Журнально-ордерная форма бухгалтерского учёта

Журнально-ордерная форма–наиболее распространённая форма учёта в организациях с различной формой собственностью, где учёт ведется ручным способом. Схематично эту форму можно изобразить следующим образом (рисунок 15).

Запись операций

Сверка записей

Рисунок 15 – Схема журнал-ордерной формы бухгалтерского учёта

При этой форме учёта учет кассовых операций ведется аналогично как при простой форме.

В основе журнально-ордерной форме учёта лежит принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учёт средств, источников, хозяйственных операций. Здесь хронологические и систематические записи производятся одновременно. Журнально-ордерная форма совмещает во времени синтетический и аналитический учёт. Регистры аналитического учёта могут быть заведены не на все счета. Например, для счета 10 «Материалы» заводят инвентарные карточки на каждый аналитический счёт, а по счёту 71 «Расчёты с подотчетными лицами» аналитический учёт ведется вместе с синтетическим в журнале-ордере №7. При журнально-ордерной форме учёта записи можно производить из первичных документов сразу в регистры синтетического учёта. К таким регистрам относят: журналы-ордера и ведомости.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, они открываются на отдельный счёт, где записываются кредитовые обороты по счёту. Записи в них ведутся по мере поступления документов. В журналах ордерах отражаются кредитовые обороты по счёту или по каждому первичному документу, или по группе документов за день. Например, в журнале-ордере №1 по кредиту счёта 50 «Касса» (рисунок 16) производятся записи за каждый день на основании отчетов кассира (рисунок 2).

Организация____________________

ЖУРНАЛ-ОРДЕР №1

за __________ 20__ г.

Бухгалтер _______________

Рисунок 16 – Журнал-ордер №1 по кредиту счёта 50 «Касса»

В этом журнале-ордере указывается дата отчёта кассира, а затем разносятся суммы по корреспондирующим счетам. Дебет какого-то счета кредит счета №50. Если в отчёте кассира дебет одного и того же счета повторяется, то суммы складываются. Т.е. в журнале ордере отражаются кредитовые обороты счёта. Для отражения дебетовых оборотов составляются ведомости

Ведомости – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу, они открываются на отдельный счёт, где записываются дебетовые обороты по счёту. Например, для счёта 50 «Касса» составляется ведомость №1 по дебету счёта 50 «Касса» (рисунок 17).

Организация____________________

ВЕДОМОСТЬ №1

за __________ 20__ г.

Сальдо на 01.__.__ г. _________ руб. ____ коп.

Сальдо на 01.__.__г. _________ руб. ____ коп.

Бухгалтер _______________

Рисунок 17 – Ведомость №1 по дебету счёта 50 «Касса»

Эти ведомости имеют вспомогательное значение и их для дальнейшей группировки информации не используют. Следует отметить что, не по всем счетам ведется журнал-ордер и ведомость. Например, по счёту 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учёт оборотов и по дебету и по кредиту счета только в журнале-ордере №7, а также он ещё совмещает в себе аналитический и синтетический учёт, как было сказано выше (рисунок 18)

Организация____________________

ЖУРНАЛ-ОРДЕР №7

за __________ 20__ г.

Рисунок 18 – Журнал-ордер №7 по счёту 71 «Расчёты с подотчетными лицами»

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу (рисунок 19).

Счет 51 «Расчётные счета»

Рисунок 19 – Бланк листа главной книги по счёту 51 «Расчетные счета» при журнально-ордерной форме учёта

Главная книга имеет развернутую двустороннюю форму. Для каждого синтетического счёта отводится отдельный разворот двух страниц. Гнига открывается на год В этой книге по каждому счёту показывают сальдо на начало каждого месяца. Далее отражают обороты по кредиту синтетического счета одной записью, а обороты по дебету в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Сумма дебетовых оборотов должна быть равна сумме кредитовых оборотов, а сумма дебетовых сальдо равна сумме кредитовых сальдо. Затем на основании главной книги составляется баланс.

7.Автоматизированная форма бухгалтерского учёта

В настоящее время в организациях с различной формой собственности получает распространение автоматизированная форма учёта. Каких-либо жестких форм, по которым ведётся автоматизированный учёт не установлено. В настоящее время существуют специализированные организации, которые разрабатывают типовые конфигурации программ по ведению бухгалтерского учёта. К таким программам относят: «1С: Бухгалтерия 8.3», «Парус» и т.д. Специализированные организации разрабатывают отраслевые конфигурации данных программ, которые приспособлены для ведения учёта в сельском хозяйстве, торговле, на транспортных предприятиях, на предприятиях бюджетной сферы и т.д. Если предприятие не устраивает для ведения учёта и отраслевые конфигурации программы, то существуют организации, которые дорабатывают существующие программы и приспосабливают их под конкретное предприятие. Т.е. в настоящее время степень автоматизации учёта зависит от:

- технических возможностей предприятия;

- специфики производства;

- финансовых возможностей.

Схематично эту форму можно изобразить следующим образом (рис.19).

Рисунок 19 – Схема автоматизированной формы учёта

При автоматизации учёта сначала вводится в программу постоянная информация. Она вводится или сразу при разработке программы, или при вводе в программу реквизитов организации. В программе также разрабатываются экранные формы первичных документов. При помощи этих документов вводится информация, которая необходима для автоматизированного учёта. При этом часть реквизитов документа, которые носят постоянный характер (например, название документа, наименование организации, должности и фамилия лиц, которые подписывают документы) при введении данных с клавиатуры не вводятся. Вводится переменная информация (например, наименование продукции, ее количество, цена и т.д.). Но при распечатке документов на бумажные носители выводится вся информация в соответствии с требованиями нормативных документов.

Как правило, при автоматизации учёта все равно первичные документы составляются на бумажных носителях. Поэтому, если первичный документ составлялся не на нашем предприятии или не в данной программе, бухгалтер должен ввести в программу информацию из первичного документа на бумаге в электронный первичный документ на экран компьютера. На некоторых предприятиях (например, в банках) бумажные первичные документы могут обрабатываться автоматически. Также сейчас есть возможность некоторые документы (например, платежные поручения, счета-фактуры) отправлять по назначению в электронном виде, не распечатывая на бумаге, с использованием электронно-цифровой подписи руководителя и главного бухгалтера.

Далее введенная информация подвергается машинной обработке, в результате чего формируются базы данных. После этого бухгалтер в программе формирует запросы на различные регистры и формы отчетности. Происходит машинная обработка запроса и затем выводится информация в виде какого-либо регистра или формы на экран. Этот регистр или форму можно сохранить в электронном виде и передать пользователю по каналам связи, а можно вывести на печать.

Преимущество автоматизированной формы заключается в более низких затратах труда счетных работников. Также введенные данные один раз можно использовать для многократно формирования различных форм. Но есть и недостатки. Это необходимость ведения дополнительных расходов по переподготовке кадров, по приобретению и дальнейшему обслуживанию программы. И самый главный недостаток состоит в том, что при автоматизации учета информация вводится один раз. И если человек ошибочно ввел неверную информацию, то эта ошибка автоматически попадет во все учетные регистры и формы отчетности. При ручном ведении регистров дублирование механической ошибки в двух корреспондирующих счетах маловероятно.

Рассмотрим автоматизированную форму учёта на примере программы«1С: Бухгалтерия 8.2».