Багатосторонні переговори

Головна їх характеристика та, що учасниками виступають не два суб'єкти, а декілька.

Найпростіший шлях до багатосторонніх переговорів — це той, коли два суб'єкти, недомовившись між собою, звертаються до третього, пов'язую­чи з ним можливість справедливого розгляду спірного становища.

Друга ситуація можлива тоді, якщо спірне становище зачіпає інтереси різних суб'єктів. Тоді переговори за своєю природою стають багатосторон­німи. Є й інші види.

1. "Третейський суд". Це якраз той різновид, коли дві сторони ніяк не можуть між собою домовитися і звертаються до третьої. Прикладом може бути наявність постійно діючого апеляційного органу (міжнародний суд, організація об'єднаних націй та ін.).

2. "Поділ здобичі". Цей тип переговорів — договір співучасників. У міжнародній практиці є багато подібних домовленостей: це поділ сфер впливу, поділ колоній тощо. Яка б логіка не рухала учасниками поділу, але принцип паю, який залежить від величини внеску (в інших випадках — від, сили, авторитету, впливу) в переговорах цілого типу є домінуючим.

3. "Сеанс одночасної гри". Такі переговори є багатосторонніми за своєю природою. В них предмет, ставки, претензії взаємопов'язані. Двосторонні переговори нагадують дві з'єднані пробірки: скільки ініціативи витратив один партнер, стільки прибуло в іншого, скільки виграв один, стільки про­грав інший. Багатосторонні переговори даного плану — більш складна си­стема. Тут якщо один програв, то це не значить, що виграв інший. У них перевага над явним опонентом може привести до того, що в підсумку найбільше одержить невидимий опонент.

Метою багатосторонніх переговорів за принципом "Сеанс одночасної гри" є баланс сили. Тому їх тактика — найбільш складна. Це постійні маневри, постійний рух партнерів відносно один одного, спільна дискусія Багатосторонні переговори — це складна форма взаємодії. Але саме вони с надійним інструментом вирішення складних конфліктних ситуацій.

Форми комунікації

У підприємницькій діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завдання полягає у тому, щоб насамперед вміло використати різні види комунікації, серед яких можна назвати такі:

а) передача інформації, утримання, інформування (читання лекції в
аудиторії, виступ по радіо тощо);

б) експресивна — виразна, що характеризується експресією — силою
прояву почуттів, переживань (наприклад, зустріч після довгої розлуки);

в) переконуюча — прагнення вплинути на інших, висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів, юристів, торгових працівників;

г) соціально-ритуальна — використання норм і звичаїв соціально-
культурної поведінки (процедура знайомств, звичаї гостинності);

д) паралінгвістична комунікація — спілкування за допомогою міміки, виразу очей і губ, а також пози рухів (передача різних відтінків повідомлення, його прихованого змісту).

Можливості несловесних повідомлень, які становлять істотну частину людського спілкування, не слід применшувати. Справа в тому, що дуже часто одними словами не можна передати наші емоції, душевний стан, за­непокоєння та ін., якщо не скористатись мімікою, певними рухами, вира­зом обличчя, тональністю голосу.

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову й візуальну. На думку психологів, у багатьох ситуаціях найбільш ефективним є безпосередній усний контакт, за допомогою яко­го можна передавати усі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправильне розуміння завдання тощо. Якщо людина може задавати за­питання, на думку американських дослідників, ймовірність того, що вона правильно зрозуміла повідомлення, збільшується на 20 %, а якщо вона може висловлювати зауваження, то її розуміння підвищується ще на 15 %.

Наприклад, коли потрібно передати важливе повідомлення, яке не при­пускає найменших неточностей або передається дуже відповідальне розпо­рядження, письмова комунікація доповнює й підкріплює усну комунікацію. Одночасно потрібно пам'ятати, що надто великий наголос на письмову ко­мунікацію призводить до зайвої бюрократизації управлінського процесу.

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотримання певних вимог до інформації: ясність, повнота, надійність і правильність.

Перераховані види комунікації не вичерпують усю їх різноманітність. Так, за цільовою спрямованістю комунікації бувають інструктуючі, моти­вуючі та інформуючі, які постачають інформацію для прийняття управ­лінських рішень, організації і контролю за їх виконанням. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використовуються висхідні, низхідні та горизонтальні комунікації. Висхідні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних запи­сок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. В Японії, США та інших країнах створюються спеціальні групи працюючих (осе­редки якості), завданням яких є розробка й регулярне інформування ке­рівництва про проблеми, що виникають, та шляхи їх розв'язання.

