ТЕМА 4. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА.

Закупочная логистика – это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.Служба снабжения одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы,в которую входит предприятие;

- элементом микрологистической системы, т.е. одним из элементов предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

- самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Цели функционирования службы снабжения: 1) основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

2) служба снабжения устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные со службами сбыта поставщика и транспортными организациями. Служба снабжения ввязывает предприятие в макрологистическую систему.

3) Служба снабжения должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение-производство-сбыт». Цепь «снабжение-производство-сбыт» должно строиться на основе современной концепции маркетинга, т.е. сначала разрабатывается стратегия сбыта, а затем стратегия снабжения производства. Но маркетинг намечает данную задачу лишь в концептуальном плане и не содержит методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от требований, выявленных при изучении рынка сбыта, не предлагает методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов.

4) Эффективность функционирования службы снабжения, зависит от системной организации самой службы снабжения.

Задачи закупочной логистики можно сгруппировать следующим образом:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.

2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них.

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

В основе успешной подготовки и производства продукции, при прочих равных условиях, лежат хорошие отношения между предпринимателем, с одной стороны, и кредиторами и поставщиками, с другой. В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться нескольких основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками так же, как с клиентами фирмы.

2. Не забывать демонстрировать на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций.

4. Проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика.

5. Соблюдать принятые на себя обязательства.

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере.

На основе выше изложенных целей и задач закупочной логистики рассмотрим ее функции:

1) Функция исследования рынков. Цель проведения исследований рынка закупок сырья и материалов определяет одновременно и тип рынков, которые должны быть исследованы:

- непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);

- опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

- рынки заменителей;

- новые рынки (рис.19).

Исследования рынка сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих.

Руководящее звено

Постановка проблемы

Анализ потребности в

информации

Поиски источников Передача

информации информации

Получение информации

Обработка информации

Хранение информации

Рис.19. Структура информационного обеспечения при исследованиях рынка закупок.

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий проводится параллельно с разработкой новой продукции.

2) Анализ цен приобретаемых товаров. Продукция производственного назначения классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Важный элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок используются различные виды расчетов:

- простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

- калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дробятся по отдельным статьям и берутся усредненно);

- постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции на базе АСУ).

Применяются следующие виды анализа цены:

- анализ цены по пути от возникновения продукта до его поступления к потребителю;

- анализ цены, рассчитанной по общей стоимости произведенной работы, и услуг;

- анализ цены на основе полезности продукта (на базе субъективных оценочных критериев определяется, сколько данный продукт или услуга могут стоить на рынке);

- анализ цены при тенденции ее повышения на аналогичные товары (с помощью расщепления издержек на первичные, в расчете на единицу продукции в настоящий момент, и последующие издержки – для расчета цены на определенную партию продукции);

- анализ цены (с помощью кривой освоения новой продукции);

- анализ цены во временном периоде;

- анализ цены по первичным издержкам на единицу продукции;

- анализ с помощью скользящих цен (применяются в основном при разработке долгосрочных договоров при лихорадочном изменении цен);

- анализ цен на основе открытых данных (курс валют, биржевые курсы, таможенная статистика и т.д.).

3) Обеспечить эффективное выполнение производственной задачи за счет сведения, по возможности до минимума, объема запасов.

4) Выбор поставщика для компании.

5) Планирование процесса приобретения продукции и услуг для удовлетворения потребностей фирмы в процессе управления ресурсами и производством. Планирование, связанное с рынком поставок имеет такое же важное значение для успешного функционирования, как и планирование рынка сбыта.

Один из ключевых вопросов материально-технического снабжения промышленных фирм – качество поставляемого сырья и комплектующих изделий. В практике материально-технического снабжения встречаются случаи поставок товаров посредственного и низкого качества. В связи с этим принимаются различные экономические меры, направленные на снижение объема низкокачественных поставок. В последние годы возникли некоторые организационные формы сотрудничества, цель которых – повышение качества продукции, упрощение процедуры составления контрактов и контроля за их выполнением.

Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи:

- что купить;

- сколько закупить;

- у кого закупить;

- на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить работы:

- заключить договор;

- проконтролировать исполнение договора;

- организовать доставку;

- организовать складирование.

