Работа с данными при помощи запроса-выборки

Использование запросов позволяет достаточно просто найти данные из нескольких связанных таблиц. Для создания запроса первым делом необходимо выбрать таблицы и запросы, которые будут являться базовыми для нового запроса. В последнем нет ничего удивительного: уже созданные запросы могут участвовать наравне с таблицами, т.к. они по сути дела ими и являются, но не хранятся все время в памяти, а формируются только во время обращения к ним.

Окно конструктора запросов содержит список базовых для этого запроса таблиц и бланк для создания запроса по образцу (QBE - Query By Example). Microsoft Access использует язык SQL для определения всех запросов. Технология QBE позволяет избежать непосредственного программирования на этом языке. Однако панель инструментов содержит кнопку, с помощью которой можно вывести на экран и отредактировать инструкцию SQL для текущего запроса.

Бланк QBE представляет собой таблицу, столбцы которой относятся к одному полю. По каждому из полей может производиться сортировка. Для задания условий отбора можно применять любые операторы, описанные для задания Условия на значение поля таблицы. При этом существует возможность создания нескольких альтернативных условий отбора с помощью ввода условий на значение не только в строке Условие отбора но и в строках или. Необходимо обратить внимание, что это не идентично использованию оператора OR внутри строки Условие отбора. Если существуют условия отбора для нескольких полей, то для любой записи, включаемой в набор записей запроса, все выражения в строке Условие отбора или в строке или должны принимать значение истина.

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать арифметические операции над полями таблиц, создавать символьные константы как результат конкатенации (склеивания) текстовых полей и символьных констант и пользоваться более специфическими встроенными в Access функциями.

Групповые операции

Иногда интерес представляет не каждая строка таблицы, а итоговые значения по группам данных (например, сумма значений одного из полей). Для вычисления в запросе итоговых значений необходимо нажать на панели инструментов кнопку Групповые операции, чтобы в бланке QBE появилась соответствующая строка.

Microsoft Access использует установку Группировка в строке Групповая операция для любого поля, которое уже занесено в бланк QBE. Это означает, что записи группируются, но итоговые значения не подводятся. Для получения итогов необходимо поменять установку Группировка на одну из групповых функций:

Имеется также установка Выражение. Ее можно использовать, когда в строке Поле вводится выражение, в котором используется одна или несколько групповых операций.