Табличный процессор

17.2.1. Общее представление о функциональности

Какой бы темы мы ни коснулись, будь то список книг в библиотеке, перечень учебных предметов, список студентов или ассортимент товаров, все это желательно представить в табличной форме. Однако для простого сведения каких бы то ни было данных в таблицу достаточно тех средств, которые предлагают текстовые про­цессоры. Мощь же электронных таблиц проявляется в двух главных возможностях: адресации ячеек и совершения операций над данными в ячейках.

Адресация ячеек

В электронной таблице каждая ячейка имеет адрес, который состоит из имени столбца и номера строки и который однозначно ее идентифицирует. По этому адресу можно обратиться и прочитать записанные в конкретной ячейке данные (рис. 17.14).

—— Строка формул

Рис. 17.14. Адресация ячейки в электронной таблице

Как видно на рисунке, в таблице выделены столбец В и строка 4, на пересечении которых находится ячейка с именем В4. В ячейке находятся текстовые данные, а именно, слово Данные, которое и отражено в строке формул.

Совершение операций над данными в ячейках

Изменим данные в таблице, введя вместо текстовых данных в две ячейки число­вые данные, а в третью ячейку формулу, в которой укажем адреса этих двух ячеек (рис. 17.15).

""и URf

j1|= S U M (64 :С4)

Рис. 17.15. Функция, адресующая две ячейки

Формула определяет сложение значения, которое находится в ячейке В4, со значением из ячейки С4. Результат этого действия* можно увидеть в той ячейке, в которую вписана формула (рис. 17.16).

ii^⁴" ' ' .

Рис. 17.16. Результат выполнения вычисления

При вводе формул есть возможность задать режим адресации. По умолчанию адресация является относительной. Это значит, что формула ищет значения своих аргументов в ячейках, имеющих фиксированное положение относительно самой формулы.

Пример. Рассмотрим формулу йа рис. 17.15. Она обращается к двум ячейкам, одна из которых расположена на один, а вторая — на два столбца левее этой фор­мулы. Зададим значения в ячейках ВЗ и СЗ, а затем скопируем формулу из ячейки D4 в ячейку D3. Как видите, формула теперь выполняет операцию суммирования над ячейками ВЗ и СЗ, расположенными относительно нее по-прежнему на один и на два столбца левее (рис. 17.17).

"Tl URL.;

"Я h Ш: j -SUM(BSiCS)

10................ 15 .............................. 25;.....

Рис. 17.17. Копирование формулы с относительно адресацией

Второй способ адресации называется абсолютным. В этом способе формула независимо от ее положения всегда указывает на те ячейки, адреса которых изна­чально были в нее введены. При абсолютной адресации имя столбца и номер строки в адресе ячейки предваряются знаком доллара $.

Пример. На рис. 17.18 показан результат копирования формулы с абсолютной адресацией.

В случае абсолютной адресации новое положение формулы не изменило под­ставляемые в нее значения — формула продолжает ссылаться на ячейки В4 и С4.

3 1

3 Л s ^

И

i

ц

Рис. 17.18. Копирование формулы с абсолютной адресацией

Главное назначение табличных процессоров состоит в автоматизации расчетов. Эта функциональность свойственна любой программе класса табличных процессо­ров. Различие между разными программными продуктами касается, как правило, набора встроенных функций, которые можно вызывать для выполнения операций, максимальном количестве столбцов и строк в таблице и наличию сценариев, при­званных удовлетворить основные потребности пользователя в выполнении тех или иных расчетов и аналитических исследований.

17.2.2. Дополнительные возможности табличного процессора

Помимо вычислительных возможностей и вполне ожидаемой функциональности по созданию, сохранению и открытию документов, а также изменению параметров шрифта для отображения значений в ячейках, современный табличный процессор обычно обладает множеством дополнительных возможностей, которые превращают его одновременно и в инструмент художника, и в среду программирования. Перечислим наиболее часто встречающиеся дополнительные возможности табличного процессора.