В России решение таких задач осложнено тем, что предприятия в полном объеме их не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Существуют следующие варианты организации службы снабжения.

1. Разделение задач между различными функциональными подразделениями (рис.20).

2. Сосредоточение всех функций снабжения предприятия в ведении одного подразделения (рис.21).

3. Создание центра по закупкам. При первичной закупке, когда наблюдается заинтересованность в этом процессе большинства функциональных подразделений, их представители принимают участие в работе центра. По мере того, как процесс закупки переходит от стадии осознания потребности в данной закупке к конечной стадии – заключению договора с поставщиком, ответственность за принятие решения переносится на руководство отделом снабжения.

Генеральный директор

Дирекция по производству Дирекция по закупкам

Производственные

подразделения

Управление по материальным Управление по закупкам

ресурсам

Решение задач Решение задач

- что закупить - у кого закупить

- сколько закупить - на каких условиях закупить

Выполнение работ Выполнение работ

- организация складирования - заключение договоров

закупленных предметов труда - контроль за исполнением

договоров

- организация доставки

закупленных предметов

труда

Рис. 20. Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия.

В связи с этим вырисовываются и совершенно новые задачи отдела снабжения: анализ и координация внутренних функций компании – дизайна, производства и снабжения в сравнении с аналогичными функциями поставщиков; систематический анализ соотношений между возможностями и целями внутренних и внешних процессов разработки продукции.

Главный недостаток традиционной системы закупок выражает потребность в комплексе складов с присущими им административными издержками и затратами труда. Основные статьи издержек:

1. Содержание складских помещений (амортизация складских зданий, амортизация складского оборудования, затраты на профилактический ремонт, расходы на отопление и т.д., страхование зданий и земельный налог, арендная плата).

2. Затраты на обслуживающий персонал (заработная плата складских рабочих и служащих, расходы на социальные нужды рабочих и служащих).

3. Затраты на транспортные средства (амортизация, расходы на топливо и энергию, расходы на профилактический ремонт и текущий ремонт, страхование и налоги на транспортные средства).

4. Убытки от хранения запасов (охрана складов и старение материалов, коррозия и другие потери, расхождения в результатах инвентаризации, кражи, потери вследствие понижения цен, страхование запасов).

Генеральный директор

Дирекция по производству Дирекция по закупкам

Производственные

подразделения

Управление запасами Закупки Склады

Решение задач: Решение задач: Выполнение работ:

-что закупить - у кого закупить - организация складиро-

- сколько закупить - на каких условиях вания закупленных

закупить предметов труда

Выполнение работ:

- заключение договоров

- контроль за исполнением

договоров

- организация доставки

товаров

Рис. 21. Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия.

Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения производства система договоров с фирмами-посредниками. Система связывает поставщика и потребителя продукции короткими связями. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель сырья и комплектующих, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником между промышленными предприятиями. Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной:

1) сокращение делопроизводства;

2) возможность отказаться от собственной, часто распыленной системой складов;

3) высвобождение капитала, замороженного в собственных запасах.

В условиях развитого рынка главная проблема логистического звена снабжения заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов.

Существует ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

- метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);

- система планирования материальных потребностей (рис.22), охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем – распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);

- метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых (дробных) поставок резко сокращается накопленные запасы (рис.23);

- система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;

- метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируются на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;

- электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных.

Установление одноисточникового механизма поставок позволяет снизить издержки, которые несет поставщик, цену, которую платит покупатель, и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны.

Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений – делать комплектующие изделия самим или же покупать у другого производителя. Эта задача получила название «сделать или купить». Отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие получает возможность поднять качество и снизить себестоимость, однако попадает в зависимость от окружающей экономической среды. Риск потерь, обусловленный ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистической связи.

Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующем изделии невелика;

- отсутствуют кадры необходимой квалификации;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности.

Производственный

план

Уровень

программного

планирования План сбыта

производства

Производственная

программа

Уровень Распределение Учет заказов

определения материалов клиентов

потребностей

Оперативный Управление

Уровень Закупки производством

Рис.22. Система планирования производственных ресурсов (MRP).

