Формування системи управління економічною безпекою підприємства

Складність підприємства як системи, що функціонує в умовах ринкової економіки, означає наявність у нього відповідної внутрішньої структури, що складається з елементів, їх властивостей і зв’язків, які забезпечують у результаті своєї взаємодії виконання комплексу функцій системи й досягнення її цілей на підставі збирання, аналізу, накопичення та розподілу знань.

Система управління – це система, завданням якої є вироблення й реалізація управлінського впливу, або рішень, для формування необхідної поведінки керованої системи (або об’єкта управління) в умовах складнопрогнозованих впливів навколишнього середовища для досягнення сформульованих цілей. Зі зростанням темпів науково-технічного прогресу, розвитку інформаційних технологій і невизначеності зовнішнього середовища на перший план виходять питання своєчасного розпізнавання загроз для існування підприємств, стійкості, можливостей розвитку й наслідків. Вони стають критеріями оцінки ефективності системи управління. Внутрішня будова системи управління економічною безпекою підприємства розглядається як відповідь на вплив зовнішнього середовища й організаційно-економічних характеристик самого підприємства. Обирається така структура управління, що забезпечує максимальне досягнення цілей.

Побудову системи управління економічною безпекою підприємства варто здійснювати при дотриманні певної системи принципів, сформульованих на базі чинних законів розвитку. Загальна схема такої побудови представлена на рис. 3.1.

Закон становить об’єктивно існуючий стійкий істотний взаємозв’язок явищ об’єктивної дійсності. Неврахування у діяльності підприємства законів неминуче приведе до кризової ситуації. Навпаки, їх точне врахування при вмілому керівництві може знизити рівень можливих негативних наслідків та порушення економічної безпеки підприємства.

Як основні загальні економічні закони варто виділити такі:

1. Закон попиту (фіксує зворотну залежність між ціною товару й кількістю його придбання населенням або цільовими групами).

2. Закон відповідності попиту та пропозиції (зводиться до рівності пропозиції та попиту на задоволення актуальної потреби, що регулюється ринковим механізмом).

3. Закон спадаючої віддачі (свідчить, що, починаючи з певного моменту, додаткове включення одиниць змінного ресурсу при фіксованій величині іншого ресурсу дає зменшуваний граничний продукт у розрахунку на кожну наступну одиницю першого).

4. Закон економії часу (в економічній теорії розглядається як економія минулої й живої праці на одиницю продукції або неухильне зниження собівартості продукції на одиницю споживчої вартості).

5. Закон необмеженого зростання потреб (зводиться до того, що в процесі розвитку суспільства змінюються, зростають і його потреби, попит на які задовольняється продуктами, що випускаються організаціями з використанням певних технологій і технологічних процесів).

Побудова раціональної системи управління економічною безпекою й забезпечення її ефективного функціонування можливо лише при точному врахуванні та використанні чинних законів організаційного розвитку, що і є однією з найважливіших завдань менеджменту. При побудові системи управління економічною безпекою підприємства як специфічні закони розвитку необхідно враховувати такі:

1. Закон онтогенезу полягає в тому, що будь-яка сутність (живий організм, підприємство, продукт, потреба, попит на задоволення потреби та ін.) проходить свій життєвий цикл, тобто в процесі своєї життєдіяльності минає відносно постійну черговість етапів, що характеризуються переліком конкретних, відносно стабільних показників.

2. Закон композиції відображає ієрархічність у цільовій орієнтації системи, коли цілі більш високого рівня підкоряють собі цільові настанови нижніх рівнів ієрархії. Дія цього закону формує в організації: проблему виявлення головної, загальної мети; проблему визначення цілей нижнього рівня, що підтримують загальну цільову настанову; проблему узгодження багатьох системних цілей між собою, тобто підвищення ефективності цільового функціонування системи.

3. Закон пропорційності вимагає домірності, погодженості характеристик елементів, що утворюють систему, у тому числі соціально-економічну. Невиконання цієї вимоги спричиняє недовикористання наявних ресурсів організації, зниження її ефективності й втрату конкурентоспроможності.

4. Закон найменших свідчить, що "структурна стабільність" системи визначається найменшою стабільністю її компонентів.

