Система электронного документооборота. 17.4.1. Назначение и функциональность

17.4.1. Назначение и функциональность

В небольших компаниях документооборот вполне может контролироваться без использования специализированных программ. Потоки документов невелики, прием, регистрация и учет документов не представляют трудности. В крупных компаниях управлять потоками документов становится все труднее. Если предпри­ятие создает филиалы, то потоки документов становятся распределенными в про­странстве, поиск документов превращается в самостоятельный вид деятельности, количество людей, занятых в сфере документооборота, растет.

Кроме того, есть организации, в которых документооборот является не сер­висной функцией, а практическим содержанием работы. К таким организациям относятся архивные хранилища, юридические компании и многие другие. С точки зрения документооборота наша страна проходит довольно сложный этап: безбу­мажный электронный документооборот тесно соседствует с бумажным, далеко не все виды документов могут быть выполнены в электронном виде, и это предъяв­ляет дополнительные требования к системе документооборота, которая вдобавок к основным своим функциям должна еще поддерживать непрерывную связь между бумажными оригиналами и их электронными копиями.

Документы имеют свой жизненный цикл, от создания до уничтожения. Этот цикл состоит из четырех основных фаз.

1. Создание документов. Установление необходимого перечня используемых до­кументов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием с применением современных информационных технологий.

2. Хранение и использование документированной информации. Формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов, или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентифика­ция и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и не­обходимость сохранения признается за документами, которые могут служить доказательством существовавших сделок или использоваться для проведения исторических исследований.

4. Управление архивами. Проектирование и создание архивохранилищ, совершен­ствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и рас­пространения в обществе информации об архивах.

В системе электронного документооборота с целью реализации этих фаз жиз­ненного цикла документов используются перечисленные далее функции.

□ Регистрация документов — оформление единой электронной карточки как на бумажный, так и на безбумажный документ.

□ Ввод и преобразование документов в электронный формат: О потоковое сканирование;

О получение документа по факсу; О получение документа по электронной почте; О получение документа из файловой системы; О извлечение штрих-кода.

□ Организация хранения документов в защищенном хранилище повышенной надежности.

□ Поиск документов по заданным реквизитам и содержанию.

□ Работа с содержимым документа.

□ Разработка и поддержание жизненного цикла документов разного вида.

□ Работа с версиями документа.

□ Защита документов от несанкционированного доступа.

□ Удостоверение документа электронной цифровой подписью.

□ Организация коллективной работы с документами.

□ Вывод документов для просмотра и на печать.

□ Создание комплексных отчетов по подборке документов.

17.4.2. Сравнительная характеристика систем

электронного документооборота DIRECTUM, Digital Design, ЕВФРАТ-Документооборот

Одна из наиболее успешных реализаций в России систем электронного доку­ментооборота — DIRECTUM. Эта система состоит из нескольких функциональных модулей.

□ Управление электронными документами. Создание и хранение различных не­структурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полно­текстовый и атрибутивный поиск документов.

□ Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработ­ки документов на всех стадиях жизненного цикла; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес- процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов.

□ Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

□ Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование; и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

□ Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стади­ями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

□ Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требовани­ями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рас­сылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

□ Обращения граждан. Организация работы с обращениями граждан в соответ­ствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

□ Управление показателями эффективности. Оперативные контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с под­держкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Автономный модуль «Делопроизводство и архив» от Digital Design, постро­енный на известном решении Microsoft под названием DocsVision, поддерживает

следующую функциональность:

□ обработка корреспонденции;

□ создание иерархической структуры хранилища документов;

□ хранение документов любого формата (текстовые документы, таблицы, чертежи и др.), а также их классификацию;

□ автоматизированный перенос документов в электронное хранилище из файло­вой системы;

□ совместная работа с документами;

□ поиск документов в хранилище;

□ построение отчетов по документам в архиве;

□ автоматизация процесса регистрации входящих, исходящих и внутренних до­кументов;

□ поточное сканирование и штрих-кодирование бумажных документов;

□ организация электронного архива;

□ контроль исполнительской дисциплины, включая выдачу поручений (резолю­ций) и контроль их исполнения;

□ согласование документов;

□ отслеживание версий документов;

□ поддержка механизмов ЭЦП (электронная цифровая подпись) и шифрования документов.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies — один из старейших продуктов, обслуживающих докумен­тооборот на Российском рынке. Реализует следующую функциональность:

□ автоматизированная регистрация документов и заданий;

□ мгновенный поиск информации;

□ эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

□ контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

□ мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;

□ разграничение прав доступа сотрудников к информации;

□ долговременное хранение документов организации.

Вопросы для самопроверки

1. Назовите функциональность, важную для современного текстового процессора?

2. В чем различия интерфейса пользователя Microsoft Word 2007 и OpenOffice. org Writer?

3. Каковы функциональные различия Microsoft Word 2007 и OpenOffice.org Writer?

4. Перечислите главные функции табличного процессора?

5. В чем состоит дополнительная функциональность табличного процессора?

6. Чем табличный процессор отличается от базы данных?

7. Что такое «сводные таблицы», для чего они нужны?

8. Каковы основные функциональные различия Microsoft Excel 2007 и OpenOffice. org Calc?

9. Каково назначение и типичная функциональность органайзера?

10.Какие системы электронного документооборота вам известны?

11.Какова базовая функциональность системы электронного документооборота?

Литература

1. Волков В. Б. Линукс Юниор. Книга для учителя. M.: ДМК, 2009.

2. Волков В. Б. Понятный самоучитель Excel 2007. СПб.: Питер, 2008.

3. Волков В. Б. Понятный самоучитель Word 2007. СПб.: Питер, 2008.

4. Еременко А., Чернов Д. Русский перевод OpenOffice.org 3 Руководство по Calc. OOoAuthors — электронный вариант.