Менеджмент как явление, процесс, система, наука

Для того, чтобы понять сущность понятия «административный менеджмент», а также дать определение этого термина, необходимо проанализировать основные его составляющие: «менеджмент», «администрация», «администрирование» - и исследовать их научную и организационную основу.

Термин «менеджмент» происходит от древнеанглийского слова «manage». Свой терминологический статус это слово приобрело в США и стало обозначать как особую сферу человеческой деятельности, так и группу профессиональных управленцев (руководителей) (подобно слова «руководство» завода, фирмы и т.д.). Различные источники по-разному толкуют этот термин.

Определение термина «менеджмент» в различных источниках:

Оксфордский словарь: Способ и манера общения с людьми. Власть и искусство руководства Умение и административные навыки организовывать эффективную работу аппарата (служб работников). Органы управления, административные единицы, службы и подразделения.

П. Друкер: Особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную производительную группу.

И. Ансофф: Умение добиваться поставленных задач, интеллект, мотивы поведения других людей. Функция, вид деятельности, а также отрасль человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

Семенова: Управление в условиях рынка. Процесс планирования, организации, мотивации, необходимое для достижения организацией цели.

А.Н. Кусков, А.П. Чумаченко, Г. М. Ламакин, A.M. Асаул, В.П. Грахов, И.А. Мегалова: Интеграционный процесс, с помощью которого профессионально подготовленные специалисты формируют организации и управляют ими путем постановки задач и разработки способов их достижения

Именно поэтому понятие «менеджмент» часто ассоциируется с людьми, чья работа заключается в координации усилий всего персонала предприятия для достижения цели его функционирования. Кроме того, понятием «менеджмент» может определяться аппарат управления современных организаций, независимо от формы их собственности и цели деятельности.

Для содержательного анализа сущности термина «менеджмент» целесообразно охарактеризовать его как явление, процесс, систему и отдельное научное направление

Основные характеристики термина «менеджмент» как явления, процесса, системы, науки:

Основные задачи менеджмента как науки:

- объяснение природы управленческого труда, установление причинно-следственных связей в управленческих процессах;

- выявление условий, при которых совместный труд людей оказывается наиболее эффективной.

Основные задачи, которые решают систематизированные научные знания об управлении:

- своевременно и качественно управлять текущей деятельностью организации;

- прогнозировать возможные варианты развития событий;

- разрабатывать стратегию и тактику функционирования;

- грамотно осуществлять постановку целей и задач.

Часто менеджмент рассматривается как искусство, которое опирается на концепции, законы, принципы и методы, лежащие в его основе. Такой подход основан на том, что любая организация как объект управленческой деятельности представляет собой совокупность сложных социально-технических систем, на функционирование которых влияют многочисленные внешние и внутренние факторы.

2. Сущность терминов «администрация», «администрирование», «административный менеджмент»

Следующим логическим шагом для содержательной оценки термина «административный менеджмент» является исследование понятия «администрация», сравнение его с «менеджментом организации», а также определение содержания термина «администрирования».

Различные определения термина «администрация»:

«Администрация»: рациональная система или организованная структура, основная деятельность которой - квалифицированное и эффективное использование общественной политики, имеет достаточно четкую иерархию власти

«Администрация» по государственного: управления это совокупность государственных органов, осуществляющих функции управления

«Администрация» по управлению другими организациями: совокупность должностных лиц и органов, возглавляющих организацию

Не стоит отождествлять администрацию с менеджментом организации.

Основные различия между «администрацией» и «Менеджмент организации»:

- ни официально, ни неформально в состав администрации не входит ряд линейных и функциональных руководителей среднего и практически все руководители нижнего уровня управления;

- в состав администрации организации входят все специалисты и исполнители, которые обеспечивают функционирование руководителей верхнего уровня управления;

- руководители верхнего и частично среднего уровней входят в состав как менеджмента, так и администрации организации.

