Формирование оборотной ведомости средствами MS Excel

Механизм составления оборотно-сальдовой ведомости традиционным образом производится в несколько этапов:

1. Выбирается группа объектов, по которым необходимо составить оборотно-сальдовую ведомость.

2. Последовательно по каждому элементу данной группы производится выборка операций в рамках определенного периода. При этом операции по поступлению вписываются в графу приход, операции по выбытию (отпуску) – в графу расход. После этого производится суммирование по графам «Приход» и «Расход».

3. Агрегированные (суммированные) данные по каждому элементу выписываются в отдельную таблицу.

4. Если нет входящий остатков, то необходимо выполнить шаги 1-3 для периода <Начало деятельности> - <Начальная дата - 1>.

При изменении периода такую последовательность операций необходимо производить снова и снова, что многократно увеличивает трудозатраты на составление такого вида отчетов. Таким образом, процесс составления оборотно-сальдовой ведомости традиционным способом является чрезвычайно трудоемкой задачей. Рассмотрим автоматизацию этого процесса средствами MS Excel.

Автоматизированная информационная технология предполагает для выполнения операций по обработке данных применения специальных средств. Источником данных для оборотно-сальдовой ведомости является набор данных, реализованный в виде таблицы Excel и представляющий собой журнал регистрации операций. Например, на листе Лист1.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОПЕРАЦИЙ

Из указанных исходных данных на листе Лист2 необходимо получить таблицу вида:

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ
ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

с 15.03.2001 по 20.03.2001

Склад: СКЛАД №1

Группа товаров: Разное

Причем данная форма должна автоматически пересчитываться при
изменении периода расчета.

1. Необходимо создать форму (создать книгу Excel и набрать таблицу) в соответствии с вариантом на листе Лист1новой книги Excel.

2. Необходимо поименовать (присвоить имена) диапазоны ячеек во всех столбцах таблицы, содержащих какую-либо информацию:

- выделить диапазон ячеек-значений определенного столбца;

- Вставка ® Имя ® Присвоить… ® В поле имя указать имя (например, НаимТовар) ® Ok.

- Горячая клавиша для присвоения имен ячейкам: Ctrl+F3.

- Таким образом, мы получим имена НомерП, ДатаРег, НаимТовар, ЕдИзм, ПриходКолво, РасходКолво.

3. Переходим на Лист2 и создаем форму оборотно-сальдовой ведомости в соответствии с заданием.

4. Присвоить имена ячейкам, в которых хранятся дата начало периода и дата конца отчетного периода.

- Выделяем ячейку, которая содержит начальную дату периода;

- Ctrl + F3 ® Имя: НачДата ® Ok.

- Выделяем ячейку, которая содержит конечную дату периода;

- Ctrl + F3 ® Имя: КонДата® Ok.

Вводим в первую строку, после шапки оборотно-сальдовой ведомости в графу Остаток на начало следующую формулу

=СУММ((ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0)) * (ЕСЛИ(ДатаРег<НачДата;1;0)) *
(ПриходКолво - РасходКолво))

и, не выходя из режима редактирования, нажать Ctrl + Shift + Enter для того, чтобы Excel идентифицировала данную формулу как формулу обработки массива. Формула примет вид:

{=СУММ((ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0)) * (ЕСЛИ(ДатаРег<НачДата;1;0)) *
(ПриходКолво- РасходКолво))}

Рассмотрим составляющие данной формулы.

(ПриходКолво-РасходКолво) –означает, что от каждого элемента массива ПриходКолво необходимо отнять элемент массива РасходКолво.

={СУММ((ПриходКолво-РасходКолво))}-означает, что необходимо произвести суммирование всех элементов указанных массивов.

(ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0))–означает наложение ограничения на суммирование выражения (ПриходКолво-РасходКолво), а именно: товар должен быть равен товару, указанному в ячейке B8. Таким осуществляется косвенная выборка, т.е. суммируются только те элементы массивов, у которых наименование товара равно B8.

(ЕСЛИ(ДатаРег<НачДата;1;0))–ограничения по дате совершения операции.

Выражения внутри операции СУММ соединены операцией умножения, т.к. только в случае выполнения всех условий произведение условий будет давать единицу, и, следовательно, данный элемент будет учитываться при суммировании.