□ Оформление результатов в виде диаграмм. Во многих случаях результатами вы­числений (или составления отчетов) бывают ряды данных. Колонки чисел менее наглядны, чем рисунки. По этой причине во все современные электронные та­блицы встроен инструмент представления данных в виде диаграмм (рис. 17.19).

Обычно такой инструмент позволяет выбирать из широкого диапазона диа­грамм разного типа, а после создания диаграммы — изменять ее внешний вид в широких пределах. Если на рис. 17.19 для заданного диапазона данных была создана диаграмма в виде двух линейных графиков, то на рис. 17.20 эта диа­грамма преобразована в объемную гистограмму.

□ Сортировка и фильтрация данных. Данные в каждом столбце можно отсортиро­вать по возрастанию или убыванию, при этом можно сортировать данные толь­ко в выделенном столбце или во всех строках, связанных с данным столбцом. Также можно на выбранный столбец или на несколько столбцов накладывать фильтры по значению (рис. 17.21 и 17.22).

□ Автоформатирование. В табличном процессоре обычно поддерживается ши­рокая гамма вариантов встроенного стилевого оформления, которые можно применять по желанию пользователя. На рис. 17.23 представлен пример при­менения стилевой схемы Январь (OpenOffice.org Calc).

Рис. 17.19. Оформление результатов в виде диаграмм

□ Условное форматирование. Эта функция предоставляет пользователю возмож­ность определить формат представления ячеек, значения в которых отвечают заданному условию (рис. 17.24).

□ Извлечение данных из внешних источников и связь с внешними данными. Эта функциональность расширяет работу табличного процессора, сразу перево­дя его из локальных приложений в распределенные. Возможность получать

в таблицы табличного процессора внешние данные и оперативно (если создана связь) обновлять их делает данные, обрабатываемые табличным процессором, динамичными и актуальными.

2J I

■

Рис. 17.21. Задание параметров фильтрации

ZJ J^jrl5

ШКШ

ша

Рис. 17.22. Результат применения фильтра

Iai-

з

5 22 33

7 18

Рис. 17.24. Условное форматирование

□ Построение сводных таблиц. Сводные таблицы — это многомерные таблицы, которые позволяют на одном листе легко анализировать и просматривать за­висимости типа «уровень продаж по годам», «уровень продаж по регионам», «уровень продаж по годам и по менеджерам».

□ Сценарии работы с данными. Сценарии позволяют подводить итоги различного вида, выполнить проверку допустимого диапазона значений, провести поиск решения.

□ Вставка диаграмм. Несмотря на то, что эта функция отнесена к вспомогатель­ным, особенность человеческого восприятия делает ее одной из наиболее важ­ных. Обычно, когда человек смотрит в таблицу, он видит очень мало, и ему нуж­но много времени, чтобы сделать какие-то выводы. Когда же человек смотрит на диаграмму, построенную на основании данных таблицы, он видит сразу все.

□ Вставка графических объектов. Графические объекты расширяют диапазон вос­приятия числовых данных человеком. Например, при подготовке информации для представления потенциальному инвестору принято наполнять таблицу рисунками.

17.2.3. Сравнительная характеристика табличных процессоров Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc и Gnumeric

Функционально эти три программы не очень сильно различаются, основные отличия в дизайне (рис. 17.25).

"О»⁴; . ^г"'* • * HVnraI ' M«cro$0fr

Sk ,-₄!.hfi г* ,д. # SB-ajrf slf! !Общий .-'.■-■ ■ .

Рис. 17.25. Табличные процессоры

Сравнительные характеристики этих процессоров представлены в табл. 17.2.