5. Закон синергії свідчить, що при формуванні елементами єдиного цілого (системи) останнє забезпечує збільшення загального ефекту до величини більшої, ніж сума ефектів цих елементів, що діють незалежно; визначає виникнення в цілісному сполученні елементів ефекту системності, коли ефективність функціонування цілого виявляється вище сумарної ефективності функціонування елементів. У виробничій системі цей закон проявляється в раціоналізації складу елементів системи, їх максимального погодженого використання при досягненні встановлених цілей.

6. Закон необхідного й достатнього інформаційного забезпечення зводиться до виявлення стійкого зв’язку між обсягом інформації й ефективністю вироблення й ухвалення управлінського рішення. Так, у міру зростання обсягу інформації зростає визначеність ситуації, число варіантів рішення скорочується, зменшується час прийому рішення, ефективність зростає. Надлишковий обсяг інформації спричиняє зростання часу на її переробку, при цьому зростання ефективності ухвалення рішення спадає, тому що розглянуті варіанти перебувають поблизу оптимуму. Таким чином, організація інформаційного забезпечення системи управління є однією з важливих завдань при її формуванні.

7. Закон необхідної розмаїтості передбачає обмеженість кількості елементів у раціонально організованій системі як знизу, так і зверху. Мінімальний за розмаїтістю склад системи визначається можливістю виконання нею основної функції, максимальний – ефективністю функціонування.

8. Закон емерджентності зводиться до придбання системою нових властивостей, що були відсутні у її елементів; зводиться до того, що при формуванні елементами єдиного цілого (системи) останнє набуває нових властивостей, відсутніх у самостійних елементів, що його утворили.

9. Закон наростання організаційної ентропії в процесі життєдіяльності, під якою розуміється енергетичний рівень організації, рівень її підприємницького духу, заповзятливості її керівників, рівень опору організації дезорганізуючим факторам, що перешкоджають її розвитку.

Отже, узагальнюючи представлені закони щодо побудови системи управління економічною безпекою підприємства, слід зазначити, що важливими умовами в даному випадку є необхідність врахування цілеспрямованості системи та її інформаційної забезпеченості.

Принципи побудови систем управління – це загальні закономірності й стійкі вимоги, при дотриманні яких формується система управління, що забезпечує ефективний розвиток підприємства в умовах дії загроз.

У процесі побудови та функціонування системи управління економічною безпекою підприємства доцільно використовувати такі принципи (рис. 3.2).

1. Принцип ієрархічності полягає в побудові багаторівневої організаційної структури управління з раціональним розподілом функцій, що виконуються, завдань і відповідних їм владних повноважень.

2. Принцип координації ґрунтується на цільовій спрямованості діяльності організації та її складових. Принцип координації – це визначення й розподіл погоджених цілей за підрозділами та посадовими особами і чіткий контроль за їх досягненням, оскільки досягнення цілей нижчого рівня забезпечує досягнення цілей більш високого рівня й цільових настанов організації в цілому.

3. Принцип мінімально необхідної й достатньої розмаїтості. Полягає в необхідності визначення раціонального складу функцій і завдань певного обсягу, що закріплюється за підрозділом, посадовою особою в рамках організаційної структури управління. Вузька спеціалізація (одна або мале число взаємозалежних функцій, завдань, закріплених за управлінським підрозділом або посадовою особою), підвищуючи професіоналізм у даній області, звужує кругозір фахівця, позбавляє його масштабного підходу до вирішення організаційних завдань. Широка спеціалізація, навпаки, часто не дозволяє фахівцю досягти високих результатів у реалізації конкретних функцій і завдань. Таким чином, при побудові системи управління необхідно знайти раціональне сполучення складу й обсягу функцій, що виконуються, і розв’язуваних завдань.

