Листи прямої поштової реклами

Пряма поштова реклама в наш час є одним із найбільш ефективних засобів розповсюдження послуг і товарів, особливо на великому ринку. Психологічний вплив листа прямої поштової реклами на людину, яка має право приймати рішення, досить великий.

Однак масове розсилання рекламних листів, кожен із яких буде інди­відуальним зверненням до партнера, який вас цікавить, містить значні труднощі і тягне за собою додаткові витрати часу.

Застосування для рекламного розсилання раніше підготовлених бланків з текстом листа, на початку якого ви залишите місце для того, щоб надрукувати ім'я і посаду адресата, полегшить ваше завдання. Такі бланки можуть бути виготовлені друкарським способом або набрані на комп'ю­тері і розмножені при допомозі ксерокса.

При високій якості виготовлення такий лист може претендувати на звання першого і єдиного.

При значній кількості адресатів перед текстом рекламного листа можна обмежитися словами: «Керівнику», «High Manager» або «Dear Sir or Madam».

Текст листа з перших рядків повинен притягувати увагу, бути в міру настирливим і запам'ятовуватися.

Рекламні листи, які вкладаються в конверт, направляються фактич­ним покупцям, дані про яких є в списку постійних адресатів. Привабли­вими є невеликі одноаркушні вкладиші («стаффери»), які виконані на якісному папері із застосуванням кольорової поліграфії.

8.4. Оформлення бланків листа і конвертів

В економічно розвинутих країнах умови конкурентної боротьби між фірмами переносяться на сферу ділової кореспонденції.

Діловий лист повинен бути конкурентним як з точки зору його змісту, так і оформлення.

В умовах безлічі пропозицій, які приходять із різних країн, ваш лист повинен вигравати з психологічної точки зору — оформленням, структу­рою тексту, конвертом і за іншими, на перший погляд, не досить суттєви­ми ознаками.

Необхідно відмітити, що дрібницями не гребували й люди, які зали­шили досить помітний слід у світовій культурі.

Ділові листи пишуться на бланках стандартних розмірів. Зі стандарта­ми паперу пов'язане застосування копіювальної техніки, питання реєст­рації, контролю виконання, експедиційні роботи, формування справ і їх зберігання.

Бланк листа — це свого роду ідеальна основа ділового документа, в за­повненому вигляді це той еталон, якого ми прагнемо досягти.

Використання бланків полегшує роботу з документами, підвищує культуру праці, сприяє більш швидкому сприйняттю інформації, відпові­дає естетичним вимогам.

Враховуючи властивість людського ока, легше фіксувати верхню частину будь-якого предмета і літер, при оформленні бланка верхню його частину слід робити більш насиченою, а нижню — більш «стійкою».

Належну увагу слід приділяти й вибору паперу для виготовлення бланка. Він повинен бути високоякісних сортів і ні в якому разі не мелованим. Для виготовлення бланків ділової кореспонденції на підприємствах розвинутих країн використовується папір з водяними знаками.

Саме за бланком, його дизайном, поліграфічним оформленням, харак­теристиками паперу партнери будуть судити про серйозність ваших намірів

Використання в наш час лазерних принтерів дозволяє досягти макси­мальної чіткості при виконанні тексту, використовувати графіку, яку практично важко відрізняти від друкарського виконання листа.

При допомозі відповідної програми можна відтворити зміну адреси і, якщо потрібно, тексту, а решту відтворити необхідну кількість разів, що значно підвищить продуктивність такої кореспонденції.

На друкарській машинці лист повинен бути надрукований охайно, без помарок і ви правлень.

Оформлення конверта має також важливе значення, як і оформлення бланка. На конверті необхідно розмістити найменування відправника та його фірмовий знак. Допускається також повне відтворення всіх реквізитів бланка.

Формат конверта підбирається таким чином, щоб забезпечити мож­ливість згину вкладеного в нього листа не більше одного разу.

Добре сприймаються гарно оформлені фірмові конверти, за розміром трохи більше бланка листа і виготовлені із якісного цупкого паперу.

Такі конверти виключають можливість повторного написання адреси на конверті та можливості його випадкового пошкодження.

Крім цього використовуються спеціальні адресат, які виготовля­ють липкі наклейки з машинним відтиском адресата одержувача.

Листи прямої поштової реклами можуть упаковуватися в поліетилен з нанесенням на нього адреси одержувача та знаків поштової реклами.

