Как вести учет времени

• Для изучения вопроса, как и на что тратится ваше время, необходимо провести автохронометраж. В течение следующей недели вам предстоит регулярно записывать все выполняемые дела в том порядке, в каком они следуют друг за другом в действительности.

Упражнение 15

Подумайте вот над чем: как лучше организовать учет времени? Куда вы будете записывать свои дела? Это будет просто чистый листок бумаги, или вы придумаете специальный бланк в виде схемы или таблицы? Как вы собираетесь делать заметки? Вы будете записывать их словами или придумаете дпя обозначения некоторые условные значки, символы, сокращения? Какие сокращения можно придумать уже сейчас, чтобы потом легко и быстро заносить их на бланк? Подумайте уже сейчас, каким цветом или символом вы будете фиксировать «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают ее выполнение (телефонные разговоры, посетители, время, потраченное на ожидание).

• Объединитесь в группы по 3-4 человека, вооружитесь линейками, карандашами, фломастерами и начинайте работу. Через 30 минут вам нужно будет представить на обсуждение всей группы свой «бланк учета затрат времени» и подробную инструкцию к нему.

Через 30 минут каждая группа по очереди рисует свой бланк на доске и рассказывает, как им нужно пользоваться и что можно в результате такой техники учета получить. Наконец, все придуманные бланки нанесены на доску, выявлены достоинства и недостатки.

– Теперь вы можете выбрать наиболее понравившийся вам способ учета времени или на основе предложенного придумать свою собственную технику автохронометража, свою систему сокращений.

Итогом этого занятия должен стать приготовленный каждым «Бланк учета личного времени». Обычно я приношу несколько коробок цветных карандашей, фломастеры, линейки, ручки и картон для ручного труда. Это помогает создать творческую и непринужденную атмосферу. Учащиеся с удовольствием выполняют задание. Они советуются друг с другом, показывая свои цветные бланки, уточняют дополнительные детали.

– Можно сразу записать, какие будут уроки?

– А ты уверен, что не проспишь на первый? Или что не уйдешь с последнего? Или... ?

Когда бланки приготовлены, даю дополнительные указания по ведению автохронометража:

• Подумайте, в каком месте будет находиться бланк, чтобы вы не забывали заполнять его. Где удобнее его поместить: на письменном столе, в записной книжке или повесить на стену?
• При учете времени будьте по возможности честными и самокритичными, даже если у вас возникнет впечатление, что результаты будут разочаровывающими.
• Старайтесь производить немедленную регистрацию своих дел и занятий. Помните, что неточности возникают прежде всего из-за стремления преукрасить действительность, а также из-за того, что иногда пытаются заполнить бланк вечером, по памяти.
• Записывайте все внешние «помехи», которые отрывают вас от дел (например, телефонный звонок или кто-то заглянул в гости).
• Фиксируйте не только внешние «помехи», но и те случаи, когда вы сами отвлекаетесь от дел (например, бросаете решение задачи, бежите к телефону, так как вам внезапно пришло в голову позвонить другу).
• Помните, что автохронометраж вы делаете только для себя, это значит, что он не предназначен для посторонних глаз и посторонней оценки. Отнеситесь к этому как к ведению дневника, куда вы записываете свои сокровенные мысли. Это поможет избежать самокорректировки.
• И последнее. Я понимаю, что вести самонаблюдение в течение всей недели – очень трудная задача. Не огорчайтесь, если у вас не все будет получаться. Постарайтесь прохронометрировать полностью не менее трех дней.

Первые выводы

– Неделя прошла. Я вижу в ваших руках «Бланки учета времени». У кого-то они заполнены сверху донизу, а у кого-то имеют первозданный вид. Но я уверена, что несмотря на то, что многие из вас так и не решились записывать свои дела, вы все же вели наблюдения за собой. Какой самый первый вывод можете вы сделать?

В ответах чаще звучит недовольство собой и неверие, что можно научиться и перестать терять время зря.

• Не следует огорчаться и приходить в уныние. Переоценка собственной занятости – явление обычное. Психологи расценивают его как вполне естественное качество человеческой психики.

В книге «Самоорганизация студентов первого курса» приводится распорядок дня среднего студента, который был опубликован в студенческой газете. Послушайте, как он выглядел:

7-00 Подъем
7-30 Подъем
8-00 Подъем
9-00 Подъем
9-30 Подъем
10-45 Первое окно (прорубается по желанию студента)
12-00 Обед
12-30 Мертвый час (иногда дома, чаще на лекции)
16-30 Пришел Вася и попросил денег взаймы до стипендии
18-00 Вася взял 5 копеек и ушел
19-00 У входа в общежитие. Светы нет
20-00 Светы нет
21-00 Светы нет
22-00 Света пришла с высоким блондином
23-00 Вечерние игры и развлечения
24-00 Выполнение домашнего задания
25-00 Домашнее задание
26-00 Задание
27-00 Отбой

• Смешно? Я вижу, многие из вас узнали себя. Возможно, бывают дни, когда вы живете по такому распорядку. Но так ли уж бессмысленно потрачено время на ожидание Светы и на общение с Васей? Важно, чтобы стремление к экономии и планированию времени не препятствовало личным взаимоотношениям. Поэтому, получив первые результаты автохронометража, не нужно пытаться заполнить свой день до отказа делами и круто менять свою жизнь.

Каждая трата времени может и должна оцениваться неоднозначно.

Распределяем время

Упражнение 16

Выберите любой день из тех, что выпрохронометрировали. Посчитайте, сколько времени у вас уходит на следующее:

а) Работа, которую вы выполняете по обязанности, но без удовольствия.

б) Работа, которую вы делаете по собственному желанию.

в) Общение (например, с друзьями, с родственниками).

г) Ритуалы (например, подъем, отход ко сну).

д) Деятельность, приносящая удовлетворение.

е) Пустое времяпрепровождение.

ж) Другое.

Нарисуйте два круга рядом. Подпишите под одним кругом: «Типичный день на прошлой неделе», под другим: «Идеальный день». Разделите оба круга на соответствующие сектора так, чтобы отразить долю каждого из перечисленных вами занятий в распорядке вашего дня.

Отметьте, отличается ли типичный день от идеального? Что вы можете сделать, чтобы приблизить обычный день к желаемому? Придумайте и запишите для начала три способа, которые позволят вам приблизить типичный день к идеальному.