Порядок обработки результатов инвентаризации, устранение пересортицы, отнесение результатов на МОЛ.

Методическое руководство, определяющее порядок проведения инвентаризации.
Пример работы с типовой ТиС.

Часть 1. Вводная.

Часть 2. Разбор пересортицы.

Часть 3. Отнесение результатов инвентаризации на МОЛ.
Оптово-розничная конфигурация.

Часть 1. Вводная.

В меню программы ТиС мы имеем два документа: «Инвентаризация по складу», «Инвентаризация по рознице». На самом деле это один и тот же документ, имеющий в Конфигураторе 1С наименование «Инвентаризация ТМЦ». В дальнейшем этот документ так и будем называть.

В описании документа сказано, что он предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на оптовых и розничных складах компании, а также выписки актов списания и оприходования излишков ТМЦ на основании данного документа при наличии расхождений между фактическим и документально подтвержденным остатками ТМЦ.»

Проведение документа «Инвентаризация» не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: «Списание ТМЦ» и «Оприходование ТМЦ». Состав этих документов будет
заполнен согласно результатам проведения инвентаризации ТМЦ.
В спецификацию документа «Оприходование ТМЦ» будет занесен излишек ТМЦ, выявленный в результате инвентаризации.

В спецификацию документа «Списание ТМЦ» будут занесены те ТМЦ, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации.
После проведения этих документов, количество ТМЦ на складе установится
равным реальному количеству ТМЦ, зафиксированных в инвентаризационной
ведомости.
«Списание ТМЦ» и «Оприходование ТМЦ» - два документа с которыми мы и будем работать! Они решат задачу выравнивания товарных остатков в учётной программе по отношению к фактическому наличию товара и устранят текущую пересортицу ТМЦ.
Кроме этого документ «Инвентаризация ТМЦ» предназначен для фиксации остатков
ТМЦ на розничных складах в отпускных ценах.

Если ТМЦ передавалась на розничный склад по разным ценам, то в документе будут зафиксированы две строки с одинаковой ТМЦ, но с разными ценами.
Будем считать, что документ «Инвентаризация ТМЦ» заполнен данными учётной программы и данными фактических остатков ТМЦ на оптовом или розничном складе.

Часть 2. Разбор пересортицы.

Определим термин «Превышение». Его хорошо знают пользователи «Штрих-М ТППроф». Это факт превышения продаж ТМЦ по отношению к текущему остатку в учётной программе. «Превышение» показывает отрицательный остаток ТМЦ на складе. В большинстве случаев результат «превышения» заложен в пересортице.
Сформулируем решаемые задачи при появлении «превышения»:
•Определение регламента действий по устранению пересортицы.
•Устранение задержек с формированием отгрузок товара при формировании документов реализации ТМЦ.

•Увеличение времени для тщательного анализа «превышений».

•Повышение ответственности сотрудников при проведении инвентаризации и контроль за правильным оформлением документов.

•Контроль за документооборотом.

Определимся по отношению к инвентаризации.

Если мы проводим полную или выборочную инвентаризацию ТМЦ, то пересортица будет автоматически устранена после проведения документов «Списание ТМЦ» и «Оприходование ТМЦ»!

Если нас интересует работа по устранению пересортицы текущего дня, то предлагаемая методика следующая:

По итогам продаж и «превышений», дающих отрицательные остатки ТМЦ в документе реализации, формируем документ «Оприходование ТМЦ».

Вечер текущего дня (утро следующего дня)

1. Проводим документ «Реализация».

В случае, если в константах ТиС установлен контроль отрицательных остатков, то
при проведении документа необходимо понять какой товар дал отрицательный остаток. Механизм ТиС делает эту работу не удобной. Особенно если наш случай –ОПТ и клиент дышит в спину. Поэтому существует задача автоматизировать процесс формирования документа «Оприходование ТМЦ» по итогам формирующегося у нас на глазах «превышения».
Следующий день
Регламент –до начала продаж.

1. На «5-минутке» подписываем у МОЛ «Оприходование ТМЦ».
2. Распечатываем списки остатков товаров по группе , по которой предположительно произошла пересортица.

3. Раздаём по отделам списки остатков товаров. Определяем ответственного, который проводит сверку остатков.

4. Проводим пересчет товара.

5. Анализируем пересортицу. Обычно таким анализом занимается товаровед. Определяем не только пересортицу товара, но и ПРИЧИНУ пересортицы! Вскрытие причин, позволит в дальнейшем, уменьшить пересортицу.

6. На основании анализа создаем документ(ы) «Оприходование ТМЦ» . В примечании даём ссылку на уже существующий документ «Ввод остатков ТМЦ» и указываем причину пересортицы.
7. В случае ошибок при приёмке и продаже товара продавцами и кассирами, указываем сотрудников, допустивших ошибки. Даём к заполнению объяснительные. Объяснительные можем приложить к документам списания и оприходования товара.
8. При разнице в стоимости товара, на сотрудников может быть наложено материальное взыскание в размере причиненного ущерба или лишение части премии.
9. К документам «Оприходование ТМЦ» и «Списание ТМЦ» прикладываем списки остатков товаров, заполненные МОЛ. Необходимо для контроля ошибок при подсчёте товара и сохранения в истории.

10. О серьёзных причинах пересортицы докладываем руководителю.

Критерии оценки ситуаций, создавших пересортицу:
По продавцам: Внимательный приём товара по накладным. Внимательная подготовка товара к продаже. Предоставленные объективные данные при проведении инвентаризации.
По кассирам: Отсутствие ошибок при продаже товара.
По зав. Магазином или складом: Грамотный анализ инвентаризации. Выявление ошибок, допущенных продавцами и кассирами. Использование мер дисциплинарной и финансовой ответственности за допущенные ошибки в работе сотрудников. Устранение пересортицы по количеству и разнице в СТОИМОСТИ товаров.

