Учет расчетов с подотчетными лицами. Особенности учета подотчетных сумм в инвалюте

Подотчетным лицом –является работник организации, получивший авансом суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные или командировочные расходы.

Особенности учета командировочных расходов регулируются

Постановлением Правительства от 13 октября 2008г. №749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Командировкойявляется поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

В период нахождения в командировке (в т.ч. дни нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс

Порядок и размер возмещения расходов на командировки определяется коллективным договором или локальными нормативными актами организации.

Командированному работнику возмещаются следующие расходы:

1.Проезд к месту командировки и обратно, включая страховой взнос на обязательное страхование, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Эти расходы возмещаются в фактических размерах, подтвержденных документами.

2. Расходы по бронированию и найму жилого помещения в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

3. Суточные – в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Суточные до 700 руб. не облагаются налогом на доходы физических лиц (при загранкомандировках суточные до 2500 руб. не облагаются налогом на доходы физических лиц). При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, суточные не выплачиваются.

Документальное оформление командировки:

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В табеле учета рабочего времени ставится отметка о командировке. Служебная записка, если работник отправляется в командировку на служебном или личном транспорте.

По возвращении из командировки работник обязан предоставить работодателю в течение 3-х рабочих дней:

· . авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы (документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.).

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. В случае проезда работника на служебном или личном транспорте срок пребывания указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки с приложением документов, подтверждающих использование транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В бухгалтерии определяются расходы, подлежащие утверждению. Далее отчет утверждается руководителем.

Авансовые отчеты служат основанием для бухгалтерских записей по счету 71.

71/50 – выдача аванса п. лицу

10, 08/ 71 – через п.лицо приобретены материалы. Основные средства

19./ 71 – отражается НДС по приобретенным ТМЦ

26/71 - списываются командировочные расходы на основе авансового отчета

94/ 71 – отражается не возвращенный остаток неиспользованных денежных средств

70/ 94 – из з.п. удерживается остаток неиспользованных денежных средств