Что такое информатика 3 страница

Информационные процессы взаимодействия объектов материаль­ного мира можно структурировать (см. рис. 3):

1) перенос (запись) информации источником на носитель - ко­дирование;

2) передача сигнала по каналу связи;

3) преобразования кода сигнала в код получателя - декодиро­вание;

4) обработка преобразованного кода получателем.

Для каждого процесса существуют свои ИТ. Характерными чер­тами современных ИТ являются:

• сокращение трудозатрат на выполнение процедур обработки информации, повышение качества обработки информации;

• интерактивный характер обработки информации, ориентация на широкий круг пользователей и коллективный характер рабо­ты с информационными и вычислительными ресурсами;

• обеспечение единого информационного пространства ИТ, кол­лективная работа с информационными и вычислительными ре­сурсами на основе компьютерных сетей и систем телекоммуни­каций;

• поддержка многосредовости (мультимедийности) ИТ, безбу­мажной технологии.

На какие классы можно разделить информационные технологии? Информационные технологии можно разделить на классы:

1. Общего назначения ИТ (работа с текстовыми документа­ми, вычисления в электронных таблицах, ведение баз данных, работа с компьютерной графикой и т.п.).

2. Методоориентированные ИТ, обеспечивающие примене­ние особых моделей и алгоритмов для решения задач (математического аппарата, статистики, управления про­ектами и т.п.).

3. Проблемно ориентированные ИТ, учитывающие специ­фику предметной области, информационных потребно­стей пользователей.

Информационные технологии развиваются в следующих на­правлениях:

• компьютерная техника;

• средства связи и коммуникации;

• программные средства;

• методология организации проектных работ по созданию ИС. Развитие ИТ связано:

• с прогрессом в области аппаратных средств обработки данных (ЭВМ, носителей информации, средств коммуникации и связи и прочего), промышленных технологий производства элементной базы компьютеров;

• развитием методов и инструментальных средств разработки программного обеспечения, способов хранения и поиска дан­ных на машинных носителях;

• совершенствованием методов организацией труда коллективов разработчиков ИТ;

• ростом информационных потребностей конечных пользовате­лей, требований повышения эффективности бизнес-систем.

Лекция 3. Информационные технологии
электронного офиса

3.1 Определения

В общем случае под офисом понимается организация типа канце­лярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также от­слеживать их движение. В основе офисной деятельности лежит работа с документами. Обобщенное понятие «документ» приведено в федераль­ном законе «Об обязательном экземпляре документов» № 77-Ф3 от 29 декабря 1994 года:

«Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназна­ченный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и об­новление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предпри­ятиями.

К видам деятельности, осуществляемым в офисе, которые требуют информационной поддержки, главным образом, относятся^[3]:

• основная деятельность офиса - принятие решений разных уров­ней;

• составление контрактов, планирование и контроль выполнения производственных заданий и др.;

• стратегическое и тактическое планирование основной деятельно­сти;

• собственно документооборот и организация делопроизводства;

• обслуживание входных информационных потоков;

• техническая поддержка бизнес-процессов как процессов специфи­ческого рода (длительных, вариантных, распределенных и др.). Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

• редактирование (набор, проверка, оформление) и печать докумен­тов;

• контроль прохождения и маршрутизация документов;

• контроль исполнения поручений;

• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информа­ции и поиск необходимых данных) и т.п.

Документами, используемыми при выполнении указанных выше процедур, могут быть:

• письмо или заключение, фиксирующее решение, принятое долж­ностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.), форма: документ или виза на дру­гом документе;

• договор (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом;

• распорядительный или учетный документ, выпущенный для фик­сации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, за­прос на оказание услуги и др.) и т.п.

Электронным офисом (ЭО) называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автомати­зации работы пользователей в системах управления.

В электронном офисе методы ручной обработки документов заме­нены автоматизированными процедурами. Как любая информационная система, ЭО имеет техническое, информационное и программное обес­печение.

В состав технического обеспечения ЭО входят следующие аппа­ратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объеди­ненные в сеть; печатающие устройства; средства копирования докумен­тов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или к терри­ториально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первич­ных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Информационное обеспечение ЭО предоставляет возможность производить интегрированную обработку всех видов информации, цир­кулирующей в организации, в том числе документов, порожденных элек­тронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней пере­писки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Ба­за данных, хранящая все документы ЭО, становится элементом центра­лизованной базы данных организации и формируется как централизо­ванный электронный архив документов, включающий в том числе и бу­мажные оригиналы, и электронные копии оригиналов бумажных доку­ментов'.

Разработчики программного обеспечения ввели понятие электрон­ного документа, под которым понимают сообщения, полученные по фак­су или посредством электронной почты; отчет, созданный с использова­нием текстового редактора, звуковой файл или видеоклип и т.д.