Існують певні правила успішного здійснення вертикальних комуні­кацій: а) правильний, ввічливий стиль мови; б) достатня гласність, що пе­решкоджає виникненню домислів, пліток; в) недопущення дріб'язкової опіки над підлеглими; г) недопущення передачі інструкцій, вказівок від вищестоящого керівника безпосередньо до останнього адресата, що спри­чиняє втрату відповідальності, порушення встановленої ієрархії.

Перед низхідними комунікаціями ставиться завдання довести до відо­ма й свідомості на вищих рівнях стратегічні напрямки майбутньої діяль­ності.

Яскравим прикладом горизонтальної комунікації є обмін інформацією між різними відділами та іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається координація та узгодження діяльності для досягнення загальних цілей організації. Умовою ефективного здійснення горизон­тальних комунікацій є чіткий розподіл обов'язків, повноважень і відпові­дальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємо­відносин, використання сучасних засобів зв'язку тощо.

Комунікації між організацією та зовнішнім середовищем здійснюють­ся у низхідному й висхідному напрямках. Тут використовуються різно­манітні засоби. Із наявними і потенційними споживачами організації спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок.

У відношеннях з громадськістю першочергове значення надається створенню сприятливого образу, «іміджу» організації на місцевому, за­гальнонаціональному та міжнародному рівнях.

Із урядом організація спілкується, заповнюючи численні звіти про фінанси, маркетинг, про можливість кар'єри, щодо пільг та ін.

Використовуючи лобізм і роблячи внески на користь різних політич­них груп, комітетів, організація намагається впливати на зміст майбутніх законів, постанов. Організації доводиться також підтримувати ділові зв'яз­ки із профспілками.

Велику питому вагу займає особиста комунікація (або безпосередні контакти між працівниками), під якою розуміються всі види обміну інфор­мацією, що мають місце між людьми. Вона набуває таких форм: комунікація між двома людьми, комунікація між індивідом і групою, комунікація всередині групи.

Характер комунікаційної системи будь-якої організації великою мірою залежить від типу структурних систем, що використовуються для побудови управлінської системи. Структуру прийнято зображати позиці­ями (окремі особи, організації, структурні підрозділи, технічне обладнан­ня та ін.) і зв'язками між ними. Основні типи структурних схем такі: лінійна, кільцева, сотова, багатозв'язкова, типу «колесо», ієрархічна, зіркова тощо.

При лінійній схемі кожна позиція (окрім крайніх), пов'язана із двома сусідніми, та інформація, що передається з одного кінця на інший стає відомою всім. Тут немає підлеглості, але будь-який розрив зв'язку не ком­пенсується, і така організація стає малокерованою, оскільки контакт між окремими частинами системи втрачається. Але простота побудови, по­рівняно короткі канали зв'язку створюють передумови для оперативного прийняття рішень.

Кільцева схема є замкненою структурою із однаковими зв'язками. При цій схемі підвищується швидкість передачі інформації та стійкість струк­тури, оскільки будь-які дві позиції використовують два напрямки інфор­маційного обміну.

Сотовасхема є більш складною структурою із розвинутими багатьма шляхами проходження інформації.

Багатозв'язна схема реалізує принцип: всі пов'язані між собою. Тут зв'язки рівноцінні і жоден з них не має переваг перед іншим. Висока швидкість проходження інформації досягається прямими зв'язками, коли немає потреби використовувати обхідні шляхи. Близькими до багато-зв'язної схеми є схема типу «колесо» й зіркова схема. Перша передбачає встановлення зв'язку із двома сусідами і центром.

При зірковій схемі кожна позиція підтримує зв'язок лише із центром, який виконує командні функції.

Найбільш поширеною в менеджменті є ієрархічна схема, яка уособ­лює командні функції одних позицій по відношенню до інших. Позиції, розташовані у нижній частині схеми, є суто підлеглими. Позиції, розта­шовані над ними, є одночасно підлеглими й командними. І, нарешті, по­зиції, розташовані у верхній частині схеми, виконують лише командні функції. Ієрархічна схема передбачає більш високу централізацію у по­рівнянні з кільцевою. Але найбільш високий рівень централізації команд­них функцій має місце при зірковій схемі, де поведінка кожного елемента повною мірою залежить від центральної позиції.

