ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ

НА БАЗЕ MS EXCEL

ПРЕДИСЛОВИЕ К РАЗДЕЛУ

Автоматизированная информационная технология (АИТ) табличных расчетов или обработки табличной информацией является базовой при проведении экономических расчетов. Экономист-пользователь должен не только уметь ввести данные и составить электронную форму какого-либо расчета, но и широко использовать данную технологию для решения большого круга экономических задач.

В работе экономиста приходится сталкиваться с необходимостью строить диаграммы, графики различные таблицы, создавать простейшие базы данных и работать с ними, осуществлять статистическую обработку данных, а также получать и передавать информацию.

Сегодня трудно представить работу современного специалиста в области экономики без использования информационной технологии обработки табличной информации.

Этот раздел лабораторного практикума посвящен развитию и закреплению навыков при использовании АИТ табличных расчетов. При этом основное внимание уделяется практическому использованию технологии при решении широкого круга задач бухгалтерского учета и финансового анализа.

В рамках настоящего раздела сделана попытка представить в форме отдельных занятий основные элементы организации статистических исследований, включая базовые вопросы анализа статистических выборок и расчета основных статистических величин; графического анализа данных и рассмотрения закона распределения случайных величин при медицинских исследованиях. Форма представления теоретического материала, приведенные примеры решения отдельных задач и варианты контрольных заданий в настоящем разделе позволяют получить первичные знания в области статистики, а приведенный список рекомендуемой литературы позволят обучаемым получить достаточные знания в области статистических исследований для практического их применения на практике.

Для выполнения заданий данного раздела студенту предоставляется образец на бумаге для выполнения соответствующей работы, представляющий собой набор таблиц с вычисляемыми полями.

За время, отведенное для выполнения задания требуется набрать материал, ввести формулы, произвести расчет и оформить работу (отформатировать) по образцу.

Для выполнения работы требуется компьютер с установленной программой MS Excel. Работы рекомендуется проводить в очередности их представления в настоящем разделе книги, т.к. при разработке представленного материала в основу был положен принцип «от простого к сложному», «от начальных знаний к более глубоким».

Методические пособия по всем приведенным работам имеют в своем составе вопросы для самоконтроля обучаемых своих знаний в решении рассматриваемых вопросов, охватывающие все разделы приведенного теоретического материала. В конце раздела приведены тестовые задания. На каждый вопрос теста предлагается несколько вариантов ответов. Правильным из них может быть один. Правильные ответы к теоретическим вопросам тестов помещены в конце настоящего раздела.

В конце раздела приводится список дополнительной литературы. В каждом задании имеются ссылки на дополнительные литературные источники для более глубокой проработки затронутых вопросов.

Развить и закрепить базовые навыки работы с MS Excel.

Электронные таблицы, или, как их еще называют, табличные процессоры – это удобное средство проведения расчетов и анализа результатов. Они предназначены для работы с большими таблицами чисел, в основном, для организации относительно несложных расчетов с большим количеством идентичных данных, например бухгалтерских расчетов.

При работе с числовой информацией часто возникает необходимость представить как исходные данные, таки результаты вычислений в форме таблиц. При этом на основании некоторых исходных данных производят расчеты, а результаты заносятся в соответствующие места таблицы. Характерным для табличных расчетов является использование относительно несложных формул и большой объем исходных данных

При работе с электронной таблицей на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значения в клетке по имеющимся данным. Если таблица больше размеров экрана, в этом случае в каждый момент виден только фрагмент таблицы, но с помощью клавиш перемещения курсора или полос прокрутки можно перемещаться по таблице. Все распространенные электронные таблицы позволяют вычислять значения элементов таблиц по заданным формулам, строить по данным таблицы различные графики и т.д.

Электронная таблица – документ Excel – таблица с поименованными колонками и пронумерованными строками.

В каждую ячейку электронной таблицы можно ввести числовую или текстовую информацию, дату и время, гиперссылку, а также формулу расчета или получения данных.