Система управления базой данных документов обеспечивает:

• централизованную регистрацию всех документов, которые цирку­лируют в организации;

• хранение документов в электронном виде в различных форматах;

• ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

• возможность поддержки архивов документов на всех видах внеш­них устройств.

Прикладное программное обеспечение ЭО в общем случае включа­ет в себя следующие ключевые компоненты:

• набор стандартных бизнес-приложений: текстовых процессоров, электронных таблиц и т.п. - и специализированных функциональ­ных приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов;

• систему управления хранением документов - программное обес­печение, реализующее функции управления единым документар­ным фондом организации (централизованным архивом);

• систему управления документооборотом - программное обеспече­ние, реализующее администрирование документооборота, управ­ление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

• систему экспорта / импорта документов.

На рис. 4 приведена архитектура электронного офиса (см. сноску на предыдущей странице). ^[4]

Бизнес-приложение - это программа или ППП, предназначенные

Л

для управления бизнес-процессом. М. Хаммер и Дж. Чампи¹ определяют ^[5]

бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), кото­рая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента». На рис. 5 приведен пример бизнес­процесса покупки материалов^[6]. Он состоит из получения счета, его оп­латы, получения материалов по накладной и их оприходования на склад. Этому сопутствует оформление и подписание определенного на­бора документов. Из подобных бизнес-процессов и состоит весь опера­тивный документооборот предприятия.

В состав программного обеспечения электронного офиса входят:

• функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматиза­ции;

• системы для организации групповой работы;

• системы управления электронными документами;

• средства управления документооборотом.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

• текстовый редактор;

• электронная таблица;

• система управления базами данных (СУБД).

Рис. 5. Бизнес-процесс покупки материалов

В состав программного обеспечения офиса могут также входить: • программа анализа и составления расписаний;

• программа презентации;

• графический редактор;

• программа обслуживания факс-модема;

• сетевое программное обеспечение;

• программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

3.2 Интегрированные пакеты для офиса

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействую­щие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в интегри­рованный пакет могут входить и другие офисные продукты, перечислен­ные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ин­тегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позво­ляющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с раз­личными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществля­ется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необхо­димости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значи­тельно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время в России и других странах СНГ на рынке офис­ных программных продуктов доминирует пакет Microsoft Office. Фирма Microsoft постоянно совершенствует этот пакет, и в настоящее время в эксплуатации можно встретить три последние его версии: Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000 и Microsoft Office XP. Каждая версия имеет несколько выпусков, наиболее распространенными из которых являются стандартный выпуск и профессиональный выпуск.

В стандартный выпуск Microsoft Office XP входят:

• Microsoft Word 2002 - текстовый процессор;

• Microsoft Excel 2002 - электронная таблица;

• Microsoft PowerPoint 2002 - программа презентационной графики;

• Microsoft Outlook 2002 - система управления электронной почтой и информацией.

В профессиональный выпуск дополнительно входит система управ­ления базами данных (СУБД) Microsoft Access 2002.

Текстовый процессор Word, электронная таблица Excel и СУБД Access подробно рассмотрены в других лекциях.

Программа презентационной графики Microsoft PowerPoint по­зволяет создавать слайды и прозрачные пленки для проведения семи­наров, конференций и т.д. Этот пакет позволяет указать шаблон презен­тации, т.е. однозначно определить ее стиль: шрифты, фоновую застав­ку, цветовую палитру и т.д. В PowerPoint включен целый набор масшта­бируемых иллюстраций, разбитых по тематике. Пользователь имеет возможность их редактировать и совмещать. В этом приложении есть готовая библиотека элементов мультипликации. Оно позволяет вклю­чать в презентации таблицы, диаграммы, математические формулы и даже фрагменты видеоклипов. По готовому докладу можно предписать PowerPoint создать слайд-фильм. Пользователю остается добавить лишь оформительские детали. Дополнительно Power Point позволяет подготавливать заметки - информационные материалы, содержащие как слайды, так и пояснительный текст к ним, раздаваемые аудитории для лучшего усвоения материала.

Система управления электронной почтой и информацией Microsoft Outlook 2002 позволяет:

• работать с электронной почтой;

• спроектировать и вести личный календарь и систему группового планирования;

• организовать и вести хранилище персональной информации, включая контакты и задачи;

• разработать специализированные приложения для сотрудничества и совместного использования информации.

Microsoft Outlook 2002 помогает систематизировать, искать и про­сматривать всю эту информацию, сведенную воедино, используя для этого стандартный интерфейс.

В Microsoft Outlook 2002 предусмотрено пять различных типов пред­ставления информации - таблица, календарь, карточка, значки и вре­менная шкала. Однако при необходимости на их основе можно создать неограниченное количество личных и разделяемых представлений. Таблицы, календарь и значки, по-видимому, хорошо знакомы большин­ству пользователей. Карточки напоминают набор визитных или ката­ложных карточек, кратко отображающих ключевую информацию, а вре­менная шкала представляет собой горизонтальную ось времени, по ко­торой в хронологическом порядке распределены события или задачи.