У правому верхньому кутку конверта часто вказують порядок відправ­ки (доставки) і особливості змісту вкладеної кореспонденції.

При цьому використовуються такі надписи:

Air Mail / AIR МАІЬ)(авіа) Private (приватне)

Express (блискавка) Private and Confidential (приватне і

конфіденційне)

Urgent (на замовлення) Confidential (конфіденційне)

Registered (на замовлення) Strictly Confidential (цілковито сек-

ретно)

У правому верхньому кутку розміщується марка або штамп, який замі­няє марку.

В центрі конверта друкується адреса з двома інтервалами між рядка­ми. На окремих рядках розміщується така інформація: прізвище адреса­та, його посада, найменування фірми, поштова скринька, номер (найме­нування) будинку, вулиці, міста, графства, штат, держава, поштовий індекс.

Якщо лист адресований вашому партнеру в Англії, то в адресі слід вказати графство. Це пов'язано з тим, що фірма (а частіше всього її філія) може бути розміщена в невеликому місті або населеному пункті і вказівка на відповідне графство в такому випадку просто необхідна.

Якщо лист адресований в Лондон, то після слова London ставлять ско­рочене позначення відповідного поштового району - Е.С., E.C.I, Е.С.2, N.W., W.C. - та ін. (Е.С. - East Central, N.W. - North West, W.C. - West Central).

Якщо лист адресується в США, то після назви міста необхідно вказати назву штату. Це пояснюється тим, що в різних штатах є міста з однією і тією самою назвою. Наприклад, у США є п'ять міст з назвою Нью-Йорк, п'ять — з назвою Філадельфія, дванадцять - з назвою Бостон та ін. Назви штатів часто скорочуються, за винятком назв Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas, Utah [7].

В американських листах поштовий індекс вказується на одному рядку після найменування країн. Індекс пишеться великими буквами. Не до­пускаються ніякі додаткові крапки, коми.

Як правило, індекс має дві половини цифрових значень, між ними робиться інтервал. Поштовий індекс не підкреслюється. Після індексу не робляться ніякі додаткові надписи.

Зворотна адреса в багатьох англійських і американських листах пи­шеться на зворотній стороні конверта або в верхньому лівому кутку лицьо­вої сторони конверта, йому інколи передує надпис: «If not delevered, please return to...», «якщо не буде доставлено, то, будь ласка, верніть...»(далі йде адреса відправника).

Якщо лист адресується особі, чию точну адресу ви не знаєте, то цього слід направити в фірму, з якою дана особа підтримує ділові зв'язки і пра­цівники якої можуть передати або переслати їй цей лист. Тоді перед на­звою організації пишуться слова In care of або Care of (скорочено С/о), що означає «на піклування», і вживається в розумінні «за адресою».

Складання плану листа

Після того, як чітко визначена ціль написання листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати в листі. Правильність складання листів розкриває Ю. Палеха [5]. Текст листа, зви­чайно, складається із трьох основних частин:

— вступ (посилання на попередній лист, коротка констатація якого-небудь факту та ін.);

— основний зміст (прохання, вказівка, додаткові зведення та ін.);

— заключна частина (подяка, прохання написати у випадку, коли що-небудь незрозуміло, та ін.).

Вступна частина залежить від цілей написання листа:

* Якщо направляється лист у відповідь, то у вступі може висловлюва­тися подяка за прислане вам запрошення, доброзичливе повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань та ін.

Наприклад:

We thank you for the materials handed over to us by your representative ... (Ми дякуємо Вам за матеріали, передані нам Вашим представником...).

* Якщо лист носить суто інформаційний характер, то в ньому коротко викладається історія створення фірми, її розвиток і становлення, а також суть діяльності в даний час, наводяться статистичні дані та ін.

Наприклад:

We wish to inform you that our company cooperate with ...

(Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ...).

*Якщо необхідно пояснити запитання, поставлені вашим партнером, то, крім відповіді, висловлюється думка про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можливості, визначаються зустрічні позиції.

Наприклад:

In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...

(У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б направити групу спеціалістів...)

*Якщо лист носить характер реагування на невиконання взятих на себе зобов'язань, недотримання строків поставок або інші дії, які торка­ються ваших інтересів, оцінка того, що сталося, і ваші висновки, спрямо­вані на розрив стосунків, не повинні носити різкого характеру;

Наприклад:

We are puzzled to learn that you have not signed our documents...

