, стол, подъемно-поворотный стул, лотки для бумаги, приспособления для исправления ошибок, малую оргтехнику (степлер, дырокол, шило и др.).

Большую роль играет освещенность помещения и рабочего места. Недостаточное освещение может стать одной из причин утомляемости на работе, снижения эффективности труда. Наименьшее утомление вызывает работа с естественным освещением.

На рабочем месте не должно быть ничего лишнего. Материалы и принадлежности следует располагать так, чтобы обеспечивалась наиболее рациональная последовательность движений в работе. Все, что машинистка берет правой рукой, должно находиться в зоне ее досягаемости, а все что берет левой рукой, - слева.

Если материалы располагать строго в определенном порядке, всегда на одних и тех же местах то постепенно вырабатывается определенный навык в движениях, а затем автоматизм движений, что снижает утомляемость, потерю рабочего времени, повышает эффективность труда.

ОХРАНА ТРУДА

К эксплуатации электрической пишущей машины допускаются учащиеся, прошедшие инструктаж по технике безопасности.

Необходимо помнить следующее:

• Корпус электрической пишущей машины должен быть заземлен. Если нарушен провод заземления, то работа на машине запрещается.
• Необходимо следить за исправностью вилку на электрической пишущей машине.
• Запрещается открывать крышку пишущей машины и производить смену красящей ленты, если она включена в электрическую сеть.
• Не допускается включение пишущей машины в электрическую сеть, если снята передняя крышка.
• По окончании работы нужно сначала перевести выключатель пишущей машины в положение отключение, а затем отключить машину от электросети. При этом нельзя тянуть за шнур, а надо брать за корпус вилки.

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ТРУД, РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ И БЕЗДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-методическую делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

Ø ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Ø ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Ø ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.

Ø ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Ø ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);

b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

· Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

· Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

1. нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);

2. нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

Ø Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Ø Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Ø Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).