4. Принцип раціонального сполучення цілісності й відособленості системи управління. Цілісною визнається система, у якій кожний елемент зв’язаний з усіма іншими елементами й зміни, внесені в один з елементів, викликають необхідність внесення змін в усі інші елементи. Відособленою вважається система, у якій елементи не зв’язані між собою й зміна кожного з них не вимагає зміни інших елементів. У рамках цього дослідження принцип реалізує системний підхід до формування системи управління, коли кожний підрозділ або посадова особа діє в рамках своєї компетенції самостійно (відособленість елемента системи), але його дії у взаємозв’язку з реалізацією інших функцій, доповнюючи одна одну, створюють повноцінні умови для цілеспрямованого функціонування підприємства (цілісність системи управління). Оптимальним варто вважати таке сполучення цілісності й відособленості системи управління економічною безпекою підприємства, коли реалізується принцип Парето, що зводиться до того, що будь-яка зміна в будь-якому елементі системи управління призведе до зниження ефективності її функціонування. Таким чином, самостійність у діях підрозділів обмежена й може оцінюватися за допомогою контролю динаміки показників ефективності організації в цілому. У наслідок об’єктивного характеру розвитку системи управління необхідно з певною періодичністю досліджувати повноту виконання цього принципу. 5. Принцип синергії. Будь-який набір елементів може вважатися системою тільки тоді, коли елементи спеціалізовані, діють взаємозалежно й узгоджено щодо досягнення єдиної для них мети (або системи цілей), а їх функціонування органічно доповнює один одного. Тобто принцип синергії в побудові системи управління економічною безпекою підприємства зводиться до такого – техніка, технології, структури й та ін., застосовувані в процесі управління, повинні, органічно доповнюючи один одного, виключати дублювання й при використанні єдиної інформаційної бази забезпечувати найбільшу ефективність діяльності організації, тобто при мінімальній кількості використовуваних ресурсів забезпечувати максимальний результат.

6. Принцип первинності функціональної системи підприємства стосовно його системи управління. Цілі організації досягаються через функціонування її виробництва. Таке функціонування можливо при успішному виконанні повного комплексу взаємозалежних функцій, що утворюють функціональну модель організації. Отже, проектування системи управління економічною безпекою повинне здійснюватися на базі сформованої функціональної моделі організації, кожний елемент якої досліджений і є повна інформація про його характеристики (періодичність виконання, обсяг виконання (трудомісткість), черговість у технологічному процесі управління, процедури реалізації й та ін.).

7. Принцип повноти виконання функцій. Функція становить повний комплекс взаємозалежних, однорідних за характером робіт, розв’язуваних завдань. Виконання функції передбачає використання специфічних методів і інструментів менеджменту. Дроблення функції за декількома підрозділами підприємства, як правило, пов’язане з необґрунтованими витратами на узгодження, дублювання та ін. Таким чином, раціональним варто визнати повне закріплення функції за одним підрозділом (посадовою особою).

8. Принцип підпорядкованості системи управління економічної безпекою підприємства структурі виробничої системи. Система управління повинна бути орієнтована на досягнення цілей і завдань підприємства. Цілі підприємства досягаються через його виробничу діяльність. Отже, система управління економічною безпекою повинна бути підлегла виробництву.

9. Принцип транспарентності передбачає, що система управління повинна враховувати необхідність дотримання вимоги відкритості мети, завдань та функцій, що виконуються нею як для внутрішнього, так і для зовнішнього середовищ.

10. Принцип інформаційної достатності полягає в тому, що інформаційне забезпечення має бути достатнім для ефективного функціонування системи управління. З точки зору зовнішньої необхідності визначає важливість урахування всіх факторів ринкового середовища та відповідних загроз, а внутрішня необхідність визначає важливість формалізації того, що необхідно знати, а саме підґрунтя кожного управлінського процесу та його вплив на інші процеси. Тобто поєднання зовнішньої та внутрішньої необхідності визначає певні критерії, згідно з якими здійснюється функціонування системи управління економічною безпекою. Отже, принцип інформаційної достатності визначає, з одного боку, критерії збору та отримання інформації щодо зовнішнього середовища, а з іншого – критерії формування інформаційного масиву про внутрішній стан підприємства. Принцип інформаційної достатності не має сталого кількісного визначення. Оскільки у кожному випадку досягнення конкретної мети потребує своєї достатньої системи інформаційного забезпечення.

Принцип соціальної захищеності суб’єктів, які можуть відчути на собі вплив певної загрози через реалізацію певних організаційно-економічних перетворень, пов’язаний, в першу чергу, з можливістю виникнення їх неприйняття з боку безпосередніх виконавців, в зв’язку з чим важливого значення набуває забезпечення достатнього рівня соціальної ефективності заходів, що впроваджуються системою управління.