(Ми з подивом дізналися, що Ви не підписали наші документи...).

Особливе значення має викладання основного змісту листа. Вся інформація повинна даватися коротко, логічно, досить чітко і однознач­но. Однак і надмірне захоплення лаконічністю невиправдане, оскільки це може призвести до додаткових запитань, роз'яснень і уточнену що затягне переписку й практичне вирішення питання.

*Якщо в листі даються які-небудь інструкції і вказівки, краще якось визначити час їх виконання. Такі визначення як "in the nearest future" ("найближчим часом") дуже розпливчасті й небажані.

При складанні основної частини листа застосовуються відомі правила:

1. Проаналізуйте всі зібрані дані. Відкиньте, якщо це можливо, все дру­горядне.

2. Згрупуйте факти за вибраним напрямком. Підберіть підзаголовок для кожного розділу.

3. Запишіть кожен заголовок на окремому листку паперу. Складіть до нього список коротких запитань.

4. Обдумайте порядок викладання. Виходьте з принципу — від відомо­го до невідомого.

5. Не вдавайтеся в деталі. Не зупиняйтеся на банальностях.

6. Використовуйте графіки, таблиці, схеми та ін.

7.Намагайтеся зробити текст, щоб він добре читався, не бійтеся по-
працювати над чернетками.

Заключна частина листа також має свої варіанти:

*В заключній частині листа традиційно виражається надія на розви­ток стосунків, і на те, що викладена в листі інформація буде корисна і по­служить у майбутньому цілям розвитку взаємовигідних зв'язків та ін.

Наприклад:

We would like to maintain cooperation and assure you... (Сподіваємося підтримувати співробітництво і завіряємо Вас...)

* Якщо лист адресується одержувачу, з яким ще не був встановлений діловий контакт, то в заключній частині можна висловити запевнення в тому, що пропозиції, викладені в листі, були цікавими, і ви маєте надію на швидке одержання відповіді або виконання замовлення. You prompt execution of our order would be appreciated. (Будемо вдячні за швидке вико­нання нашого замовлення). У випадку розриву ділових контактів з партнером заключну частину листа можна сформулювати більш абстрактно і звести її до фрази: We simultaneously testify to ода openness for business like cooperation in future. (Одночасно ми засвідчуємо свою відкритість для ділового співробітницт­ва в майбутньому).

Таким чином, при всій негативності змісту листа Ви даєте партнеру можливість у випадку зміни його позиції повернутися до ділового співро­бітництва. Можливо, така відповідь буде більше ознакою доброго тону, ніж дійсно надією на співробітництво в подальшому, але правила етикету будуть дотримані.

*При необхідності в заключній частині листа вказується прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка могла б допомогти у вирі

If necessary do not relise an opportunity to establish contact with our representative A.Petruk clear up all questions that arise with him.

(При необхідності не відмовляйте у можливості зв'язатися з нашим представником А. Петруком і з'ясувати всі питання, які виникають).

8.6. Стиль ділового листа

Зараз, як ніколи, час дорогий для керівника і у нього немає бажання чи­тати багато непотрібних слів. Однак, особа, яка пише діловий лист, по­винна створити добре враження, тому кілька слів, які визначають почуття дружби і доброзичливості, будуть дуже доречні.

Не варто також перебільшувати компліменти, бо це може викликати протилежний ефект, і читач може відчути, що той, хто писав, був нещи­рим. Ю.Палеха [5] ставить такі вимоги при написанні ділового листа:

8.7. Тон листа

Тон листа не повинен бути ні високопарним, ні недбалим. Рекомен­дується використовувати нейтральний і позитивний тон, не допуска­ючи іронії, вияву грубості та ін. [5].

Від того, як побудована фраза, багато в чому залежить результат діло­вого спілкування, яке повинне бути сприятливим. Вести діловий діалог у доброзичливому тоні більш важливо, ніж вживати гарні слова і правильно розмішувати їх.

Ю. Палеха пропонує такі правила при написанні листа [5].

Людина, яка не має досвіду ділового листування, має схильність до дуже довгих речень, що обтяжує розуміння тексту. Емпірично встановлено, що коли читач зустрічається з фразою, яка перевищує 20 слів, то по­роджується тенденція перечитати її ще раз.