Уровни управления организации:

Абсолютно все специалисты и исполнители верхнего уровня управления (институционального) непосредственно входят в состав администрации организации. Это зафиксировано:

- организационной структурой;

- штатным расписанием;

- положением об администрации;

- должностными инструкциями для работников администрации.

В процессе функционирования организации администрация осуществляет общее, система обеспечительные исполнительные полномочия.

Главное назначение администрации:

- формировать и реформировать организацию;

- осуществлять официальное представление организации во внешней среде;

- непосредственно управлять ее целенаправленным функционированием;

- обеспечивать взаимодействие с подведомственными ему формированиями;

- обеспечивать подбор и оформление на должности работников;

- проведения работы всего персонала организации;

- контролировать выполнение работ и предоставлять установленную отчетность.

Несмотря на все, не нужно считать, что администрация является всей системой управления организации. Детализацию и адаптации оперативных задач, разработку и выполнение конкретных дел администрация делегирует линейным или специализированным функциональным подразделениям организации.

Администрация не подменяет деятельности конкретных производственных и управленческих подразделений организации, но, прежде всего, обеспечивает оперативное сопровождение этой деятельности.

Содержание термина «администрация» непосредственно связан с содержанием термина «администрирования».

Уровни определения термина «администрирования»:

«Администрировать» (от лат. Administro - руковожу, заведую): Управлять, управлять чем-то, ограничиваясь только административными распоряжениями, не вникая в сути дела.

«Администрирование» относительно государственного управления: Деятельность государства по управлению.

«Администрирование» по управлению другими организациями: Использование в управлении бюрократических, административных форм и методов.

Администрирование - это совокупность различных организационно-методических действий, обеспечивающих целенаправленное и устойчивое функционирование организации.

По сути, «администрирование» можно определить как комплекс необходимых любому субъекту управления универсальных действий и способов воздействия по формализации, регламентации, распорядительства, сопровождения и контроля и обеспечения выполнения запланированного с помощью построенной системы менеджмента организации.

Основные составляющие администрирования:

- регламентация деятельности (процесс установления совокупности правил, положений, которые определяют порядок деятельности организации);

- распорядительство (командные методы управления, основанные на приказах, распоряжениях руководителей)

- информационное обеспечение процессов управления и управления организацией;

- контроль исполнения;

- организация и сопровождение документооборота и делопроизводства;

- регулирования разработки и решения задач специалистами управления (менеджментом организации).

Взаимосвязь основных составляющих администрирования (визуализированная схема механизма администрирования)

«Администрация» - это форма. «Администрирование» - содержание административного менеджмента организации.

Фактически на практике администрирования является штатным инструментом влияния для представителей администрации организации, а для всех остальных менеджеров - границы этого механизма устанавливают или делегируют в соответствии с вопросов, которые они выполняют как линейно, так и функционально. Итак, менеджмент организации в своей деятельности также использует различные формы и методы администрирования.

Влияние администрации распространяется на всю систему управления, а на нижнем уровне управления функции менеджмента и администрации объединяются и руководитель реализует относительно его подчиненных. При таких условиях менеджмент и администрация как руководящая система в целом объединяется в своем воздействии на управляемую систему организации.

Соотношение администрации и менеджмента в организации и их влияние на управляемую систему

Разграничение обязанностей, прав, ответственности между администрацией и менеджментом организации происходит на этапе разработки пакета организационных документов.

Основные внутренние документы регламентации деятельности организации:

- устав организации;

- организационная структурная схема управления;

- штатное расписание;

- положения о структурных подразделениях;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о процедуре организации деятельности;

- положение о процедуре;

- положение о процедуре мотивации деятельности персонала;

- положение о процедуре контроля деятельности персонала;

- положение о делопроизводство (документооборот).

Фактически, администрирования предполагает наличие в организации:

- систематизированного свода положений, регламентов и правил (пакет документов, которые распределяют и регламентируют права, обязанности и ответственность подразделений и работников организации);

- основных подходов, принципов, порядка (пакет штатных процедур функционирования подразделений и работников организации, достижения поставленных целей), которыми постоянно руководствуется менеджмент организации в своей практической деятельности.