Каждая колонка таблицы имеет имя, заданное буквами латинского алфавита (A, B, C, ..., AA, ..., AB, ..., IV), каждая строка – свой номер (1..65536). Текстовая, числовая информация вводится в определенные ячейки таблицы. При этом выражение «ввести в ячейку А1 информацию» означает перейти курсором на ячейку А1 (столбец А строка 1) и набрать необходимую информацию с клавиатуры.

Рабочее пространство электронной таблицы –область окна Excel, предназначенная для ввода информации – окно документа.

Книга Excel – файл Excel 2000.

Лист Excel –рабочая область – область ввода и редактирования информации, представляющая собой таблицу, состоящую из 65536 строк и 256 столбцов.

Ячейка таблицы – область электронной таблицы, предназначенная для ввода информации, имеющая свое уникальное имя, состоящее из имени столбца и порядкового номера строки. Например D1.

Диапазон ячеек –область, характеризующая совокупность ячеек. Формат: верхняя левая ячейка диапазона : нижняя правая ячейка диапазона.

Формула – содержимое ячейки, начинающееся со знака “=” (равно), представляющая собой инструкцию по формированию информации в этой ячейке.

Относительная ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле, который, при перемещении, копировании будет определенным образом изменяться в зависимости от места вставки.

Абсолютная ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле, который, при перемещении, копировании не изменяется. Абсолютная ссылка отличается от относительной присутствием знака доллара перед именем столбца и (или) именем строки, что означает фиксированный характер элементов адреса ячейки (номера строки, имени столбца).

Под понятием ячейки при вводе формул имеют в виду ссылку на ячейку.

Для суммирования диапазона необходимо нажать на значке «Сумма», выбрать диапазон и нажать Enter.

Форматирование ячейки электронной таблицы производится через активацию кнопок форматирования, выбор типа и размера шрифта, выбор обрамления или через меню Формат ® Ячейки (Ctrl+1), где можно полностью задать формат представления данных в ячейке и ее вид.

Если требуется многострочный ввод теста в одну ячейку таблицы то нужно установить опцию «переносить по словам» в свойствах ячейки (Формат ® Ячейки® Выравнивание ® переносить по словам).

В Excel также, как и в Word широко используются операции копирования (Ctrl+Insert), удаления (Del), вставки (Shift+Insert).

Для удаления строк или столбцов электронной таблицы нужно их выделить и опцией меню Правка®Удалить произвести удаление.

Вставка пустых строк/столбцов в электронную таблицу производится через опцию меню Вставка®строки/столбца (Alt+а, к / Alt+а, б).

Множественное копирование данных в ячейки (автозаполнение) производится следующим образом:

1. Выделяется диапазон ячеек (верхняя левая или нижняя правая ячейка является при этом копируемым значением).

2. Правка ® Заполнить ® Вниз/Вверх/Вправо/Влево или соответственно вниз – Ctrl+D, вправо – Ctrl+R

Если необходимо заполнить диапазон ячеек (например, порядковым номером ячейки в таблице) рядом значений следует воспользоваться опцией меню Вставка ® Прогрессия, предварительно перед этим выделив диапазон ячеек с заполненной первой ячейкой.

Внимание! Если в электронной таблице в формулах многократно используется диапазон ячеек или одна ячейка, то таким ячейкам в целях увеличения скорости работы и читаемости электронной таблицы необходимо задавать имена(Вставка ® Имя ® Присвоить). После присвоения имен имена диапазонов можно использовать вместо фактических ссылок на ячейки и диапазоны. Использование вместо ссылок на ячейки и диапазоны их имен существенно повышает качество электронной таблицы, делает ее легко изменяемой, более динамичной.

Среди базовых технологий MS Excel можно выделить:

1. Ввод и редактирование данных.

2. Ввод формул.

3. Выделение ячеек.

4. Копирование и перемещение ячеек листа.

5. Удаление ячеек и данных в ячейках.

6. Заполнение ячеек.

7. Форматирование ячеек.

8. Копирование форматирования ячеек.

9. Скрытие и отображение строк и столбцов.

10. Работа с блоками информации (массивами, именованными диапазонами).

11. Контроль ввода данных в ячейки.

12. Поиск и замена информации.

13. Сортировка списков и таблиц.

14.Автофильтрация списков и таблиц. Получение итогов в отфильтрованном списке.