Вводим в первую строку, после шапки оборотно-сальдовой ведомости в графу Приходследующую формулу

{=СУММ((ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0)) * (ЕСЛИ(ДатаРег>=НачДата;1;0)) *
(ЕСЛИ(ДатаРег<=КонДата;1;0)) * ПриходКолво)}

в графу Расходследующую формулу

{=СУММ((ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0)) * (ЕСЛИ(ДатаРег>=НачДата;1;0))
* (ЕСЛИ(ДатаРег<=КонДата;1;0)) * РасходКолво)}

в графу Остатокследующую формулу =D8+E8-F8,т.е. (Остаток на начало + Приход – Расход).

Далее необходимо выделить ячейки граф Остаток на начало, Приход, Расход, Остаток на конец и скопировать содержащиеся в них формулы вниз, в каждую строку с наименованием. В результате получим таблицу:

1. Изучение теоретического материала.

2. Выполнение вариантов заданий с помощью рассмотренных инструментов, средств, приемов и технологий

3. Составление отчета о проделанной работе. Отчет должен содержать следующие разделы:

- наименование работы;

- цель работы;

- пошаговое последовательное описание процесса выполнения варианта задания по видам выполняемых действий.

4. Результат выполнения варианта задания должен быть сохранен под именем ФИО_Работа№_Вариант№ (например, «ИвановНН_Работа8 _Вариант1.xls») на жесткий диск в папку «Мои документы\ИТ в экономике» и на дискету – в двух копиях (две копии одной и той же информации в разных папках на дискете).

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файлов на дискете) для проверки преподавателю.

6. Защита выполненной работы: ответ на контрольные вопросы к теоретическому материалу занятия и ответ на замечания преподавателя по выполненной работе.

7. Оценка преподавателем выполненной работы.

1. Что такое формула массива?

2. Для чего используются формулы массива?

3. Опишите состав и порядок использования формул массива в вычислениях?

4. Как задаются фигурные скобки, ограничивающие формулу массива.

5. Опишите механизм, который лежит в основе технологии формул массива. Что делает формула массива?

6. Почему при использовании формул массива необходимо именовать диапазоны ячеек?

7. Как создать формулы массива, использующие диапазоны ячеек в других книгах Excel?

8. Что представляет собой оборотно-сальдовая ведомость? Опишите ее назначение. Почему такого вида расчеты необходимо выполнять с применением формул массива?

9. Опишите порядок выполнения работы. Как должна быть оформлена работа? Как необходимо представлять результаты проделанной работы?

Произведена предоплата товаров и услуг:

Поступление продукции на склад:

Требуется с использованием технологии обработки массивов определить cостав дебиторской (нам должны) и кредиторской (мы должны) задолженности перед поставщиками (по каждой организации) за период и свести в таблицу следующего вида.

СОСТАВ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

с «___» __________ 2001г. по «___» __________ 2001г.

Составленная форма должна автоматически пересчитываться при изменении периода расчета и состава исходных данных.

Исходная информация представлена в нижеследующей таблице.
С использованием технологии формул массива составить оборотно-сальдовую ведомость количественного учета.

Исходная информация представлена в нижеследующей таблице. Ячейки, отмеченные знаком вопроса необходимо рассчитать (Кол-во * Цена). Требуется с использованием технологии формул массива на основе исходных данных составить:

- оборотно-сальдовую ведомость количественного учета;

- форму для определения прибыли от реализации (метод оценки товарно-материальных запасов – «по средней»).

ПОСТУПЛЕНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРОВ ОАО "Торговля+"

Практическое использование гипертекстовой технологии для решения задачи организации документооборота и эффективного доступа к информации.

Система документооборота – система организации движения документов, основная цель которой - контроль за местоположением документов и их движением. Любая система документооборота основана на регистрации документов – фиксировании поступления, выбытия, перемещения документов в специальных книгах-регистрах. Электронная система документооборота предусматривает регистрацию движения документов в базе данных.

При регистрации документов необходимо отнести документ к какой-либо группе:

- по времени создания документа (к какому-либо периоду);

- по типу документа (письма, приказы, распоряжения и т.п.);

- по месту возникновения документа (подразделение, отдел, внешняя организация);

- по другим признакам (исполнителю, структурному подразделению, дополнительной информации).