Органайзер

17.3.1. Общие принципы использования программных инструментов организации деятельности

Организация деятельности подразумевает наличие нескольких поддающихся формализации и документированию описаний: необходимо вырабатывать решения, на их основе формулировать задания для персонала, устанавливать сроки выполне­ния заданий, устанавливать сроки контроля, обеспечивать взаимодействие между членами коллектива.

Возможности органайзерам отношении персональной самоорганизации:

□ составление списка запланированных дел;

□ планирование встреч;

□ планирование событий;

□ отображение запланированных встреч и событий на календаре в одном из режи­мов просмотра (один день, рабочая неделя, полная неделя, месяц, квартал, год);

□ отображение запланированных дел на линии времени (в виде календарного графика);

□ оформление повторяющихся дел, событий или встреч;

□ гибкая настройка параметров рабочего времени, праздников, выходных дней;

□ напоминание о важных регулярных событиях;

□ фильтрация и поиск записей по заданным параметрам.

Возможности органайзера в отношении организации рабочей группы:

□ подключение к выполнению задания членов группы в качестве ответственных за это задание;

□ рассылка оповещений, напоминаний и приглашений на встречу группы;

□ публикация и обновление календаря на сервере групповой работы, совместном сетевом журнале или в блоге.

17.3.2. Сравнительная характеристика органайзеров Microsoft Outlook, doOrganizer, KOrganizer и Mozilla Sunbird

Microsoft Outlook и doOrganizer — это коммерческие органайзеры, реализован­ные только для Microsoft Windows.

Microsoft Outlook — самый известный и широко применяемый в мире органай­зер. Он совмещен с программой отправки почты и чтения новостей, полнофункци­ональной адресной книгой и журналом открытия документов. Его функциональ­ность несколько перекрывает перечисленные ранее возможности.

doOrganizer — это даже не органайзер, а персональная информационная система, в которую, помимо функций персонального планирования и учета времени, входит еще ряд интересных функций: планирование персональных финансов, ведение журнала, создание заметок, генератор отчетов, почтовая программа, накопитель ссылок и многое другое. Окна обеих этих программ представлены на рис. 17.26.

Программы KOrganizer и Mozilla Sunbird представляют собой свободные орга­найзеры, их можно загрузить из Интернета и установить на компьютер бесплатно. Одна из них, KOrganizer, устанавливается только на компьютеры с установленной оконной средой KDE (как правило, это компьютеры, работающие под управлени­ем операционной системы Linux), вторая, Mozilla Sunbird, имеет исполнения для разных платформ.

С точки зрения функциональности KOrganizer полностью отвечает требованиям для органайзера индивидуальной и групповой работы. Mozilla Sunbird не имеет ин­струментов групповой организации и может применяться только как персональный органайзер. Окна обеих программ показаны на рис. 17.27.

Щ к&яттр'ь- ЫШ-ФЛ оштк

; ®sfwr 0^>asra £ид Перевод Csjjcu.- Дever ж, ^np-SO,;-

SLiL^I Si '

. Ji 8>. 9 10 1! 12 13

в 14 JS 56 I? 1в 19 20

Pi гя ?з я 2<> г? « 1-8 г') JO i < , 1

17® .

» ICmifim " ,3shjk

Рис. 17.26. Outlook и doOrganizer

Файл Дранка Вид Ларейти Действия Расписание Дастрайка

i .о Sa й? г" I- f^rLi ГЧ 3 # H ^; ш is G iii е? ^

1¾!¾] Мюнь200& ЩЩ

⁴ "!» вт Cp Mr Hr €§'б«Г

22 j "" ,

23 WM 2 3 4 EO - I

2й\ в S 20 21 22 1<) &

2S I 15 16 1? 28 IS 'Л Il

28 1 22 Ш M 35 2$ ? Il 27 ! 29 30 "

Вадачи

Г !"!сказать шг»ая№ш№ задами i

1.1.1 .На»»»""- . [.1¾:

шелкчитв гдкь еда двбэвченич •

Рис. 17.27. KOrganizern MoziIIaSunbird