Состав реквизитов документов.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы),

Всего государственным стандартом установлено 28 реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

7. код организации;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. -текст документа;

21. отметка о наличии приложений;

22. подпись;

23. гриф согласования документа;

24. визы согласования документа;

25. оттиск печать;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организации;

30. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные. Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

В числе первых реквизитов на бланке может быть использованы: Герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации (см. раздел о гербовых бланках). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Помещение на бланке товарного знака не исключает указания на бланке наименования организации, • не допускается и замена наименования организации – автора документа ее эмблемой. Размещается эмблема на верхнем или левом полях бланка.

Не допускается размещение на бланках одновременного изображения герба и эмблемы.