Большие потоки информации в виде различного рода документов (писем, приказов, распоряжений, договоров, инструкций, отчетов, бизнес-планов, предложений, технической документации, различных расчетов, прайсов и т.п.) ежедневно проходит через современные организации. Количество электронных документов постоянно растет и на сегодняшний день составляет не менее 50% от числа всех документов. Это объясняется широким внедрением информационных технологий в различные сферы общества.

В этих условиях чрезвычайно важно быстро ориентироваться в потоках информации: быстро находить и обрабатывать любую информацию.

Часто от того насколько быстро будет найден и обработан тот или иной документ зависит очень многое.

Традиционно вопрос организации электронного документооборота на большинстве предприятий ограничивается в лучшем случае разбросом документов по папкам. Следует ли говорить, что содержимое каталога, например «с:\Мои документы\Письма» со 150 файлами, является крайне неинформативным: для того, чтобы найти спустя какое-то время конкретное письмо, посвященное определенной тематике, потребуется просмотреть весь этот список.

Усложним ситуацию. Предположим, что в организации несколько секретарей. В этом случае найти какой-то документ полугодичной давности вообще становится проблемой. Нередко приходится наблюдать картину, как в какой-то организации лихорадочно, часами ищут необходимый документ и, зачастую, так и не находят его. В современных условиях это необходимо делать за несколько секунд.

Внимание! Для выполнения работ настоящего занятия необходимо создать на сервере в сетевой папке файл регистрации документов установленной формы и провести регистрацию документов с разных машин компьютерного класса.

Под регистрацией документа понимается процесс создания отдельной записи (строки) в файле электронной таблицы Excel, с указанием всех необходимых реквизитов документа. Указанные реквизиты документа в дальнейшем с ростом количества зарегистрированных документов становятся критериями поиска документа в информационной базе. Поэтому заполнение всех реквизитов строго обязательно.

Пример регистрационной таблицы на базе MS Excel:

Графа Ссылка в данной таблице формируется специальным способом: Вставка ® Гиперссылка ® «5 последние файлы» (или Alt + 5) ® и выбрать только что созданный Вами файл из списка. Если интересующий Вас файл отсутствует в списке, необходимо нажать кнопку «Файл…»и выбрать необходимый файл.

Для открытия необходимого файла в такой таблице следует просто щелкнуть мышью на «гиперссылке» (или перейти в данную ячейку и нажать Enter). Документ будет открыт вне зависимости от его местонахождения в сети.

Таким образом, после регистрации документов в книге Excel документы, созданные в сети, становятся доступными через графу «гиперссылка» для любого пользователя, которому открыт доступ к файлу регистрации документов. Такое использование технологии позволяет вне зависимости от организации структуры каталогов на отдельных машинах, а также вне зависимости от места сохранения документа получить доступ к нему через единую информационную базу. Пользователь, не имея прямого доступа к дискам, папкам и файлам другого компьютера сети, тем не менее, может пользоваться общедоступными ресурсами. При этом не требуется никакой перенастройки параметров сети – любой пользователь, имеющий доступ и файлу (базе данных) регистрации документов получает доступ к распределенной по различным компьютерам сети информационной базе документов, что значительно повышает эффективность совместной работы. Далее необходимо создать возможность быстрого доступа к любому документу – создать возможности поиска. Необходимо определить автофильтр по всем графам документа, что позволит быстро найти любой документ при помощи реализованного в MS Excel механизма фильтрации (отбора) данных по определенным критериям:

- выделить строку заголовка;

- Данные ® Фильтр ® Автофильтр.

Шахматная ведомость предназначена для отражения сумм сводных проводок за определенных период (создается с помощью сводных таблиц).

Оборотно-сальдовая ведомостьпо счетам за определенный период представляет собой расчетную форму, в которой отражаются обороты по счетам (дебет и кредит), а также входящие и исходящие остатки по счетам, за определенный период времени. Форма создается с помощью технологии работы с формулами массивов (см. Занятие №8).

Главная книга представляет собой журнал, в котором отражаются остатки и обороты по счетам в течение календарного года с группировкой по кварталам и месяцам. Для создания главной книги сначала необходимо получить сводную таблицу следующего вида:

Теперь необходимо провести группировку данных по кварталам:

1. Переместить курсор на одну из ячеек столбца «Дата».

1. Данные ® Группа и структура ® Группировать ...