Учет медицинского имущества

Медицинское имущество, используемое СМК, является государственной собственностью и подлежит учету.

Учет медицинского имущества представляет собой комплекс мероприятий по сбору и документированию данных о предметах медицинского имущества в процессе хозяйственной деятельности учреждений (формирований, подразделений) СМК. Он заключается в оформлении соответствующих оправдательных документов, правильных и своевременных записях в книгах (карточках) учета (накопителях информации) для регистрации хозяйственных операций, связанных с движением медицинского имущества, изменением его количества, качественного (технического) состояния. Учет позволяет получать и накапливать количественные и качественные характеристики, находящегося на хранении и подвергающегося различным хозяйственным операциям медицинского имущества, определять динамику изменений его состояния, а также данные о самих хозяйственных операциях.

Хозяйственная операция - действие (факт), вызывающее изменение состава, количества, качественного (технического) состояния, размещения медицинского имущества или источника его образования. К основным из них относятся изготовление, поступление, убытие и т.д. В учете они отражаются с помощью учетных операций - приход, расход. Приход - учетная операция, отражающая в учете поступление (получение) медицинского имущества. В результате ее выполнения количество медицинского имущества по учету увеличивается. Расход - учетная операция, отражающая в учете отпуск, расходование или списание медицинского имущества. В результате выполнения этой учетной операции количество медицинского имущества по учету уменьшается.

Учет медицинского имущества осуществляется с помощью системы учетных документов.

Учетным документом называется документ, содержащий в зафиксированном виде информацию о медицинском имуществе и хозяйственной операции, которой оно подвергалось, оформленный установленным порядком. Порядок их оформления определен «Руководством по учету медицинского имущества в отделе медицинского снабжения территориальных центров медицины катастроф».

Различают несколько типов учетных документов, в том числе:

- первичный учетный документ - документ, разрабатываемый в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по ее окончании. С его помощью оформляют поступление, перемещение, отпуск и изменения характеристик медицинского имущества;

- сводный учетный документ - документ, разрабатываемый на основе первичных учетных документов для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях;

- вспомогательный учетный документ - документ, способствующий выполнению операций, связанных с учетом, движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества.

Сводные учетные документы, в свою очередь, подразделяют на накопительные и регистрационные:

§ накопительный учетный документ - разновидность сводного учетного документа, в котором на основании первичных учетных документов накапливают информацию о наличии, движении, качественном (техническом) состоянии медицинского имущества за учетный период по каждому подразделению (материально ответственному лицу) или учреждению (подразделению) в целом;

§ регистрационный учетный документ - разновидность сводного учетного документа, в котором в хронологическом порядке фиксируют разрабатываемые и поступающие в учреждение (подразделение) учетные документы или совершаемые хозяйственные операции с медицинским имуществом за учетный период.

Учет медицинского имущества осуществляется в соответствии с требованиями «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», утвержденной приказом Минфина РФ № 107 от 30.12.99, а также «Инструкции по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Минздрава СССР», утвержденной приказом Минздрава СССР № 78 от 20.01.84 и другими нормативно-правовыми документами.

Медицинское имущество, поступающее в формирования или учреждения службы медицины катастроф (получаемое от поставщиков по договорам или разовым закупкам, в виде гуманитарной помощи), принимается надлежащим образом и приходуется по учету, независимо от источников поступления. В центре медицины катастроф оно обязательно проходит через медицинский склад и приходуется по учету отдела медицинского снабжения и бухгалтерии на основании сопроводительных документов или актов приема. Акт приема составляется при приеме наркотических, психотропных и других лекарственных средств, подконтрольных Постоянному комитету по наркотикам Минздравсоцразвития России; при выявлении в поступившем грузе расхождений с сопроводительными документами и т.п.

Учет медицинского имущества ведется отдельно от других материальных средств в соответствии с требованиями Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях, Инструкции по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете, а также Положения по организации медицинского снабжения службы медицины катастроф Минздравсоцразвития России. Медицинское имущество для текущих нужд учитывается отдельно от медицинского имущества резерва. Предметы медицинского назначения, полученные в виде гуманитарной помощи, принимаются, учитываются и отпускаются отдельно от другого медицинского имущества. Их отпуск оформляется учетными документами также отдельно. Инвентаризация медицинского имущества производится в установленные нормативными документами сроки.

Учет наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств, а также списка А, осуществляется по правилам, установленным Минздравсоцразвития России. Они принимаются, учитываются и отпускаются отдельно от другого медицинского имущества.Их отпуск осуществляется по отдельным доверенностям и оформляется учетными документами также отдельно. Инвентаризация этих групп лекарственных средств проводится ежемесячно. Материально ответственными за получение, хранение и расходование наркотических, психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» назначают должностных лиц в соответствии с «Правилами допуска лиц к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами», утвержденными постановлением Правительства РФ от 06.08.98 № 892.