В той же час надмірна лаконічність не дозволяє зрозуміти лист або він просто звучить грубо. Тому необхідно переважно писати речення серед­ньої довжини, різноманітні за конструкцією.

Так, в англійській мові рекомендується чергувати прості речення, складносурядні (безсполучникові та з сполучниками "and" та "but"), складнопідрядні зі сполучниками "so", "or" та ін.

Наприклад: You have not sent the invoice, we have to ask you... (Ви не на­діслали рахунок, ми змушені просити Вас...).

Застосування розділових знаків у складних реченнях дещо відрізаєть­ся від правил в українській мові.

Слід звернути увагу на відсутність коми перед сурядними реченнями доповнення.

Наприклад: In your letter you state that... We think this solution will...(У Вашому листі Ви стверджуєте що, на нашу думку, це рішення буде..,).

Перед сурядними реченнями означення кома може ставитися або бути відсутня, що повністю змінює зміст речення.

Наприклад: Your letter concerning the Contract, which we received yestefday, mentions several other matters (У Вашому листі відносно контрак­ту №..., який ми отримали).

При застосуванні підрядного речення часу слід пам'ятати, що якщо воно передує головному реченню, після нього ставиться кома.

Наприклад: When we discovered this matter in London, we... (Коли ми виявили, що ця справа у Лондоні, ми...).

При використанні інших слів складних речень можна керуватися ре­комендаціями багатьох сучасних підручників та ставити крапку там, де робиться пауза при їх вимові.

Наприклад: We have received your letter of..., and we discovered... (Ми отримали Ваш лист від... та встановили...). Слід також звернути увагу на використання коми після виразу "on the one hand" (з іншого боку), що часто застосовується у листах.

Наприклад: On the one hand, the shipping documents were sent on time, but on the other hand,... (З одного боку, документи на відправку були вис­лані вчасно, аз іншого...).

8.8. Оформлення реквізитів листа

8.8.1. Заголовок

При підготовці конкретного службового листа враховуються складові елементи (його реквізити): заголовок, дата, найменування, адреса одержувача листа, вступне звертання, основний текст, заключна формула ввічливості, підпис, відмітка про наявність додатків та ін.

Оформляються реквізити листа відповідно до національно-культурних традицій вимог законодавства тієї чи іншої країни.

Заголовок (найменування фірми, організації-автора) розміщується в верхній частині бланка.

Повна офіційно зареєстрована назва фірми друкується друкарським способом і наводиться в називному відмінку.

Заголовок містить також адресу організації або фірми, адресу для телеграм, номера телефонів, факса, назву кодів; інколи реквізити друкуються в нижній частині бланка.

В кінці назв на бланках багатьох англійських торгівельних підприємств, банків стоїть слово Limited (Ltd), що означає скорочений вираз «Limited liability Company» — товариство з обмеженою відповідальністю.

Під назвою організації вказується інколи вид діяльності. Часто зобра­жується й емблема організації, яка є символічним графічним зображен­ням і відображає напрямок її діяльності.

Емблема безумовно полегшує пошук документів, але заміняти нею назву організації не рекомендується.

Незвичайна форма заголовка, його дизайн, виконана в кольорі ембле­ма (а інколи і девіз) — все це створює образ фірми. Читаючи листа, Ви, безумовно, насамперед цікавитесь його змістом, але водночас мимоволі звертаєте увагу і на оформлення заголовка, якому відразу даєте внутріш­ню оцінку, часто переносячи її і на діяльність самої фірми.

Вдале розміщення компонентів заголовка, його оригінальна емблема будуть сприяти створенню приємного враження про Вас у Ваших парт­нерів.

8.8.2. Показання на посилання

У верхній лівій частині листа безпосередню під заголовком звичайно розміщують показання на посилання. В показанні можуть бути дані ініціали того, хто складав лист, або друкарки, цифрове або літерне позна­чення фірми або підрозділу, номер справи та ін. При цьому спочатку ро­биться посилання надані одержувача (якщо вони відомі), після чого іде посилання відправника, наприклад:

Your reference Ваше посилання

(або Your rйf.) HND/RP

HND/RP

Our reference Наше посилання

(або Our ref.) LA/DK/199
LA/DK/199

У вітчизняному варіанті листа посилання на індекс і дату вхідного до­кумента містить індекс і дату листа, на який дається відповідь, і розмі­щується нижче індексу та дати вихідного документа.