Microsoft Outlook 2002 позволяет пользователю:

• бегло просматривать список полученных сообщений, записи в ка­лендаре и текущие задачи;

• просматривать приглашения на собрания, поиск занятых или сво­бодных интервалов времени;

• публиковать и загружать данные об интервалах занятости для планирования встреч, а также посылать, получать и отвечать на приглашения через Интернет;

• заказывать конференц-залы и другие ресурсы, необходимые для проведения собраний, без помощи специально выделенных ком­пьютеров управления ресурсами;

• следить за всеми сообщениями электронной почты, задачами, встречами и документами, связанными с каждым контактом;

• бегло ознакомиться с самой свежей информацией: списком наме­ченных собраний, задачами, которые должны быть выполнены в текущие сутки, а также количеством почтовых сообщений, посту­пивших за ночь. Все эти данные выводятся в одном окне, что из­бавляет от необходимости переключаться между разными видами представления информации.

Подробные сведения об использовании Microsoft Outlook 2002 при работе с электронной почтой приведены в лекции «Глобальная компью­терная сеть Internet».

3.3 Организация документооборота в электронном офисе

В настоящее время большая часть информации на машинных носи­телях хранится в виде файлов различного формата, и для доступа к ним требуется применить программы, с помощью которых они были созда­ны. Этой информацией можно воспользоваться в полной мере лишь при условии, если имеются средства быстрого доступа к необходимым до­кументам, возможность построения связей между различными материа­лами и эффективные механизмы поиска данных. Для решения этой за­дачи предназначены средства подготовки электронных документов и программы документооборота, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

3.4 Средства подготовки электронных документов

Главной целью этих средств является создание документов, кото­рые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт-дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации. В зависимости от используемой ими технологии эти продукты можно раз­делить на четыре категории.

1. Средства подготовки документов на базе гипертекстового языка HyperText Markup Language (HTML). Именно эта технология лежит в ос­нове системы доступа к информации World Wide Web.

2. Программные продукты на базе промышленного стандарта Stаndart Generalized Markup Language (SGML). Он представляет собой набор правил для описания структуры любого электронного документа.

3. Программные продукты, которые преобразуют документы из лю­бого приложения в переносимый формат, благодаря чему можно читать, печатать и распространять документы без применения приложений, с помощью которых они были созданы. К данной группе принадлежат та­кие популярные системы создания электронных документов, как Acrobat компании Adobe и Command Ground фирмы No Hands Software.

4. Системы, позволяющие собрать из различных файлов инфор­мацию, записанную в свободной форме, и объединить ее в единую структуру, предоставляя в то же время возможность организовывать связи между соответствующими материалами и легко просматривать документы.

5. Для подготовки электронных документов используются специ­альные языки: HTML и SGML; специальные средства переноса докумен­тов, ППП создания гипертекстовых документов; пакеты для работы с формами документов.

6. Язык HTML - это стандарт, на котором основана World Wide Web. Благодаря ему можно форматировать документы и осуществлять связь текста и изображений с документом, находящимся на другом сервере WWW. HTML позволяет создавать документы путем вставки управляю­щих кодов (тегов) в текст для обозначения заголовков, названий, графи­ческих изображений и гипертекстовых связей, а также для форматиро­вания текста. Помимо изображений, HTML поддерживает и формы, ко­торые позволяют собирать и обрабатывать информацию, вводимую пользователями. Пользователь может ввести текст, выбрать требуемые элементы из списка, представленного в окне, и передать эту информа­цию на сервер.

7. Средствами доступа к информации службы WWW являются браузеры, которые обеспечивают просмотр документов и файлов в раз­личных форматах и имеют средства обработки крупных мультимедиа­объектов, такие как звуковые, графические и видеофайлы.

8. Язык SGML является наиболее зрелым стандартом подготовки электронных документов. SGML предназначен для обеспечения быстро­го доступа к информации, содержащейся в электронном виде в библио­теках, хранилищах данных, базах данных или размещенной в дисковых файлах. SGML представляет собой набор правил для описания структу­ры и управления содержанием электронных документов.

9. Пакеты подготовки переносимых документов предназначены для пользователей, совместно применяющих документы, созданные различ­ными приложениями. Все эти пакеты выполняют сходные функции: соз­дание документа посредством какого-нибудь приложения и просмотр до­кумента его автором или любым другим пользователем на экране ком­пьютера с помощью специальной программы просмотра. Программа просмотра позволяет выводить документы на печать и копировать текст и графику в буфер, предоставляя тем самым возможность другому пользователю импортировать документ в свое приложение. Самым по­пулярным пакетом подготовки переносимых документов является Acrobat компании Adobe.