Крім офіційних (формальних) комунікацій, у менеджменті важливу роль відіграють неформальні (неофіційні) комунікації. У підприємницькій діяльності неформальні комунікації неминучі і мають різний характер. На практиці офіційні структури та офіційні комунікації - це лише та частина айсберга, яку видно над водою. Чимало питань розглядаються та вирішу­ються неформально групами, що не наділені офіційними повноваження­ми і які створені на базі дружніх стосунків, старих шкільних зв'язків, на­лежності до однієї партії, національного походження, релігії та інших за­гальних інтересів. Зарубіжна преса іноді пише про «кухонні кабінети» багатьох президентів США, вплив яких поширюється далі впливу офіцій­но створених кабінетів й «виконавчих комітетів».

Керівники всіх рівнів часто підтримують ділові зв'язки з однією або кількома неофіційними групами всередині або за межами організації, іноді ділять свою владу з неофіційним «кухонним кабінетом".

Природним джерелом неофіційних відносин є поліархія, що характе­ризує взаємовідносини між різними партіями або групами, а також різні чутки: про скорочення штатів, переміщення кадрів, випровадження на пенсію, чвари між керівником та заступниками тощо.

Для розвитку неформальних комунікацій можуть з успіхом викорис­товуватися неофіційні правила та ритуали, скриньки для пропозицій, які сприяють їх вільному новаторському потоку. У цьому руслі можуть діяти спеціальні комісії для розгляду скарг, «дні відкритих дверей», різні збори й наради.

При дослідженні комунікацій залежно від рольової участі окремих осіб часто виділяють «сторожів», «зв'язкових» (їх ще називають «містками»), «лідерів думки» (це скоріше неформальні, ніж формальні лідери), «космо­політів» (індивіди, що частіше за інших взаємодіють із зовнішнім середо­вищем).

За всіх умов неформальні комунікації забезпечують певну надмірність у всіх елементах інформації для досягнення гнучкості цієї системи. І все-таки, ефективний менеджмент передбачає ситуацію, за якої основна час­тина завдань організації повинна вирішуватися в результаті використання офіційних зв'язків і відносин. Переважання неофіційних комунікацій у системі управління призводять до високого ступеня невизначеності та ча­сто свідчить про її недосконалість.

2.4. Структура спілкування

Без суб'єктів, які беруть участь у процесі передачі, одержанні і засвоєн­ні інформації, немає комунікації. Для розуміння природи спілкуван­ня, його рівня і особливостей достатньо уявити собі комунікативний про­цес як взаємодію: "Я - Я", "Я - Ми" і "Ми - Ми". Курбатов В.І. виділяє такі підходи.

Підхід І. Суб'єктами комунікативного процесу є окремі індивіди (або групи індивідів), які беруть участь у взаємоузгодженому процесі обміну інформацією. Схема комунікації матиме такий вигляд:

С 1 ► С 2

Із цієї схеми не видно хто є відправником, а хто є одержувачем тієї чи іншої інформації.

Підхід 2.Стрілка, позначена суцільною лінією, означатиме цілеспря­мований процес передачі інформації, а пунктирна — відповідь на неї, зво­ротний зв'язок. Тоді структура комунікації може бути представлена так:

У тому випадку, коли процес комунікації носить конфліктний харак­тер і реалізується в конфронтації та протиборстві, комунікатор і реципієнт перетворюються в опонента і пропонента. Подібний процес обміну по­відомленнями характеризується тим, що у відповідь на кожне повідомлен­ня пропонента, на його тезу або аргумент опонент висуває свою контртезу або контраргумент. Така конфліктна комунікація виражається в спорі, полеміці, диспуті.

На відміну від вищенаведеної, можлива конфліктна модель комуні­кації, яка від протиріччя в мотивах веде до узгодження в результатах, відпо­відно використовуючи для цього безконфліктні засоби. Суб'єкти такого процесу — учасники переговорів. Вони є партнерами в пошуку взаємоузгодженого виходу із конфліктної ситуації.

Встановлення належної комунікації пов'язане з розв'язанням багатьох питань. Це готовність партнерів встановити комунікацію, виявити та усу­нути перешкоди, вибрати способи комунікації; правильно поєднати усну, візуальну та письмову форми комунікації тощо. Людську комунікацію прийнято вивчати не тільки в її теоретичних аспектах, але й як мистецтво та практику. Саме так розглядається здатність до комунікації (вміння го­ворити, слухати, писати, читати і, зокрема, ораторське мистецтво, схильність до журналістики, викладацької роботи, рекламної справи, літе­ратури, радіомовлення і телебачення тощо).