Поставщик

Выходной контроль

ПОТРЕБИТЕЛЬ

Склад Входной Центральный

поступивших контроль склад

товаров

Хранилище

текущей выдачи

Место потребности

Рис.23. Система снабжения «точно в срок».

Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующие изделия могут быть изготовлены на имеющемся оборудовании.

Логистика закупок (снабжения), являясь первой логистической подсистемой, представляет собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. При планировании закупок решаются следующие задачи:

1. Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов. Существуют различные методы определения потребности в материалах:

- MRP-1 – исходная точка это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию, применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт;

- детерминированный метод используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам;

- стохастический метод – основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность;

- эвристический метод основан на опыте работников.

2. Определение метода закупок. Существует пять наиболее часто использующихся методов.

- закупка товара одной партией. Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

- регулярные закупки мелкими партиями. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, достигается экономия складских помещений, сокращаются затраты на документирование поставки. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества, необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

- ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Котировочные ведомости содержат следующие сведения: полный перечень товаров, количество товара, имеющегося на складе, требуемое количество товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевременность поставок;

- получение товара по мере необходимости. Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества, ускорение оборачиваемости капитала, минимум работы по оформлению документов;

- закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получить их по мере необходимости. Недостаток: увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченность заказов, множество поставщиков.

3. Документальное оформление заказа.

4. Закупки и организация собственного производства.

5. Получение и кодирование поставляемой продукции. Включает в себя приемку продукции и документальное оформление поставок.

6. Проверка качества и количества полученной продукции. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

- дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

- остановка производства в случае, когда вся партия товаров некачественная;

- судебные иски;

- потеря доверия потребителей.

После того, как решена задача о выборе сырья и материалов и определена потребность в нем, решается задача выбора поставщика. Основные этапы решения этой задачи:

1. Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

- конкурсные торги (тендеры);

- письменные переговоры между поставщиком и потребителем;

- изучение рекламных материалов, посещение выставок и ярмарок, и т.п.

Тендеры проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие и запасные части в большом количестве или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Письменные переговоры продавца и покупателя может быть организовано двумя способами: инициатива вступления в переговоры исходит от продавца и наоборот. В первом случае продавец рассылает потенциальным покупателям свои предложения (ОФЕРТЫ). Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которой продавец не может изменить свои условия. Твердые оферты высылаются традиционным покупателям. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем покупатель рассылает потенциальным поставщикам письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты.

2. Анализ потенциальных поставщиков. Существуют два основных критерия выбора поставщика: цена продукции и качество обслуживания. Кроме основных критериев существуют и прочие критерии:

- удаленность поставщика от потребителя;

- сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

- наличие у поставщика резервных мощностей;

- организация управления качеством продукции у поставщика;

- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования;

- финансовое положение и кредитоспособность поставщика и др.

3. Оценка результатов работы с поставщиками. На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Вступая в хозяйственные связи с неизвестными поставщиками предприятие подвергается определенному риску, т.к. могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или финансовые потери. Поэтому многие предприятия прибегают к помощи специализированных агенств, готовящих справки о поставщиках. Обычно эти справки содержат информацию о финансовом состоянии поставщика: отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств; отношение объема продаж к дебиторской задолженности; отношение чистой прибыли к объему продаж; движение денежной наличности; оборачиваемость запасов.

Кроме всего вышесказанного, грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты. Заключение контракта предполагает согласование разных условий:

· четко выраженные условия – те, которые фактически отражены в контракте;

· подразумеваемые условия – те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла;

· поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены;

· возмещение убытка;

· штрафы – средство заставить поставщика выполнить условия контракта;

· форс-мажор.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Дайте определение закупочной логистики.

2. Охарактеризуйте место и роль службы снабжения в логистических процессах.

3. Опишите различные варианты организации службы снабжения.

4. Охарактеризуйте внешние для предприятия факторы, влияющие на принятие решений при задаче «сделать или купить».

5. Как на решение задачи «сделать или купить» влияют производственные условия на предприятии?

6. Перечислите методы поиска потенциальных поставщиков.

7. Критерии при оценке поставщиков.

8. Порядок расчета рейтинга поставщика.