Полезные функции Word

Создание списков

При оформлении документов часто приходится иметь дело с текстовыми фрагментами (регулярной структурой). Это может быть нумерованные и маркированные списки. Для организации текста в виде списков используется команда Формат/Список, откроется окно диалога для форматирования текста в виде списков.

Для преобразования обычного текста в списки можно использовать и команды на панели инструментов Форматирования.

Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков

К документу можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:

· Назначить каждому заголовку один из встроенных стилей Заголовок 1 – Заголовок 9

· Установить курсор в том месте документа, где должно находиться оглавление

· Выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели перейти на вкладку Оглавление

· Задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней, символ-заполнитель и установить флажок "Показать номера страниц"

· Нажать ОК.

Поиск и замена текста.

В меню Правка выберите команду Найтиили Заменить.

В поле Найти введите текст, который требуется найти.

В поле Заменить на введите текст для замены.

Установите другие необходимые параметры.

Нажмите кнопку Найти далее, Заменить или Заменить все.

Чтобы прервать процесс поиска, нажмите клавишу ESC.

Можно использовать подстановочный символ * или ?

Слияние.

На работе столкнулась с тем, что необходимо было за короткий срок разослать нашим клиентам письмо-уведомление. Текст для всех одинаковый, за исключением номера письма, наименования организации, адреса. Благодаря Word и его функции слияния данная задачка была решена в короткий срок.

Для этого необходимо иметь: бланк самого письма и база данных (удобнее всего в программе Exсel создать табличку со следующими колонками: № письма, наименование организации, адрес, при этом необходимо сделать так, чтобы первая верхняя строчка содержала наименования столбцов, иначе слияние может не пройти и заполняем ее).

Методика слияния:

Пусть у нас имеется письмо, в котором текст не будет меняться за исключением тех мест, где необходимо вставить номер письма, наименование организации, адрес (из базы данных Excel).

1. Открываем наше письмо, заходим в меню Сервис (Tools) и Слияние. Появляется диалоговое окно:

2. Нажимаем на кнопку "Создать", где выбираем "документы на бланке" и нажимаем кнопочку "Активное окно".

3. Следующий шаг: "Получить данные" и "открыть источник данных" выбираем документ, в котором находится база данных по предприятиям (документ Exсel, предварительно нами созданный).После этого, программка скажет, что отсутствуют поля слияния в основном документе и предложит вернуться в основной документ.

4. Возвращаемся в основной документ, на панели которого уже появилась панель "Слияние":

5. Нажимаем кнопку "Добавить поле слияния". Программа предложит список полей слияния (данный список программа сформировала сама, опираясь на базу данных, которую мы выбрали как источник данных):

6. Теперь следует поставить курсор в том месте документа, где необходимо вставить изменяющиеся данные: "№ письма" - нажать на "Добавить поле слияния", далее выбрать "М_письма". На месте курсора появится серая область:

7. Точно так же вставляются в нужные места другие поля: "наименование организации" и "адрес".

8. После того, как будет проделана эта работа, необходимо еще раз вернуться к диалогу "Слияние" ("Сервис" => "Слияние") и реализовать последний шаг: нажать кнопку "Объединить". Откроется следующее диалоговое окно:

9. В поле "Назначение" оставить по умолчанию Новый документ - программа создаст новый документ, в котором у Вас будут находиться все письма клиентам в той последовательности, в которой они указаны в базе данных. Осталось лишь визуально проверить, нет ли каких либо смещений в тексте и можно отправлять на печать. Письма готовы.

На первый взгляд это может показаться очень трудным, но после небольшой тренировки данное решение освобождает нас от рутинной работы вручную вставлять в письма данные клиентов. Также если в письме обнаружена ошибка, то исправив бланк письма и сделав повторно слияние, все письма будут отражаться уже с исправлениями.