Оформление личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и её структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.

Личное дело обязательно ведется нагосударственных служащихв соответствии с Федеральным законом «Об основах государственной службы в РФ» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3.

Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документовпри оформлении и ведении личного дела:

-внутренняя опись документов дела;

-резюме;

-заявление о приеме на работу;

-трудовой договор;

-приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);

-личная карточка работника (копия);

-личный листок по учёту кадров или анкета;

-дополнение к личному листку по учёту кадров;
-фотография 9х12;

-автобиография (составляется при согласии работника);

-копии документов об образовании;

-копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

-характеристики или рекомендательные письма.

Помимо перечисленных документов в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:

- список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организациив личное дело включаются документы:

- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);

- характеризующие деловые и личные качества работника: характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения.

Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет).

В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и др.

В практике работы многих кадровых служб до сих пор принято включать в состав личного дела копии приказов (выписок из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация систематически включается в «Дополнение к личному листку по учёту кадров». В связи с этим названные документы не рекомендуется включать в личное дело работника.

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел на одного и того же государственного служащего быть не должно.

Для хранения документов личного дела используются папки формата 215х 300 мм. На лицевой стороне папки по центру располагается бумажная бирка размером 52х 74 мм с наименованием документа «Личное дело №___, фамилия, имя, отчество сотрудника (в родительном падеже)».

Внутренние стороны лицевой и тыльной обложки снабжаются специальными карманами для хранения документов, которые в силу своей важности или иных причин следует хранить, не подшивая в дело.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении по указанию руководителя организации каких-либо документов из личного дела уполномоченный работник кадровой службы должен сделать во внутренней описи дела соответствующую запись.

Внутренняя опись документов содержит поисковые сведения о документах, помещенных в личное дело.

При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив во внутренней описи предусматривается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале личных дел.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используютсясейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту. При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается лист-заверитель дела , который предназначен для учёта количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации.

Работа с личными делами требует тщательного составления и оформления сопровождающих его документов.

В контрольной карточке указываются дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в отдел кадров. Для высланных по запросам других организаций личных дел указываются дата отправки,
адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.

Лист-заверитель дела, как было сказано, служит для учёта количества листов в личном деле и указания особенностей их нумерации.

3аверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи. В заверительной надписи оговариваются возможные особенности нумерации документов дела:

-наличие литерных и пропущенных номеров листов;

-номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

-номера крупноформатных листов;

-номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.