Органы медицинского снабжения службы медицины катастроф подотчетны бухгалтериям соответствующих центров медицины катастроф и медицинских учреждений, через которые они финансируются и осуществляют взаиморасчеты за медицинское имущество, его ремонт и другие услуги. Поэтому в бухгалтерию ежемесячно представляются все приходные, расходные и установленные отчетные документы. Необходимо отметить, что использование медицинского имущества для оказания медицинской помощи пораженным в ЧС осуществляется бесплатно.

Ввиду особенностей предметов медицинского назначения, применяемых в здравоохранении, учет их достаточно сложный и громоздкий. Поэтому для его совершенствования используются современные средства автоматизации, в частности программные средства для персональных компьютеров. В учете медицинского имущества с использованием вычислительной техники применяются учетные документы и их формы, предусмотренные соответствующими нормативными документами для автоматизированного учета или приведенные в соответствие для него.

В зависимости от характера хозяйственной операции, технологии обработки учетной информации, дополнительных требований, обусловленных потребностями практической деятельности, в учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды предметов и операций, показатели общей массы и количества мест по документу, номера транспортных документов и т.д.).

Постоянные реквизиты заносят в учетный документ при изготовлении его бланка, а переменные - записывают в процессе оформления операции. При отсутствии бланка учетного документа, он может быть оформлен от руки или с помощью множительной техники, но по установленной форме.

Все учетные документы обязательно регистрируют в соответствующих журналах (книгах) регистрации, по которым им присваивают соответствующий номер. По учетным документам, не зарегистрированным, не подписанным должностными лицами и без печати, где она требуется, производить какие-либо операции с медицинским имуществом запрещается.

Ответственность за учет медицинского имущества несут назначенные соответствующим приказом материально ответственные лица, у которых оно находится на хранении.

Таким образом, учет медицинского имущества распределен на два этапа: первый - формирование первичных (исходных) данных в местах хранения и использования (обращения) имущества, где формируют первичные учетные документы и по ним выполняют учетные операции материально-ответственные лица; второй - учет и обобщение первичных данных в отделе медицинского снабжения и бухгалтерии.

Где бы не учитывалось медицинское имущество, учет его осуществляют в целях обеспечения сохранности и рационального использования медицинского имущества по предназначению; формирования полной, достоверной и своевременной информации (о наличии, качественном (техническом) состоянии и движении медицинского имущества), необходимой для принятия управленческих решений должностными лицами СМК; разработки установленной отчетности. В связи с этим учет медицинского имущества должен быть своевременным, полным, достоверным и точным.

Бухгалтерия осуществляет учет с целью обеспечения должностных лиц ЦМК информацией финансового характера. Учет медицинского имущества в бухгалтерии ведут по закупочным ценам в стоимостном выражении и по материально ответственным за данное имущество лицам подразделений. Основные средства учитывают по инвентарным номерам.

Учет медицинского имущества в отделе медицинского снабжения и подразделениях ЦМК ведут предметно-количественным способом отдельно от других материальных средств. Его приемку и отпуск оформляют отдельными учетными документами. Кроме того, отдельно от других лекарственных средств осуществляют приемку, учет и отпуск наркотических и психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка «А». Таким образом, в отделе медицинского снабжения ЦМК учет медицинского имущества ведут по следующим учетным группам:

• наркотические и психотропные лекарственные средства;

• ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и лекарственные средства списка «А»;

• лекарственные и перевязочные средства, подлежащие предметно-количественному учету;

• прочие лекарственные средства;

• гуманитарная помощь.

Приемку медицинского имущества по количеству, качеству и комплектности от организаций транспорта и почтовых отправлений от организаций связи осуществляет приемная комиссия. Она назначается приказом директора ЦМК в количестве не менее трех человек. В ее состав входят: председатель комиссии - из числа руководства ЦМК и члены комиссии - начальник отдела медицинского снабжения (материально ответственное лицо), представитель от общественности ЦМК и компетентный представитель незаинтересованной организации (при необходимости).

Порядок и сроки приемки медицинского имущества по количеству, качеству, комплектности и ее документального оформления регулируют действующими техническими условиями, договором купли-продажи, условиями поставки. Приемка медицинского имущества от отечественных поставщиков по количеству предусматривает проверку его фактического наличия согласно данным транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документов. Осуществляется она в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР № П.6 от 15.06.65 с изменениями от 22.10.97, «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденной постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР № П.7 от 25.04.66 с изменениями от 22.10.97, а также - требованиями к качеству и комплектности, предусмотренными в договоре поставки (купли-продажи).

Условия приемки медицинского имущества от зарубежных поставщиков по количеству и качеству устанавливают договором поставки. Если порядок и сроки приемки медицинского имущества в нем специально не оговорены, то руководствуются «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

Полученное медицинское имущество приходуют по учету на основании сопроводительных документов или акта о приемке в тех случаях, когда он должен составляться - при приемке наркотических, психотропных, ядовитых, сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка «А». При выявлении в поступившем грузе расхождений с сопроводительными документами и других нарушений составляют акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2), акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3), акт приемки товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Приемку медицинского имущества, относящегося к основным средствам, оформляют актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях (форма № ОС-1 бюдж.)