Часть 3. Отнесение результатов инвентаризации на МОЛ.

ТиС отточена для решения задач учета движения и остатков ТМЦ. Поэтому идеальный вариант – передача документов в бухгалтерию для обработки и формирования соответствующих проводок согласно плану счетов.

Но как быть, если форма предприятия – ИП? Или просто ОЧЕНЬ ХОЧЕТСЯ?
В шапке типовых документах ТиС «Оприходование ТМЦ» «Списание ТМЦ» имеем реквизит «Счёт», который имеет тип «Справочник.ПланСчетов».
В описании к документу сказано, начало цитаты:
«Справочник "План счетов" предназначен для правильного ведения бухгалтерских
операций по результатам хозяйственной деятельности, отраженной в конфигурации
"Торговля+Склад".
Этот справочник поддерживается в актуальном состоянии и полностью соответствует стандартному плану счетов в типовой конфигурации программы "1С:Бухгалтерия 7.7".
На основании плана счетов формируются бухгалтерские проводки в конфигурацию "1С:Бухгалтерия 7.7". Экспорт проводок возможен из ТиС!
Справочник "План счетов" доступен для редактирования пользователю.
Пользователь имеет возможность редактировать существующие счета, а также добавлять новые.
Однако к редактированию плана счетов надо подходить очень осторожно, поскольку
любое некорректное изменение плана счетов приведет к некорректности переноса
данных в "1С:Бухгалтерию 7.7".

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из пункта меню
"Сервис" / "Выгрузка в 1С:Бухгалтерию" / "Настройка бух. проводок" / "План
счетов".»
После проведения документов «Оприходование ТМЦ» «Списание ТМЦ», ТиС даёт возможность посмотреть на отчёт «Ведомость по партиям ТМЦ» по МОЛ. Недостачи на МОЛ соответственно относятся в количественном и суммовом учёте. Не более. :-(
Вопрос: Что же делать?

Ответ: В нашем случае необходимо определить в Плане счетов ТиС счет 73.2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба"). В Документах «Оприходование ТМЦ» «Списание ТМЦ» выбирать его для конкретизации счета БУ (бухгалтерского учёта). А для анализа сумм оприходованых излишков и списания ТМЦ конечно же нам придётся писать отчёт по анализу Плана счетов.

1с: Как правильно провести инвентаризацию по складу в ТиС 7.7

Ответ 1с:

В пункте меню Документы – Склады выбираем Инвентаризация по складу.

Документ предназначен для проведения инвентаризации на оптовых складах и розничных складах.

С помощью кнопки «Операция» изменяется тип производимой операции и название документа «Инвентаризация по складу» (инвентаризация на оптовых складах) или «Инвентаризация (по рознице) (инвентаризация на розничных складах).

Документ «Инвентаризация по складу» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на оптовых складах компании, а также выписки актов списания и оприходования излишков ТМЦ на основании данного документа при наличии расхождений между фактическим и документально подтвержденным остатками ТМЦ.

Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках ТМЦ на указанном в документе оптовом складе с помощью кнопки "Заполнить".

В зависимости от положения переключателя "Вид инвентаризации" остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в целом (по всем фирмам).

Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако, по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы: "Списание ТМЦ" и "Оприходование ТМЦ". Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации ТМЦ, то есть в спецификацию документа "Оприходование ТМЦ" будет занесен излишек ТМЦ, выявленный в результате инвентаризации, а в спецификацию документа "Списание ТМЦ" будут занесены те ТМЦ, которые необходимо
списать по результатам проведенной инвентаризации.

После проведения этих документов, количество ТМЦ на складе установится равным реальному количеству ТМЦ, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Документ «Инвентаризация (по рознице)» предназначен для фиксации остатков ТМЦ на розничных складах в отпускных ценах.

Новый документ вызывается из меню "Документы" / "Склады" / "Инвентаризация (розница).

С помощью кнопки «Заполнить» спецификацию документа можно заполнить остатками на розничном складе. Учет ТМЦ ведется по отпускным ценам.

Если ТМЦ передавалась на розничный склад по разным ценам, то в документе будут зафиксированы две строки с одинаковой ТМЦ, но с разными ценами.

При автоматическом заполнении в графе «Кол. учет» фиксируется количество товара, рассчитанное по документам, занесенным в информационную базу. В зависимости от положения переключателя "Вид инвентаризации" остатки ТМЦ на складе рассчитываются по отношению к выбранной в документе фирме на дату оформления инвентаризации или по компании в целом (по всем фирмам). После проведения инвентаризации на розничном складе в графу «Кол. факт» заносятся остатки ТМЦ после розничной продажи.

Разница между этими двумя величинами и будет являться количеством проданного ТМЦ. Эта информация будет рассчитана и зафиксирована в документе в графе «Откл.».

На основании документа «Инвентаризация (розница)» можно ввести документ «Реализация (розница)» или «Отчет ККМ». В спецификацию этих документов автоматически заносится информация о проданных ТМЦ (информация из графы «Откл»).

При проведении документа «Отчет ККМ» будет сразу зафиксирована отгрузка ТМЦ и поступление денег в кассу, при проведении документа «Реализация (розница)» будет зафиксирована только отгрузка ТМЦ с розничного склада.

Документ «Реализация (розница)» удобно оформлять в том случае, если, например выручка из магазина поступает ежедневно и фиксируется в информационной базе с помощью соответствующих платежных документов, а информация о продажах (или результатах проведенной инвентаризации) поступает в офис только раз в неделю.