Понятие о классификации документов

Понятие “классификация” используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

1. классифицирование документов – процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений

между ними и составления классификационной схемы;

2. классификация (лат. classik – разряд, группа) документов

– это система их соподчинения, используемая как средство

установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее

невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия – членами деления;

- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том

же основании (требование непересекаемости);

- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

- члены деления должны взаимно исключать друг друга

(требования взаимоисключаемости);

- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классифицировать документы – значит проводить

многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) – это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему – видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс “кинофотофонодокументы” является видом по отношению к классу “документы” и родом по отношению к классу “кинодокументы”, “фотодокументы” и “фонодокументы”. Род (класс)

– это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид – второй уровень деления. При этом родовое понятие “документ” делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Подвид – третий уровень деления. За ним следует

разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия – расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ, издание непериодическое, издание книга.

Дихотомия – последовательное деление документов одного

класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.