Зіставлення дат відправки та отримання листів дає уявлення про ступінь оперативності роботи установи з кореспонденцією.

Слова «наш» і «ваш» вживати не рекомендується. Найбільш раціональна така форма: На № ________ від________. Ні в якому разі не варто розміщувати ці дані в самому тексті листа.

Вид цього реквізиту у вітчизняному листі може бути таким:

На №25/56 від 17.08.1998.

8.8.3. Дата

Реквізит дата відправлення (не написання) ставиться в правому кутку під заголовком і розміщується так, щоб остання цифра була кінцем рядка у правому полі аркуша. В склад дати входять число, місяць і рік.

При відправці в країни Європи дату, наприклад, 17 січня 1999 року, слід писати так: 17 — th January 1999 (тобто спочатку йде порядковий чи­сельник при допомозі цифр і закінчень: 21st, 2nd, 3rd, 4th і т. д.).

У США записується дата дещо інакше: January 17,1999 (зверніть увагу на кому, яка відділяє число місяця від року).

В останні роки в діловому листуванні дедалі більше виявляється тен­денція до зменшення числа розділових знаків, тому інколи можна зустріти і таке написання дати: 25 February 1999.

Допускається скорочення назви деяких місяців, наприклад:

January — Jan., September — Sept., February — Feb., October — Oct.

Вихідний номер на бланках для закордонних адресатів ставити не ре­комендується. Номер нічого не скаже вашому адресату, оскільки за­ кор­доном користуються лише датою відправки та змістом. Вихідний номер можна проставити на дублікаті, призначеному для канцелярії.

Згідно з вітчизняним стандартом елементи дати листа проставляються трьома парами арабських цифр, наприклад: 17.01.99 або 15.03.99 при цьо­му крапка після останньої пари цифр не ставиться.

Датою листа вважається дата його підписання.

8.8.4. Адреса одержувача листа

Складається даний реквізит (його ще називають внутрішньою адресою) із найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси.

Розміщується адреса дещо нижче рядка з датою і записується 3-4 рядками довжиною 5-7 см через інтервал без відступу. Назва організації або ім'я одержувача, звичайно, пишеться окремим рядком. Коми в кінці рядка упускаються.

Розглянемо спочатку випадки адресування закордонним партнерам.

1. Якщо лист адресований якій-небудь особі, то перед її іменем ставиться слово Mr. (скорочено від слова Mister) для чоловіків і Mrs. (скоро­чено від слова Mistress) — для заміжньої жінки.

2. Якщо вашим партнером по листуванню є незаміжня жінка, то перед її прізвищем пишеться «Miss», наприклад: «Miss Camila Pen». Замість сло­ва Miss і Mrs. інколи можна зустріти Ms, що стосується як заміжньої, так і незаміжньої жінки. Адресуючи листа незаміжній жінці, завжди слід вказу­вати її ім'я. У випадку, якщо дама розлучена, вона додає до прізвища свого колишнього чоловіка своє ім'я.

Так, Пані Джон Сміт стає пані Мері Сміт.

3. Якщо особа, якій адресується лист, володіє титулом, то він ставить­ся замість імені, наприклад: Dr. Smith.

4. Замість Mr. після прізвища адресата інколи ставиться слово Esquire, наприклад: Brown Esq. Слово Esquire вживається часто в адресах після прізвища осіб, які займають видне суспільне становище.

5. Якщо лист адресується фірмі, назва якої складається із імен, наприк­лад: Black and Jones Associated, то при звертанні до цих людей вживається слово Messrs (від французського «Messieurs», наприклад: Messrs Black and Jones Associeted. Для жіночих імен вживається слово Mesdames (Mmes).

6. Якщо в назві фірми або організації немає власних імен, то слова Messrs (Mmes) не пишуться.

7. Якщо лист адресується посадовій особі в якій-небудь організації, то вказується спочатку ім’я цієї особи, потім посада, яку він обіймає і назва фірми, наприклад:

Mr.Bard

Vice-Rector Univercity of Personnel Management.

8.Якщо прізвище особи невідоме, то пишется, наприклад, так:
The Chief Accountant Directors.

The Chairman Organizing Committee.

The Secretary of the International Conference.

При цьому вказання посади без прізвища особи, яка її обіймає, мож­ливе лише тоді, коли ця посада є єдиною в фірмі.