Пакет административных документов имеет значительную организационно-методическую ценность для организации.

Главное организационно-методическое назначения пакета административных документов:

- контроль учредительных документов и внутренних положений, утвержденных структур и процедур, регламентов и правил организации формирует основы постановки и достижения цели;

- стабильность состава и соотношения содержания пакета административных документов создает необходимые методические условия для быстрой и эффективной адаптации каждого нового специалиста, в том числе - менеджера;

- возможность модификации административного комплекса документов позволяет учесть особенности бизнеса, специфику организации и индивидуальные качества менеджера;

- в зависимости от содержания и формы пакета административных документов и других определяющих факторов в организации образуется достаточно разнообразный состав и соответствующее содержание администрирования;

- пакет административных документов обеспечивает четкое соблюдение установленных правил через действенный механизм контроля исполнения и ответственности.

Администрирование как процесс реализуется в виде определенных процедур.

Основные процедуры реализации администрирования в менеджменте организации:

- регламентация процесса, что обеспечивает построение и реализацию дерева целей организации;

- распределение функциональных обязанностей и универсальных действий между работниками и структурными подразделениями организации;

- организационное построение и реализация механизма менеджмента путем последовательного объединения действий, операций, стадий, этапов, фаз и циклов в процессе;

- выработка, адаптация и использование модели организации функционального взаимодействия для обеспечения оптимального эффективного воздействия менеджера;

- обеспечение реализации функций планирования, организации, мотивации, контроля. Сопровождение процессов управления.

На такой основе администрирования позволяет детализировать и конкретизировать содержание инструментария менеджмента организации для его практического использования. При этом руководители, которые входят в состав администрации, выполняют достаточно широкий спектр различных видов деятельности; в деятельности каждого менеджера, в том числе и того, который не входит в администрации, согласно сложившимся в организации распределением полномочий, используются самые разнообразные формы и методы формализации, регламентации, контроля, также раскрывают конкретное содержание администрирования.

Необходимо помнить: эффективность деятельности организации, прежде всего, зависит от знаний, умений и навыков руководящего состава администрации и личных характеристик топ-менеджера и членов его команды.

Организационно-методическое обеспечение администрирования функциональное разделение общего процесса на олицетворенные виды деятельности с целью их последующей кооперации на основе специализации по определенным видам работы для построения эффективной системы администрирования. Такая система разрабатывается по единой технологически обоснованной и целенаправленно ориентированной моделью.

Основные преимущества администрирования функционального взаимодействия:

- существенное сокращение управленческого персонала;

- упрощение процедуры разработки, принятия и реализации решений;

- организация оптимальной конфигурации взаимодействия между руководителями, специалистами и исполнителями;

- закладки основ построения и использования механизма оптимизации процедур менеджмента организации.

Организационной моделью разработки, построения и совершенствования системы администрирования может быть процедура делегирования задач оперативного сопровождения процесса управления на уровне и даже к исполнителю на рабочем месте.

Основные составляющие обеспечения процедуры делегирования полномочий:

- правила формирования объектов и субъектов управления как элементов системы единой организации;

- формы отражения построения внутренних взаимосвязей объектов и субъектов управления в виде организационной структуры управления;

- регламент распределения и закрепления функций руководителей, специалистов, исполнителей;

- порядок организации построения менеджмент - процессов в виде зависимостей, последовательностей, циклов;

- процедуры обоснования, разработки, построения и реализации менеджмента организации.

Состав и содержание палитры ресурсов администрирования могут достаточно широко видоизменяться в зависимости от потенциала организации, возможности привлекать новые ресурсы, необходимости использовать такие, которые обеспечат эффективность управляемой системы.

На этих же административных основах формируется, корректируется, адаптируется и используется инструментарий оперативного реагирования на возможное внештатный развитие ситуации. Наработанные таким образом модели администрирования унифицируются и стандартизируются, что способствует их детальной специализации и существенно обогащает состав и содержание функционального проявления администрирования в реальных процессах и системах менеджмента организации.