Акт о приемке, а в случаях, когда медицинское имущество принимали без его составления, счет, транспортная накладная или другие документы регистрируют в отделе медицинского снабжения в журнале регистрации приемных актов и накладных на отпуск товара из отдела по соответствующей форме. При большом обороте медицинского имущества целесообразно вести два разных журнала: в одном регистрировать акты о приемке, в другом - накладные (требования) на отпуск.

Приемку и отпуск медицинского имущества осуществляют ниже перечисленные материально ответственные лица:

− наркотические и психотропные лекарственные средства - начальник (заместитель начальника) отдела медицинского снабжения, начальник (заведующий), заместитель начальника (заведующего) медицинского склада, аптечного учреждения, провизор или фармацевт аптечного учреждения;

− прочие лекарственные средства - должностные лица, имеющие высшее или среднее фармацевтическое образование.

Медицинское имущество, поступившее в ЦМК, прежде всего, учитывают в отделе медицинского снабжения. Материально ответственное лицо отдела ведет его учет в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по форме № 296 или книге складского учета материалов по форме № М-17. Записи в них делают на основании счета, акта о приемке, других первичных учетных документов.

Наркотические лекарственные средства и психотропные вещества учитывают в журнале регистрации операций, связанных с оборотом наркотических лекарственных средств и психотропных веществ (форма согласно приказу Минздрава России от 12.11.97 № 330). В отдельном журнале по той же форме учитывают ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и лекарственные средства списка «А».

В пользование медицинское имущество выдают из отдела медицинского снабжения по накладной (требованию), оформляемой по унифицированной межведомственной форме № 434.

Предметы, относящиеся к перечисленным ниже группам медицинского имущества, выдают по отдельным накладным:

o наркотические и психотропные лекарственные средства;

o ядовитые и сильнодействующие лекарственные средства и лекарственные средства списка «А»;

o лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету;

o спирт этиловый;

o перевязочные средства;

o материальные запасы;

o основные средства.

Накладную (требование) и все другие первичные расходные документы подписывают материально ответственное лицо и бухгалтер и регистрируют в журнале регистрации накладных на отпуск товаров из отдела. Накладные (требования) и другие первичные документы, в том числе на выдачу основных средств, утверждает директор ЦМК.

Для каждого наименования предмета открывают отдельную карточку или страницу в журналах учета.

Списание по учету израсходованного подразделениями ЦМК на выполнение научно-исследовательских работ спирта этилового осуществляют ежемесячно по акту о списании материальных запасов (форма № 230).

Основные средства, пришедшие в негодное состояние, списывают с учета, только если они не подлежат восстановлению, только после получения заключения об их техническом состоянии, а также заключения органа управления здравоохранением по подчиненности о возможности списания. Все данные о предмете, подлежащем списанию, и необходимые заключения отражают в акте о ликвидации основных средств (форма № ОС-4 бюдж.)

Органы медицинского снабжения СМК Минздравсоцразвития России подотчетны бухгалтериям соответствующих ЦМК или медицинских учреждений, через которые они финансируются и осуществляют взаиморасчеты за медицинское имущество, его ремонт и другие услуги. Поэтому все учетные документы отдельно на принятое и отпущенное медицинское имущество (приемный акт, накладная и др.) материально ответственное лицо отдела медицинского снабжения ежедневно или в другие сроки, устанавливаемые ЦМК, сдает в бухгалтерию по реестру сдачи документов (форма № 442), который одновременно является товарным отчетом о поступлении или отпуске медицинского имущества за отчетный период.

Бухгалтерия, в свою очередь, осуществляет контроль за наличием и движением медицинского имущества, находящегося у материально ответственных лиц. С этой целью на каждого из них ежегодно заводят оборотную ведомость по материальным запасам (форма № М-44), в которой на основании данных об остатках на конец каждого квартала вычисляют расход за истекший период и остаток на начало очередного. Для этого по окончании каждого квартала в 3-дневный срок материально ответственные лица переносят количественные остатки медицинского имущества из карточек складского учета и журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» в оборотную ведомость.

При обнаружении расхождений данных учета бухгалтерии и товарного отчета материально ответственное лицо вместе с бухгалтером проверяют движение медицинского имущества по первичным учетным документам за отчетный период. Выявленные ошибки исправляют следующим месяцем. В этом случае к оборотной ведомости медицинского имущества прилагают объяснительную записку по всем ошибкам, подписанную материально ответственным лицом и бухгалтером.

Ежегодно в установленные сроки проводят инвентаризацию медицинского имущества одновременно текущего снабжения, резерва и неснижаемого запаса. Результаты инвентаризации оформляют раздельно по имуществу текущего снабжения и каждому из видов запасов.