10. Пакеты создания гипертекстовых документов предназначены для просмотра многочисленных и/или больших документов в поисках нужной информации, позволяя быстро переходить от одной части доку­мента к другой и от документа к документу. Это достигается за счет ги­персвязей, т.е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Можно создавать, поддерживать и обновлять любое количество гиперсвязей, объединяющих определе­ния, графику и текст в любых распространенных форматах. Гипертек­стовые системы, как правило, включают в себя два модуля, один из ко­торых предназначен для редактирования, а другой для просмотра. В от­личие от описанных выше средств создания электронных документов, эти системы не только позволяют просматривать документы, но и обла­дают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам и отношениям, по полному или неполному совпадению и предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи.

11. Распределение гипертекстовых документов в вычислительной системе выполняется посредством различных носителей, включая маг­нитные и оптические диски и сети, причем при работе в сети в системах подготовки гипертекстовых документов можно использовать средства, ограничивающие права пользователя на редактирование документов.

12. Основное преимущество гипертекстовых систем перед средст­вами создания переносимых документов состоит в том, что с их помо­щью легче строить составные документы из информации, записанной в различных файлах.

3.5 Методы автоматизации офиса

Основными фазами жизни информации в офисе являются^{[7] [8]}:

• ввод информации в систему;

• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

• коллективная работа с документами;

• вывод информации из системы.

Способы ввода информации в систему

1. Сканирование документов.

В системах первого поколения графические образы введенных до­кументов идентифицируются с помощью ключевых слов для последую­щего поиска необходимой информации (например, система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После ска­нирования и ввода документа в систему его графический образ «пере­водится» в символьный текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.

2. Ввод при помощи электронных форм.

Форма - это структурированный документ с незаполненными облас­тями, в которые вводятся данные. Пользователь может создать форму и заполнить ее на бумаге или в приложении. В Microsoft Office можно соз­дать формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Microsoft Word, Excel или Access. Этот вид форм можно пересылать по­средством электронной почты или по сети. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки.

Электронные формы используются при массовом ручном вводе од­нотипных документов. Они обеспечивают структуризацию документа пу­тем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что по­зволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.

К преимуществам относятся также автоматическая проверка вве­денных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтово­го индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы. Импорт файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).

3.6 Хранение, навигация, поиск и фильтрация документов

Под навигацией документов понимается организация и отслежива­ние перемещения документов. Фильтрация - это отбор документов по заданным признакам. Документы могут храниться в отдельных файлах, а средством группирования и навигации в хранилище документов явля­ется система каталогов (папок). Средства поиска и фильтрации файлов по их параметрам имеются в современных операционных системах и утилитах (Norton Commander, FAR и т.п.).

В системах, основанных на электронной почте, документы хранятся в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки доку­ментов, содержащие в базе данных (БД) карточки документов с атрибу­тами и ключевыми словами.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на ос­нове контекстного поиска¹: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста.

Хранение информации во всемирной компьютерной сети internet и в корпоративной сети интранет осуществляется в виде совокупности ги­пертекстовых страниц, распределенных по узлам сети. Каждая стра­ница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, раз­меченный с помощью языка гипертекстовой разметки HTML. Структури­зация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и органи­зации внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается включение лю­бой мультимедиа-информации: растровая графика, аудио, видео. Нави­гация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахож­дения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в Internet применяются специальные программы-браузеры, просматривающие Web-серверы и строящие некое подобие указателя. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфра­структуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разра­ботке информационных приложений для руководителей. Более подроб­ные сведения о Web-технологиях изложены в Лекции «Глобальная ком­пьютерная сеть Internet».

3.7 Коллективная работа с документами

Коллективная работа с документами строится на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы и характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных способов доступа:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;

• локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

• просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа). ^[9]

Технологии workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах, для них характерны:

• поддержка многопользовательской работы с несколькими задача­ми одновременно;

• четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и пе­реходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум, двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаи­модействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называе­мая «система графов», где каждый шаг отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижение документа от одно­го субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правиль­ность функционирования схемы, ложится ответственность учета все­возможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа.

Другая реализация основывается на понятии «цикл». В этом слу­чае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодей­ствия является цикл, учитывающий взаимодействие между двумя про­извольными субъектами. При этом система сама отслеживает правиль­ность протекания процесса и в случае ошибки показывает место некор­ректности с указанием ее причины, после чего прекращается воспроиз­ведение нового процесса.

Установление правил взаимоотношений субъектов документообо­рота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации до­кументов (по электронной почте) и времени обработки документа для контроля и учета исполнения.

Вывод информации осуществляют путем печати документов, пуб­ликации их на Web-серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

3.8 Обзор средств автоматизации учреждений

Информационно-программные средства автоматизации учрежде­ний делятся на следующие категории:

• функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматиза­ции;

• системы для организации групповой работы;