9.Якщо відоме офіційне положення даного співробітника в фірмі
(його посада), то доцільним є вказати його після імені, що більш формальне, але і більш важливе, наприклад:

Mr. Watson,

Head of Department,

The National Bank Limited.

Після найменування організації або прізвища адресата окремим ряд­ком пишеться номер будинку і назва вулиці, а потім — також окремим ряд­ком — назва міста. В англосаксонських країнах номер будинку ставиться перед назвою вулиці, наприклад:

Mr. Donald L. Grand, Ph. D Mr. Penny Stephens

Professor Emeritus of Editorial Assistant

The University of Georgia The Personnel Publication Ltd

139 Greaf Oaks Line 17 Britton Street,

Roswell, GA 30075 London ECIM 5 MQ

USA 640-8097

10.Якщо лист адресований якій-небудь організації і при цьому
відправник зацікавлений у тому, щоб він був прочитаний певною особою в цій організації, то перед його прізвищем ставиться Attn., Attention або більш повно For the Attention of.

Рядок з вказівкою на конкретну особу (The Attention Line) розміщуєть­ся безпосередньо перед звертанням і підкреслюється, наприклад: Messrs Thompson and Sons 230 Madison Avenue Maidstone, Kent ZH8 92B Great Britain Attention: Mr. D. Palmer Dear Sirs,

11.Інколи замість прізвища конкретної особа вказується її посада або навіть назва відділу, в який адресується лист. Наприклад:

Attention of the Sales Manager. Attention — Sales Department.

12.Зустрічається також вираз «То whom it may соnсеrn» (Тому, до кого це відноситься).

Вітчизняний стандарт передбачає розташування даного реквізиту у верхній правій стороні бланку листа. В адресаті назва організації одержу­вача записується в називному відмінку, а ім'я посадової особи, якій на­правлений лист, — в родовому відмінку, наприклад:

Корпорація «Украгробуд»

п. Симаку B.C.

У випадку, якщо лист адресується керівнику організації, то наймену­вання даної організації входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Директору заводу «Темп»

п. Туровському І.І.

Якщо особа, на ім'я якої пишеться лист,;має вчене звання (вченну ступінь), то так, як і в міжнародному варіанті, воно записується перед прізвищем, наприклад:

проф. Рюмшину В.Я.

акад. ІванішинуЮ.А.

В склад реквізиту «адресат» може входити і поштова адреса, яка ставиться після посади та прізвища, наприклад:

Голові колгоспу «Зоря»
п. Тарасенку А.У.

222058 Чернігівська область,

Прилуцький район,

с. Іванівка

Поштова адреса при відправці листів у межах країни постійним корес­пондентам і до урядових органів на документах не проставляється.

Якщо лист адресується приватній особі, спочатку вказується пошто­вий індекс і адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Наприклад:

252060 Київська область

Макарівський район

с. Калинівка

гр. Антонову СІ.

Текстове скорочення гр. (від слова «громадянин») застосовується тоді, коли особа, якій направляється лист, розглядається як суб'єкт грома­дянських правовідносин.

8.8.5. Вступне звертання

Даний елемент листа є за змістом загальноприйнятою формулою ввічливості, ніби привітання при бесідах.

Пишеться воно на лівій стороні листа, під адресою, обов'язково на окремому рядку. Розглянемо приклади:

1. При звертанні до окремої особи вживаються звичне неформальне Dear (Дорогій): Dear Sir, Dear Madam, Dear John.

2. При звертанні до фірми — більш формально: Dear Sirs (Європа), Gentlmen, Ladies ~- (США).

3. При цьому після звертання ставиться кома (в Європі) або дві крапки (США).

4.В листуванні між високими посадовими особами вказується прізви­ще, що менш офіційне: Dear Mr. Brown; Dear Miss Roberts або Esteemed Mr. Jonson.

Найбільш вживані формули вступних звертань будуть наведені нижче.

В офіційну письмову мову слід включати звертання "Шановний...!" Знак оклику вкаже на те, що факту звертання до даної особи надається особливе значення. Форму звертання «Шановні колеги!» можна застосо­вувати серед осіб однієї професії. Більш емоційний відтінок буде нести звертання "Дорогі колеги!" Нейтральності можна досягти просто звертан­ням «Колега...» Включення в формулу звертання і прізвища адресата надає листу ввічливо-офіційного характеру.