Отже, основними вимогами до системи управління економічною безпекою підприємства є: інформаційна забезпеченість процесу управління; припустимі тривалість циклу управління й рівень перешкод у ньому; захищеність контуру управління від зовнішніх перешкод; обмежена припустимою величиною ймовірність порушення циклу управління у всьому діапазоні умов функціонування системи; здатність системи до виконання своїх функцій у всьому діапазоні зовнішніх умов; забезпечення запасу стійкості до малих збурювань зовнішнього й внутрішнього середовищ; припустима вартість системи, включаючи видатки на створення і функціонування. З урахуванням зазначених вимог у складі системи управління економічною безпекою підприємства необхідно виділити такі підсистеми: формування цілей, інформаційну (інформаційно-комунікаційну), аналітичну, виконавчу й контролюючу (рис. 3.3).

Функціонування підсистеми формування цілей передбачає визначення цільових орієнтирів розвитку підприємства в умовах дії загроз. Необхідність цієї підсистеми обґрунтовується тим, що цілі відображають наміри підприємства у визначенні свого місця в бізнесі й пов’язані з вирішенням проблеми підвищення конкурентоспроможності підприємства, забезпечення його стійкої позиції на ринку й довгострокового успіху. Тобто певного рівня економічної безпеки.

Інформаційна (інформаційно-комунікаційна) підсистема повинна: приймати сигнали із зовнішнього й внутрішнього середовищ підприємства; надавати актуальну, повну й точну інформацію про стан зовнішніх і внутрішніх факторів підприємства, а також про тенденції їх зміни в майбутньому; забезпечувати циркуляцію інформації з внутрішніх комунікаційних мереж підприємства; забезпечувати санкціонований доступ до інформації на всіх робочих місцях; інформувати суб’єктів зовнішнього середовища про стан підприємства. Необхідність інформаційної підсистеми в сучасних умовах господарювання обумовлена зростанням темпів науково-технічного й економічного розвитку, збільшенням інформаційного навантаження на систему управління економічною безпекою, глобалізацією економічних процесів.

Аналітична підсистема передбачає наявність фахівців, інструментарію й методів, за допомогою яких на підставі інформації, що надходить, вони могли б зробити в припустимий термін обґрунтований висновок про необхідні керуючі впливи на об’єкт управління для досягнення певного рівня економічної безпеки підприємства. Роль даної підсистеми досить велика, тому що управління підприємством здійснюється в умовах високого ступеня невизначеності зовнішнього середовища, що приводить до необхідності розгляду керівництвом великої кількості альтернативних варіантів розвитку відповідно до гіпотетичних сценаріїв зміни процесів у зовнішньому та внутрішньому середовищах. Для підвищення ефективності аналітичної підсистеми варто втримувати складність структури підприємства в певних межах, обумовлених динамізмом його зовнішнього й внутрішнього середовищ. Це передбачає наявність обмеження на величину, а також структурну й функціональну складність підприємства. Структура повинна бути за можливості більш простою, мати короткі тракти інформаційного забезпечення, розробки й реалізації керуючих впливів, що у мінімальному ступені спотворюють реакцію системи.

Особливе значення в рамках аналітичної підсистеми має також наявність кваліфікованого персоналу, що розділяє цілі підприємства.

Виконавча підсистема повинна дозволяти швидко й точно реалізовувати керуючий вплив. При цьому необхідно стежити за своєчасністю й координацією доставки керуючих інструкцій від центра прийняття рішень до виконавчих органів, перевіряючи точність їх розуміння персоналом. При реалізації складних керуючих впливів, що включають велику кількість виконавців, необхідна додаткова організація механізмів синхронізації й координації дій. Одним з важливих факторів, що підвищують ефективність виконавчої підсистеми, є наявність достатньо високого рівня мотивації працівників підприємства. що відповідають за підтримку певного рівня його економічної безпеки.

Інформаційний обмін супроводжує всі етапи взаємодії персоналу підприємства за вертикальними та горизонтальними зв’язками. Призначення комунікаційного процесу полягає в забезпеченні адекватного сприйняття інформації всіма учасниками процесу управління економічною безпекою на підприємстві, а також різними групами за його межами.