Административный менеджмент - это одно из основных направлений современного менеджмента, изучает административно - распорядительные формы управления.

Административный менеджмент - это:

- управления, которое осуществляется высшим руководством организации;

- деятельность, связанная с решением стратегических задач, учитывая комплекс внешних и внутренних факторов влияния и тенденций развития как предприятия в конкурентном окружении, так и определенной отрасли общественного производства и государства в целом;

- обеспечение деятельности администрации, связанное с организацией работы всех подразделений, которые способствуют выполнению администрацией возложенных на нее функций.

3. Новые подходы к административному менеджменту

В теории и практике административного менеджмента отдельные ученые, в частности Эдуард Уткин, различают три основных направления.

Сущность основных направлений административного менеджмента

(По Э. Уткиным)

Разработка рациональной системы управления организации: Определение основных функций деятельности. Разделение организации на подразделения и рабочие группы. Установление процедуры применения законов управления, общих и специальных принципов и методов.

Построение структуры организации: Размещение элементов организации в пространстве через распределение их по уровням управления и определения (если необходимо) географического местоположения отдельных.

Установление коммуникационных связей, утверждение регламентов их функционирования: Настройка организационных и межличностных связей через процедуру их административной регламентации, основанной на законах, принципах и методах управления.

Герберт Саймон, Дональд Смитбург и Виктор Томпсон считают, что научные исследования по административному управлению имеют две другие цели.

Основные направления административного менеджмента по Г. Саймаа, Д. Смитбург, В. Томпсоном:

- изучение поведения людей, работающих в организации;

- разработка практических рекомендаций по повышению эффективности работы организации.

Основные положения административного менеджмента, нужно формулировать с учетом особенностей организации, а не рассматривать поведение персонала как самостоятельный объект исследования.

Обычно в административном менеджменте основной акцент делается на исследовании управленческих процессов, на высшем управленческом уровне (институциональном), а также в органах государственной власти. Это во многом определяет основные черты, которые отличают административный менеджмент от общей теории и практики управления.

Главные особенности, отличающие административный менеджмент от управления:

- преимущественное применение линейной или линейно-функциональной системы управления;

- четкая иерархия взаимоотношений;

- формализованный способ принятия и фиксации управленческих решений;

- четкое разграничение должностных полномочий, закрепленное в виде приказов и должностных инструкций;

- разделение труда (то есть любая, даже самая высокооплачиваемая должностное лицо, всегда подконтрольна другому лицу или вышестоящему органу управления).

Новые подходы к административному менеджменту констатируют тот факт, что современное производство и его инфраструктура не требуют бюрократических организаций. Сегодня растет потребность в мобильных и интеллектуальных организациях, которым соответствует революционным изменениям в характере работ за последние десятилетия.

Главные направления дебюрократизации администрирования:

- изменение принципов формирования организационной структуры;

- изменение состава и содержания функций управления;

- изменение принципов комплектования подразделений на основе содержательных квалификационных, а не формальных критериев;

- изменение системы планирования, отчетности и контроля;

- изменение системы оценки работы, стимулирования и контроля работы персонала;

- изменение системы вознаграждений;

- установление доминирования квалификационных критериев продвижения и найма персонала;

- повышение мобильности персонала;

- отмены инструкций и правил, затрудняющих достижение цели и показателей промежуточной эффективности;

- пересмотр и отмену видов работ и операций, не ориентирована на конечный результат;

- тотальная ориентация на производительность и качество работ и услуг;

- сокращение численности административного персонала.

По мнению других экспертов, все крупные, средние и малые компании на Западе и в Азии в своей практике управления опираются на систему административного управления - Administrative Management System (AMS).

Данная система является базисной, значительно упрощает процесс управления и существенно повышает эффективность любых организаций, позволяя им прогрессивно развиваться. Современные западные руководители даже не представляют, что управление может быть иным, в частности - бессистемным.