8.8.6. Посилання на зміст листа

В багатьох листах після вступного звертання дається коротке посилан­ня на загальний зміст листа.

Цей реквізит не є невід'ємною частиною листа. Однак, визначивши загальну тему листа, відмітивши номер контракту або справи, відправник тим самим мобілізує увагу свого партнера і направляє його в русло певно­го кола своїх проблем.

Часто посилання дається без будь-яких попередніх слів. Інколи став­ляться слова: «Re», «Subject», «Соnе».

Слово «Re» є скороченням від латинського виразу «іn rе» — «у справі» і має значення «стосовно, відносно». Слово «Соnе» — є скороченням від слова «concerning».

Вказівка на загальний зміст листа звичайно підкреслюється. Наприк­лад: Re: Your letter of March 03,1999. Cone: Policy № 21 306.

В заголовку до тексту вітчизняного варіанта листа слова «стосовно» або «відносно» ставити не рекомендується. Так, не слід писати і слово «у справі», оскільки воно більше підходить до юридичної практики, наприк­лад: У справі гр. Швацького І.В.

Відповідаючи на запитання, про що документ, заголовок друкується з нового рядка малими літерами через один міжрядковий iнтервал, перено­си слів не допускаються, крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.

8.8.7. Основний текст

Це, безумовно, головний реквізит. Складається із інформації, яку ви хочете донести до адресата. Відносно формального оформлення, то необхідно мати на увазі такі моменти:

1. Текст листа складається із абзаців, кожен з яких виражає одну закін­чену думку.

2. Листи, які надходять від закордонних відправників англійською мо­вою, звичайно друкуються через один інтервал між рядками всередині аб­зацу і через два інтервали між абзацами.

3. Для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні ар­куші, або бланки. Бланки використовуються в основному великими і се­редніми фірмами. Для продовження першої сторінки листа може викори­стовуватися зворотна сторона аркуша.

4. В листах уникають переносу слів. Однак, якщо перенос неминучий то слід пам'ятати, що на рядку можна залишити префікс, префікс і корінь або один корінь.

5. Написаний нетрадиційною «неділовою» мовою лист створює вра­ження непрофесіоналізму його виконавця, а також фірми, яку він пред­ставляє.

Текст листа повинен бути вичитаним для усунення можливих орфографічних помилок — вони повністю виключаються.

8.8.8. Заключна формула ввічливості

Повинна завжди відповідати звертанню. Розміщується реквізит нижче останнього рядка основного тексту двома інтервалами. Після заключної формули ввічливості часто ставиться кома.

Якщо ви в своєму листі закордонному партнеру не використали загаль­ноприйняту заключну формулу ввічливості, ви тим самим зміните зміст, тональність листа. Той, хто його одержав, подумає, що ви чимось незадоволені або взагалі хочете перервати листування.

Суворо офіційно Офіційно Менш офіційно

Yours faithfully, Yours truly,

Your very truly, Very truly yours.

8.8.9. Підпис

Підпис супроводжується повним іменем автора з вказанням його по­сади і звання, наприклад: (підпис) SirG. Richard, Editor in Chief. Підпис на листі розміщується на правій стороні аркуша, якраз під заключною формулою ввічливості. Прізвище і посада того, хто ставить підпис, друкується зверху до низу (а не окремим рядком) під його руко­писним підписом, наприклад:

Sincerely,

(підпис)

Doyglas L. Bethel

Director.

Якщо лист виходить з якогось відділу, то назва відділу також фігурує в підписі під рукописним підписом. Наприклад:

Yours faithfully,

(підпис)

Susanne Lawrence Head of Dаpartment University Associated.

Листи і документи, які надходять від англійських і американських банків, акціонерних товариств та інших організацій, підписуються залеж­но від їх важливості президентом (President), головою (Chairman), його за­ступником (Deputy Chairman), директором—розпорядником (Managing Director), одним із директорів (Director), секретарем (Secretary), головним управляючим (General Manager) і т. д.

Договори, чеки, фінансові зобов'язання, гарантії та інші важливі до­кументи повинні підписуватися за відповідну сторону законно уповнова­женими на це особами. При підписанні таких документів перед назвою організації в підписі часто ставлять слова: For and on behalf of («За і від імені») або Per pro («За домовленістю»).